高校档案资源的整合与利用.pdfVIP

维普资讯 高校档率资源的整合与币U用 周德平 (南通职业大学，江苏 南通 226007) 摘【 要】文章提出了高校档案资源整合与利用的意义、方法和效果。 关【键词】高标档案；资源整合与利用 随着知识经济时代的到来，计算机、网络等现代化技术应 (一)高校档案资源整合要充分利用检索工具 用到档案管理中，为档案资源整合带来了新的契机，也是对档 利用检索工具特有的科学方法和手段为人们查找利用提 案工作的新挑战，笔者对如何从海量的档案信息中进行档案资 供了渠道 ，沟通了档案资源与利用者之间的关系 ，检索工具具 源整合，为利用者服务，谈谈 自己的粗浅看法。 有桥梁和向导的重要作用，目前检索工具主要有分类 目录。专 一 、 高校档案资源整合与利用的意义 题目录，案卷 目录，及全宗介绍，校史等等。搞好档案资源整合， 高校档案是高校事业发展的积淀，库存大量的教育教学及 必须依靠现有的检索工具，才能从海量的档案资源中提取各种 科研的档案资料，是衡量高校教学质量、科研水平和管理水平 专题或某一方面的相关信息，使档案资源整合后形成多元化一 的重要尺度。由于档案是高校教学管理和实践、教育研究活动 体服务和智能化管理，使档案工作从繁重的手工操作中解放出 的真实记录，是最可靠的第一手材料 ，是高校工作规范化的具 来 ，在查找利用中只需输入简单的关键词就可以找到相应的档 体体现，是高校进行各项评估的有力佐证，具有依据凭证价值， 案信息，因此。整合档案资源利用检索工具是最有效的途径。 因此，紧紧围绕学校迎评促建工作 ，开展档案资源整合，为迎接 (--)高校档案资源整合要层次分明条 目清晰 评估提供服务是高校档案资源整合利用的重要意义之一。 高校档案资源整合就是将存放分散 ，内容庞杂 ，数量浩大 高校肩负着培养社会主义事业建设者和接班人的历史使 的档案信息资源进行有 目的，有计划的筛选，分析和研究，再进 命 ，既是培养高、中级人才的基地，又是发展科学文化事业的重 行合理的鉴别，分类 目，编制学校管理 ，教育教学及科研等门类 要场所。高校档案室积存着大量的在哺育一批又一批中华民族 齐全，内容丰富的各类专题档案 目录，索引，及汇编 ，供利用者 的栋梁之材 、熏陶成千上万的莘莘学子过程中积累的宝贵经 检索和查阅，在此基础上建立各类具有特色的学校档案利用数 验，是内容丰富的教育教学资源、文化资源，具有很高的利用价 据库 ，经过学校档案资源的整合使数据库管理分为三级类 目结 值。档案资源整合是为了更好的专题利用，也是档案工作的出 构，即：第一级是把一个年度设为一个数据库表。第二级是列入 发点和最终 目的，档案资源整合使记录和反映高校管理、教学 数据库中的类别(档案整合的类 目)，第三级是类别下的条 目可 管理、思想教育及各个历史时期成功管理的经验、优秀教学的 提供查找内容和档号。做到精确定位，一步到位。 科研成果得到某一专题或某一方面的组合，为高校各项工作和 (三)高校档案整合要显示特色服务 广大师生得到更好地利用，可使高校师生在学习、实验、研究中 学校档案利用者的类型主要是教学工作人员，科研工作人 得到参考和启发，更好地促进师生成才，具有重要的现实意义和 员，管理工作人员和学生等，应根据不同特点的利用者建成各类 深远的历史意义。 档案信息资源数据库，提供不同的档案信息特色服务。针对教 在高科技飞速发展的时代，利用者对档案的需求在内容上 学工作人员，要提供教学方针、政策 ，教学计划、总结，教学大 越来越广，在频率上越来越快。在形式上越来越多样．高校档案 纲，教学经验交流，教学评估等档案资料；针