经营管理类职业人入职基础 作者 张崇信 第七章课件.pptVIP

第七章 会议及组织 会议是有组织地召集人们研究、讨论和解决问题的一种活动。 会议是实现科学管理、实现领导的重要方式。 第七章 会议及组织 学习目标 1、了解会议的基本知识； 2、掌握会议组织和会议 服务的主要内容； 3、掌握提高会议效率的方法； 4、掌握出席会议的基本要领。 第一节 会议的知识 主要内容 一、会议的概念和类型 二、会议的功能 三、会议的成本 四、会议的构成要素 五、会议的组织服务工作 一、会议的概念和类型 会议是有组织地召集人们研究、解决问题的活动。会议可以充分地沟通信息、集思广益、统一认识、统一目标，进行正确决策和实行统一行动。 会议有两个类型： 一是研究决策型会议，一是告知型会议。 研究决策型会议应该做到： “会而有议、议而有决、决而能行、行而有果。” 二、会议的功能 1、沟通功能 2、决策功能 3、执行功能 4、协调功能 5、监督功能 三、会议的成本 日本太阳工业公司提出了计算会议成本的公式： 会议成本 = 2A × B × C A——每小时与会员工平均工资的3倍； 常数2——管理人员参加会议以后，经常性的工作中断造成的损失； B——参加会议的人数； C——指会议进行的时间。 四、会议的构成要素 1、会议名称 2、会议的时间 3、会议地点 4、会议人员 5、会议的议题和议程 6、会议的组织工作 7、会议的结果 8、会后的工作 五、会议的组织服务工作 会议服务主要有两个方面： 一是从会议内容方面的服务——秘书服务； 一是从其它方面进行的服务——会务服务。 秘书服务的主要内容有： 征集会议议题、拟定会议计划、拟定会议程序、起草会议通知、进行会议签到、组织会议发言、进行会议记录、起草、整理会议文件。 会务服务的主要内容有： 落实会议地点、进行会议接待、提供会议服务、负责会场布置、安排代表食宿、活跃会议生活。 第二节 会议的组织和服务 主要内容 一、会议的确定 二、会前的准备 三、会议的筹办 四、会议期间的服务 五、会后的事务工作 一、会议的确定 决定是否召开会议时，必须回答以下问题： ——这个会议有没有必要召开？ 可开可不开的会议应该取消； ——有没有替代会议更简便的方法？ 如有就不用召开会议。 ——这个会议能不能与另一个会议合并？ ——会议的会期和与会人数能否减少？ ——会议的条件是否成熟？ 条件不成熟就不要急于召开。 ——会议的准备工作是否成熟？ 没准备好的会议不要急于召开。 二、会前的准备 会议确定以后，认真做好会前的准备工作，是提高会议效率的重要因素。 会议的准备工作主要包括制定会议计划、准备会议议程、编制会议日程表等工作。 三、会议的筹办 会议的筹办工作主要包括： 成立会议的工作机构 准备会议的文件及资料 确定会议的议程及日程 发出会议通知等 三、会议的筹办 会议的工作机构主要有秘书组、会务组 秘书组的工作任务主要侧重于会议的内容 会务组的工作任务主要侧重于会议的其它服务 秘书组的工作 会议筹备中秘书组的工作主要有： 准备会议文件。 制定会议议程和会议日程表。 发出会议通知。 会务组的工作 会议筹备中会务组的工作主要有： 印制会议的证件和会议资料 预定会议房间 落实会议期间的服务人员、会议用品和交通工具 接站及组织会议报到 会场布置 安排好会议期间的餐饮及文艺活动 四、会议期间的服务 1、会议期间服务的概念 会议进行期间对会议事务的安排和服务是会议服务的中心内容。 四、会议期间的服务 2、会议报到的主要工作 ⑴接待——将会议代表接到开会地点 ⑵报到 签到 查验会议代表的资格，请代表签到 办理入住手续，即给会议代表安排住房 收会议费 发会议资料 给会议代表出售饭票 预定代表返回车（机）票 四、会议期间的服务 3、会议进行中的秘书服务工作 ⑴编印“会议代表名册” ⑵会场签到 ⑶做好会议记录 ⑷组织大会发言 ⑸编印会议简报 ⑹作好会议的文字工作 四、会议期间的服务 4、会议进行中会务服务的工作 ⑴安排、调剂好会议伙食； ⑵安排会议室，做好会议室的服务； ⑶活跃会议生活，适当安排文娱活动、参观、合影等。 五、会后的事务工作 会后的事务工作主要有： 1、清理会议资料，向档案室交接 2、清理代表的各种手续，安排会议代表返回 3、向宾馆交房并清理财务手续 4、总结本次会议服务的经验和教训，以便今后做得更好。 第三节 出席会议 经营管理人员要代表自己的企业出席上级和社会的很多会议。 应该具有在会议上积极发挥自