浅谈如何做好电子档案工作的前期准备.pdfVIP

科技情报开发与经济 SCI-TECHINFORMATIONDEVELOPMENTECONOMY 2011年 第21卷 第 18期 文章编号：1005—6033(2011)18—0143-03 收稿 日期：2011-05—13 浅谈如何做好电子档案工作的前期准备 刘群力，王 乾，张力耘 (山西省电力勘测设计院，山西太原，030001) 摘 要：基于近年从事电子档案工作的经验 ，从电子档案的概念、管理系统、设备技术保 障、管理制度、人员要求5个方面探讨了开展电子档案工作前需要做的一些准备工作。 关键词：电子档案；前期准备；档案管理 中图分类号：G275．7 文献标识码：A 电子档案工作 目前已在各个行业的档案部门和各级档案馆 常工作中，许多人认为电子档案就是将工作中形成的Word或其 层层开展，国家和行业也推出了许多相关管理办法 ，电子档案工 他格式的文件刻录在光盘上，交给档案部门就是电子档案了，这 作正向规范化管理迈进。但电子档案在我国开展的时间毕竟还 种理解是完全错误的。电子档案的概念在国家标准 GBT／18894-- 比较短，在创造了一个新的领域同时也带来许多困惑。多年的实 2002中有明确解释，即电子档案是指具有参考价值并作为档案 践表明：要开展好电子档案工作，需要做大量前期准备工作 ，才 保存的电子文件。电子档案有几个关键属性 ，就是电子文件、元 能保证电子档案工作少走弯路，才能充分保证电子档案的完整 数据、认证信息和封装形式。电子文件是指在数字设备及环境中 性、真实性和有效性。为此 ，本文探讨一下对电子档案前期准备 生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等 工作的一些认识。 数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。元数据，指 描述电子文件数据属性的数据 ，包括文件的格式、编排结构、硬 1 明确电子档案的概念 件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集 在开展电子档案工作前，首先要明确什么是电子档案。在 日 等数据。认证信息，要保证电子档案文件的真实性，只能通过管 [6] 冯广平，杨立冰．城市的眼睛——城市图像信息管理系统 术 ，2004(12)：21—24． [J]．科技智囊 ，2006(10)：24—27． [1Ol 李彪．城市安全规划的可视化技术研究[J]．中国安全科学 [7] 刘茂，赵国敏．建立城市公共安全系统的研究[J]．城市公共 学报，2003(11)：28—31． (实习编辑：唐尊进) 安全，20o5(6)：1O一18． [8] 董华．数字城市下的城市公共安全 [J]．科技进步与对策， 第一作者简介：曾 娜 ，女，1981年5月生，2009年毕业于 20o4(7)：149—151． 南京大学 ，馆员，天津大学图书馆 ，天津市南开区卫津路 92号， [9] 朱学芳．计算机图像信息资源管理研究[J]．现代图书情报技 3Oo072。 ProbeintotheApplicationofDigitalImageProcessing TechnologyinM aintenanceofUrbanSecurity ZENGNa，ZHUXue-