【论文】档案信息化发展的思考201302.docVIP

档案信息化建设发展的思考 福建省泉州市公路局德化分局 江文红 摘要：档案信息化建设的阶段性目标要及时做出相应调整，档案管理理论应不断地创新与发展，这是档案信息化建设发展的总趋势。促进文档管理向智能化方向发展，解决电子文件的智能化分类、整理；从单纯电子文档一体化发展为档案信息资源的集约化管理；积极推广云计算技术在档案信息化建设发展的应用；档案部门应注重来档案信息化建设发展标准的制定与人才的培养；才能建设具有强大功能档案信息共享平台，实现档案信息的社会化服务，以此推动档案事业实现跨越式发展。 关键词：档案信息化；建设发展；应对策略 档案信息化建设是我国档案事业适应时代和社会发展需求的必然趋势，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案工作服务水平的必由之路。随着档案信息化的普及及信息技术在档案管理领域应用的提高，档案信息化建设的阶段性目标要及时做出相应调整，档案管理理论应不断地创新与发展，这是档案信息化建设发展的总趋势。档案管理部门要在档案信息化建设取得宝贵经验基础上，解决目前档案信息化建设存在的不足之处，以推动档案信息化建设的可持续发展。 一、 档案信息化建设发展的必要性档案信息的数字化档案目录信息的数字化档案全文信息的数字化建设档案部门联系社会的重要窗口公共信息服务网站上建立的档案网站。数字档案馆建设目前档案信息现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了整体水平的提高着眼点整个系统纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，资源共享化、服务对象与需求扩大化这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。制定档案信息化管理的有关标准，加强电子文件和电子档案的管理文档管理电子化走向数字档案馆的必经之路前端控制思想电子文是和数字信息两个概念的交集，因此其也必须符合文件和数字信息管理的双重需求基本思路就是确定电子文件生命周期管理模式，文件管理部门、档案部门、信息技术部门在充分认识电子文件价值形态变化的基础上，对电子文件的运动规律达成共识，从实际出发，提出合理的软件需求分析。前端控制思想将原来文件管理系统中的后期阶段的控制手段提到了最前端 电子文档的智能化发展有利于加快推进简约高效的电子文档“单套制”，大踏步地推进电子档案管理步伐。目前，手工辅助电子文档的分类、整理已经不能适应电子文档数量增长和信息处理的需求。为此，文档管理部门要研究如何加快推进“单套制”，同时要进一步深入研究与“单套制”相关的法律、信息保全技术、管理、培训、软件设计等问题。 三、从单纯电子文档一体化发展为档案信息资源的集约化管理 我国档案信息化的建设基于加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，实现公文办理和档案管理的规范化与一体化，稳步推进公共档案馆的馆藏和机关、团体、企事业单位（馆）室藏存量档案数字化和现行档案电子化建设。依托档案信息化发展的契机，加强档案资源信息化建设，才能全面提高档案利用的效率和质量，最大限度地满足档案利用需求。在档案信息化的起步阶段，由于各单位着重于文书管理系统的开发与应用，随着信息化实践的深入，逐渐暴露出很多的局限和困惑，由于各部门单纯考虑本部门计算机技术的应用，而忽视整个系统的协调性，存在数据交换、操作交互不畅等因素，因而出现所谓的信息“孤岛” 既影响了现有系统的继续运行，也影响了的实施。加强整体规划。信息化建设过程中要有全局性原则，各单位的信息化系统建设必须纳入信息化建设整体规划，与信息化同步发展。各级各类档案馆作为海量信息的集散地运用最优化管理模式、最优化的服务思想，综合各种不同的方法、先进的服务手段，将档案信息子系统与城市各领域、各子系统相互连接，实现信息资源共享。由第三方云服务提供商私有云公有云和私有云相结合的形式私有云 其次，要加快培养档案信息化建设所需各类专门人才，注重档案信息化建设经验的传承，构筑档案信息技术人才高地。各级档案部门注意档案信息技术人才的培养，注重对专业技术人员的业务培训、专业知识培训，只有档案工作者在档案信息化过程中发挥应该发挥的作用，档案信息化才能取得应有的效果。目前，参与档案信息化建设具有丰富工作经验的老一辈档案工作者，有些同志已届退休年龄，逐渐地退出档案信息化建设岗位。档案信息化建设经验的传承要采用以师带徒的方式，加快培养档案信息化人才。同时要求参与档案信息化建设的老一辈档案工作者，将他们在档案信息化建设中取得的经验，用教材或论文的方式，用文字记载下来，传承给参与档案信息化建设发展的专业人员，避免他们在档案信息化建设发展中走弯路。 档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，实现档案信息的社会化服务 1