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管理科学 ·133· 关于推动和加强电子文件归档工作的思考 谢秀丽 (黑龙江省铁力林业局 ，黑龙江 铁力 152500) 摘 要：随着信息技术、网络技术的发展 ，电子文件大量产生。电子文件 以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具 有纸质文件无法比拟的优势。在 电子文件大量产生的同时，如何保障电子文件的有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。 关键词 ：电子文件 ；档案归档 ；管理人员 1慎选 电子文件归档方法与移交途径 档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保 电子文件归档管理是近年来随着信息技术 、网络技术发展而推 存价值的电子文件进行脱机保存 ，脱机保存的载体要按照优先顺序 行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与 依次排列为只读光盘 、一次写光盘、磁带 、可擦写光盘、硬磁盘等。不 有效利用 ，必须在科学推动 电子文件归档的工作中，密切结合本单 允许使用软磁盘 、U盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载 位办公 自动化与信息管理工作的实际，将 电子文件归档纳入本 位 体。 的归档制度体系建设之中。同时，电子文件存在载体稳定性差，易损 对于采取技术手段对内容进行 “加密”处理的电子文件 ，应当在 坏等因素，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘， 解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上应当注明 脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的 反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者 磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存 装具上，还应当具体注明相应的密级与保密期限，并严格按照国家 档，这不仅加大了工作量 ，也增加了存贮磁盘的数量 ，简便而安全的 保密法律法规的规定进行管理。 方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两 3依靠档案立卷工作骨干。建立 电子文件归档制度 条 ： 纸质文件归档经过多年实践 ，已形成相对稳定的骨干队伍 ，有 1．1借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着 较好的工作基础 ，各立卷部门都设立了分管领 导和立卷牵头人，负 各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传 责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支 输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概 队伍 ，担负起电子文件归档工作的重任。 貌 ，上网前 ，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转 电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人 ．还 换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对 有数据录入员 、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的 那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应 电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的 自觉 由电子文件形成部门编 目整理，也利用网络技术向档案部门传输， 行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入 可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电 信息管理工作程序，在布置、检查 、总结 、考核信息管理工作的同时， 子文件归档专递网线 ，建立依附在信息管理网上的归档专用子系 布置、检查、总结 、考核电子文件归档T作。 统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给 电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制 档案部门。 约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此 ，应当采取电子 1．2选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负 文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门 “三位一体”的电 责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息 子文件管理运行模式 ，各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部 工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的 门熟悉各项管理业务 ，了解 电子文件的自然形成规律和历史联系， “分散各异”转向 “集中统一