YM02WJKZ-A0 文件控制程序.docVIP

YM02WJKZ/A0 文件控制程序 1. 目的 对与产品质量、质量管理体系有关的文件和资料进行控制，以确保各有关场合使用文件的有效版本。 2. 适用范围 适用于产品质量管理体系运行中的全部文件的控制。 3. 职责 3.1 管理者代表负责审核质量手册，总裁负责批准发布质量手册。 3.2 各部门负责本部门与质量管理有关的文件的编制、使用、收集、整理、保管、归档等。 3.3 综合管理部为此程序的归口管理部门，负责总公司文件的管理。 3.4 各部门负责本部门文件的管理。 4. 工作程序 4.1文件和资料的分类、编目 4.1.1文件和资料的分类 a) 第一层次文件：质量手册 b) 第二层次文件：程序文件，详见《程序文件目录》。 c) 第三层次文件 *行政管理文件（各种管理制度、岗位职责） *内部技术文件——质量计划，培训资料等。 *外来文件——国家标准、行业标准、技术资料等； ——行业管理部门与质量有关的发文及要求等； d）第四层次文件： 质量记录 4.2文件的编写和审批 4.2.1程序文件由各相关部门组织编写，部门负责人审核，管理者代表批准发布。 4.2.2相关管理活动规定及质量记录由职能部门负责组织编写，由各部门负责人审批。 4.2.3文件的审批应以审核文件的充分性和适宜性为准。 4.3文件和资料的标识 4.3.1为保证文件和资料具有标识的唯一性，文件和资料应有唯一性的编码。 4.3.2根据文件和资料的分类，编码表示方式为： 例：YM02WJKZ/A0-2009001 YM：公司名称缩写，目前使用“易码”的拼音首字母。 02：文件层次编码 第一层次01，第二层次02，第三层次03，第四层次04 WJKZ：文件名称缩写的4位字母编码，目前使用前四个字的拼音首字母，但须确保编码不重复。 A0：文件当前版本编码，具体编码方式见4.3.3 2009001：如果文件发放数超过1份，则应使用7位数字编码，如果只发放一份，可不使用数字编码。2009代表文件生成年份，001代表文件发放顺序号。如果文件的发放顺序号超过3位数字编码的限制，则参照文件换页修改的方式升级一次文件版本号。 4.3.3文件版本、修订状态的规定： 体系文件的初始版本/修订状态为A0，第一次换版为B版，以后换版依次类推为C版、D版、……，文件第一次换页修改修订状态为1，以后修改依次为2、3、4，修改4次后应换版。 4.3.4公司内部使用的现行有效文件应形成《受控文件清单》，由综合管理部负责编制。 4.3.5 外来文件由综合管理部负责编制《受控文件清单(外来)》，其编号按原编号实施。 4.3.6 综合管理部负责不定期核查公司所执行的有关国家及地方等法律性文件的有效性。 4.4 文件的发放 4.4.1文件在发放前，由编制部门确定发放范围，应包括发放文件名称、发放部门、签收人等。 4.4.2 公司文件分受控文件和非受控文件两种，文件是否受控，取决于发放时对其控制要求不同而不同。非受控文件只进行登记，不再进行后续修改的跟踪。受控文件的受控方式有： a）发放号管理:指在发放文件文本时，对每一文本进行独立的发放编号，以确保需要回收时能收回发放区域的文本。 b）版本清单控制：指已纳入本公司质量的法律、法规及标准等，应及时跟踪其有效版本 ，以确保使用有效的外部文件。应定期发布有效版本清单，控制其使用状态。如：产品标准，体系记录表式等。 4.4.3 文件的发放应有受控标识，并在《文件发放记录》上注明。 4.4.4文件发放时，文件领用人在《文件发放记录》上签名领取，并注明相应分发号、以便于追溯。文件使用过程中，由综合管理部统一管理。 4.4.5对于电子文档，由综合管理部负责在公司电脑上发布，不填写发放记录，同时只有综合管理部享有更改权和收回权。 4.4.6当文件使用人将文件丢失后，必须在领用申请中做出说明，文件补发时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。 4.4.7各部门建立《部门文件资料清单》，把接收到的文件资料登记入内。 4.4.8 各部门如需进行受控文件再发放，则按4.4.4、4.4.6要求执行。 4.5文件的评审与更改 4.5.1文件需要更改时，由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改/增添申请单》，说明更改原因，对重要性的更改如技术参数等，应附有充分的依据，必要时还应对更改内容进行评审。综合管理部负责每年对文件进行评审，收集各部门的更改意见。 4.5.2文件更改的审核、批准应由原审批人进行。当原审批人已不在职时，可由接替其岗位的人员审批，但应获得原审批所依据的有关背景资料。 4.5.3文件更改采取换页方式进行。换页更改时，文件的修订状态作相应的变化