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弄清楚簡報4W2H * * * PPT制作技巧 心得分享報告 簡報的目的 --- 溝通 Who--你要向誰做簡報﹖ When—什麼時候報告？ Where--在什麼樣的場合報告﹖ What—報告的主題是什麼？ How long—確定報告用時多長 How to do—擬定報告的思路 例 選定底圖、背景 藍色：信任、穩定 橙色：溫馨、智慧 紫色：豪華、懷舊 灰色：中立、深思熟慮 將理想簡報氛圍，明確傳達給聽眾 底色與文字的顏色採淺搭深、深搭淺 底圖的選擇不要太花俏 顏色太花會分散視覺焦點 簡單大方萬無一失 突顯文字內容容易被閱讀理解 不要喧賓奪主 例 例 善用投影母片功能 點擊屏幕上方“檢視” 可以編輯背景圖案 可以統一文字格式 將統一的圖標做成母片 切勿以文字填滿報告內容 因閱讀而分心會覺得你准備不夠 放映投影片是讓聽眾能很快理解 每頁文字五到六行為妥 每行字數盡量控制在十五字以內 例 文字部分言簡意賅 文字整潔、清晰、整體協調 字體色彩以黑、紅、藍三色爲主 字體盡量統一為華康粗黑體,數字或字母為Arail Black 簡報字體以能夠讓與會者看清楚為原則,字號不小於28 說聽眾聽得懂的話 找出簡報對象中對簡報結果最有影響力的關鍵人物 針對關鍵人物對主題的了解程度和認識來做准備 避免使用過多的專業名詞或朮語 例 用文字不如用數字 專業、復雜、比較性的內容用數字作例証 可提升內容專業性 進行分析比較 提升結論的可信度 例 RMB/pcs 0.2 0.4 0.6 0.8 0.63 0.49 22.3% 05年 06年 30% 07年 50% 40% 30% 20% 10% 06年 07年 07年承載帶CD目標 載帶CD10％ 50％自制 2.1 Shielding Can 06回顧暨07展望 06年平均每片 Shield CD 07年平均每片 Shield CD目標 0 0.34 用數字不如用圖表 需要數字資料對比的說明時將數據圖表化 心得：圖表內的箭頭及圖表盡量保持向上趨勢 RMB/pcs 0.2 0.4 0.6 0.8 0.63 0.49 22.3% 05年 06年 30% 07年 07年CD目標 0.34 善用不同形式的圖表 不同資料性質用不同形式圖表表達 扇形圖 折線圖 柱狀圖 魚骨圖 柏拉圖 氣缸原理不熟練 產品落下不順 推送產品不順 送料不順 無專用送料幾 無專用料架 PLC程式不合理 新結構不熟練 材料厚度不一致 輔助設備 其它 模具 人 操作不熟練 氣壓不夠 一張投影片一個主題 硬擠在一頁會造成閱讀困難 盡量讓內容精簡短小 以條列的方式列出重點﹑綱要 內容多可分几頁處理﹐標明順序 制作結構化的簡報內容 簡報內容的組成模式 前言 簡報主題 問題 現狀或環境背景 目的 建議 總結 例 利用項目符號將內容分層 項目符號讓你的簡報層次分明 有助於參與者的閱讀 項目符號與PPT風格整體協調 將重點做明顯區分 例 加入插圖豐富版面 打破單調呆板，快速靠近聽眾與簡報的距離 簡報本身內含圖片 考慮視覺吸引力 圖片與主題相符合 不宜將所有文字塞入一張PPT 一次只強調一個重點 枝節的內容用口述 太多內容聽眾無法注意報告 圖片表格不要全擠在一堆 使用PowerPoint范本 十萬火急時也可快速制作專業簡報 套用范本和底圖 按照既有格式依序插入內容 用色彩配置改頭換面 圖表內的顏色不要超過四種 顏色過多造成視覺干擾 以不超過四色為原則 建立色彩規劃，並堅持到底 小物件和細線用明亮的顏色 建立自己的PPT制作資料庫 多匯集一些范本、圖片、動畫等可派上用場 看到喜歡的都可以存作自用 微軟網站有免費下載的PowerPoint簡報范本 網址：/templateGallery/ct92.asp 例 在簡報中加入動畫效果 Powerpoint本身配置動畫效果 考慮使用動畫效果的必要性 控制好動畫的時間 例 例 動畫效果要與表達的意圖相符 例 一張投影片內動畫效果適度 不要用三種以上的動畫效果 不要玩酷炫的特效 使用過多動畫會模糊簡報重點 內容並列的文字保持一種效果 例 用短片、動畫吸引觀眾目光 帶觀眾融入所要表達的環境中去 從插入中選擇影片與聲音 選擇從檔案插入影片將事先準備好的短片安插進去。 例