第七章采购合同的管理-精.pptVIP

第 七 章 采购合同的管理 第一节 采购订单管理 一 采购订单的概念 采购订单也称采购合同，一般在选择供应商后订立采购订单。采购部门拟订采购订单时必须特别注意用词，因为它是具有法律效力的文件。几乎所有的采购订单都包含与违约相关的标准法律条款。采购订单描述了采购所需要的重要细节信息，如数量、物料 、规格、质量要求、价格、交货方式、送达地址等，这些信息都位于订单的正面。 二、 采购订单的格式 （一）采购订单的格式 1.订单头部 2.订单正文 （1）质量条款 （2）价格条款 （3）数量条款 （4）包装条款 （5）装运条款 （6）检验条款 （7）支付条款 （8）保险条款 （9）不可抗力条款 （10）仲裁条款 3.订单尾部 （二）采购订单样本 三、 采购订单的操作流程 1.订单准备 （1）熟悉物料项目 （2）确认价格 （3）确认项目质量标准 （4）确认项目的需求量 （5）制定订单说明书 2.选择供应商 （1）查询采购环境。 （2）计算供应商容量。 （3）与供应商沟通。 （4）确认意向供应商。 （5）发放订单说明书。 （6）确定物料供应商。 3.签订合同 （1）合同的制作。 （2）订单审批。 （3）与供应商签订合同。 4.订单跟踪 四、 采购订单的使用 一份订单通常需要有多份副本，采购部门将订单副本分别送达相关部门，相关部门应对采购订单和收款收据保持较高的透明度。 一 . 开口合同的使用 如果要重复地从一个供应商那里订购一种或一组物料，可以发出综合采购订单，也称开口合同或开放式订单。合同不规定一个准确的数量，一般每年签订一次。除数量信息外，它与正常的采购订单相同。签了开口合同之后，实际的采购量则通过“开口合同下的发货通知单”来下达。 第二节 交货期管理 一、 交货期及其构成 （一）交货期的涵义 交货期（Delivery Time）是指从采购订货日开始到供应商送货日为止的时间长短。 交货期= 行政作业前置时间+原料采购前置时间+生产制造前置时间+ 运送与物流前置时间+验收和检验前置时间+其他前置时间 (二) 交货期的构成 实际交货期的长短与前置时间（Lead Time）有很大的关系，交货期是由供应商决定的而非客户随意指定。 自向供应商发出采购订单直到货物交到指定地点为止的这段时间被称之为采购的前置时间。 交货期是由以下六项前置时间构成的，所有前置时间的总和又称为累积前置时间。 1.行政作业前置时间。 2.原料采购前置时间。 3.生产制造前置时间。 4.运送与物流前置时间。 5.验收与检验前置时间。 （1）卸货与检查。 （2）拆箱检验。 （3）完成验收文件。 （4）将物品搬运到适当地点。 6.其他前置时间。 二、 改善交货期的重要性 交货期长短本身在无形中会对采购成本产生不小的影响。 三、 影响交货期的因素 （一）供应商因素 1.供应商生产能力不足或超能力生产 2.转包失败 3.制造过程设计不良或产品质量欠佳 4.原材料缺失 5.报价错误 6.缺乏责任感和商业信誉 （二）采购方因素 1.紧急订货 2.低价采购 3.采购的前置时间不足 4.临时变更采购合同内容 5.技术指导不周 6.催货不得当 （三）其他因素 1.供需双方缺乏协调配合 2.采购方法运用欠妥 3.不可抗力影响 四、 交货期管理 （一）采购方交货期管理的措施 1.事前规划 （1）确定交货日期及交货数量; （2）了解供应商的生产能力及设备利用状况; （3）卖方提供生产计划表或交货日程表; （4）给予供应商合理的交货时间; （5）了解供应商物料管理及生产管理的能力 和状况; （6）准备替代采购来源。 2.事中执行 （1）了解供应商备料情况 （2）买方提供必要的材料、模具或技术支持 （3）了解供应商的生产效率及生产进度 （4）买方加强交货前的催货工作 （5）交货期及数量变更及