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企业人事档案管理的问题和对策 经 营管理 企业人事档案管理的问题和对策 赵建华 (陕西建工集团第七建筑工程有限公司 陕西宝鸡 721000) 【摘 要】本文针对企业现行人事档案管理存在的问题，提出了加强企业人事档案管理的对策。要加大宣传力度，提高企业和个人的 档案意识；以人为本，改革和完善人事档案管理机制；充分利用网络信息化的优势，探索建立安全有效的电子档案管理办法。 【关键词】企业；人事档案管理；问题；对策 企业人事档案管理是企业完善管理制度的重要内容。人事档 人为本”的理念相左，未能体现社会公平，与企业劳动合同制下灵 案是企业员工重要材料的汇集 ，是个人成长的记录，对国家和企业 活的用人机制不相适应，妨碍了人才作为一种资源的有效配置，与 选拔、考察、培养人才具有重要意义。进入21世纪以来，随着社会 社会倡导的现代企业制度不相符。 经济的迅猛发展，社会管理制度不断完善。在企业人事档案管理方 3、人事档案管理不能适应市场经济下人才的快速流动 面，传统的人事档案管理方法未能充分发挥人事档案 的积极作用， 在市场经济下，市场在调节入力资源配置方面发挥的作用越来 已经不能满足新形势下的需求。本人从事企业档案管理十几年，对 越突出。人才作为企业发展的重中之重，其流动性较计划经济日寸代 现行人事档案管理方法有深切的体会，工作中发现诸多问题，认为 明显加快。市场为员工提供了广阔的发展空间，员工为谋求个人发 很多方法急需改进。 展，个人选择越来越多样化。企业员工在企业之间跳转过程中，有 一 企业现行人事档案管理存在的问题 些企业为了维护本单位利益，不予调出人事档案等现象频发。还有 、 1、档案重视意识不够 的员工档案意识不强，将个人档案一直未及时调出。从而形成人档 目前，企业、个人对人事档案的重视程度显得比较淡薄。在人 脱节，造成 “死档弃档”、“人质档案”现象，对企业人事档案管理 事档案管理硬件方面，很多企业在人事档案方面的投入少，硬件设 带来诸多不便。 施眼不上，以地下室、库房作为档案管理的存放场所。有些单位的 4、档案转移不方便 档案管理还处于原始状态，甚至连基本的八防 (防盗、防尘、防鼠、 长期以来档案姨移一直沿用 “开档案转移单”(介绍信)之做法。 防火、防潮、防脆、光防、防有害气体)都不能做到。档案采取的是 理论上讲，这一设计有它的科学性，但随着市场经济的快速发展、人 老式箱式存放，并没有采取理论上要求的 “密集式 ”管理办法。这 才流动的J30~lO频繁，这一做法目前很难再坚持下去。新形势下， 主要是因为～些企业在档案管理方面的重视意识不够，还不能从根 档案转移并不能确保 “档案转移存根”的及时返回，造成人事档案 本达到档案管理的要求，给档案工作的开展造成困难。 寄出却无凭证的状况 ，为档案管理工作带来诸多不便 。 在人事档案管理软件方面，从事人事档案管理的工作人员多数 二、解决企业人事档案管理存在问题的对策 非档案管理专业 。档案管理学的基本知识比较缺乏，而且后期的培 传统的人事档案管理在新形势下急需一系列的改进和变革，以 训I也未能及时跟进，使档案管理工作未能按照规范来运转。另外，一 适应时代变化的需要。我们认为，应该从以下几个方面入手，逐步 些企业在人才选拔和考核中，未能充分发挥档案管理方面的积极作 解决现有档案管理中存在的问题。 用，未能建立起企业用人与档案管理有机配合的人力资源管理机制。 1、加大宣传力度，提高企业和个人的档案意识 个人方面，普遍存在员工人事档案意识比较淡薄的状况。有些 个人人事档案涉及到员工的切身利益，员工升迁、考核培养，养 员工的人事档案未能及时归档，调入单位未能及时将档案及时调 老保险、医疗保险等社会医疗保障问题都跟档案挂钩，做好企业人 来，因而，往往出现不知档案在何处的现象。同时，单位要求填写的 事档案的管理对员工