Access实用教程 工业和信息化高职高专“十二五”规划教材立项项目 作者 江兆银 项目6 报表的应用.pptVIP

Access实用教程 项目六 报表的应用 项目目标 报表是Access提供的一种对象。它可以将数据库中的数据以格式化的形式显示或打印输出。报表的数据来源与窗体相同，可以是已有的数据表、查询或新建的SQL语句，但报表只能查看数据，不能通过报表修改或输入数据。通过本项目的学习，读者可以通过向导自动建立报表、学会报表的编辑和打印。 项目要点 1．自动报表 2．报表向导 3．报表编辑 4．创建子报表 项目任务 在教务管理系统数据库中创建报表统计学生的选课情况和各专业学生选课的平均成绩。 任务一 创建报表 （一）认识Access中的报表 1．报表的功能和特点 报表是以打印的格式表现用户的数据的一种有效的方式。 在报表中，通过使用控件可以建立报表及其记录来源之间的链接。 报表和窗体的主要区别在于它们的输出目的不同，窗体主要通过屏幕进行数据的输入和输出，而报表既可以用屏幕的形式也可以用硬拷贝的形式输出数据。窗体上的计算字段通常是根据记录中的字段计算总数，而报表中的计算字段是根据记录分组形式对所有记录进行计算处理。报表除了不能进行数据的输入之外，可以完成窗体的所有工作。 任务一 创建报表 报表的主要功能主要包括以下几个方面。 用于数据分组，单独提供各项数据和执行计算。 将报表制成各种丰富的格式，便于阅读和理解。 可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。 通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息。 可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。 任务一 创建报表 2．报表的组成 Access为报表操作提供了3种视图：“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图。 设计报表时可以添加表头和注脚，可以对报表中的控件设置格式，如字体、字号、背景等，也可使用剪贴画、图片对报表进行修饰。报表的结构和窗体相似，包括报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚等部分 。 任务一 创建报表 报表的不同节的出现位置及其使用范围。 ① 报表页眉。报表页眉是整个报表的开始部分。通常也称为页首，出现在报表的最上方。通常只在报表的第一页的头部打印一次，利用它可以显示徽标、报表标题或报表的打印日期或时间等。 ② 页面页眉。页面页眉位于报表页眉之下，出现在报表每一页的顶部，页面页眉主要显示列名称，如字段名，也可以显示表中所列的数据的单位。 ③ 主体。报表的主体是显示数据的主要区域，可以使用工具箱放置各种控件到报表的主体段，或将报表中的数据源字段直接拖曳到主体段中显示数据内容。根据主体节内字段数据的显示位置的不同，报表又可以划分为4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。 任务一 创建报表 ④ 页面页脚。页面页脚存放的数据出现在报表的每一页的底部，主要用来显示页号、制作人员、打印日期等其他和报表相关的信息。 ⑤ 报表页脚。报表页脚只在整个报表结尾出现一次。其中存放的数据位于末页的页面页脚之前。报表属性中包含有显示报表页脚和隐藏页眉页脚的选项。 任务一 创建报表 （二）创建报表 Access 2003主要提供了3种创建报表的方式。 使用“自动报表”功能创建报表。 使用向导功能创建报表。 在设计视图中创建报表。 任务一 创建报表 1．使用“自动报表”创建报表 “自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。设计时先选择报表类型，然后选择表或查询作为报表的记录源，最后系统会自动生成报表，输出记录源所有字段的全部记录。这种方法创建的报表比较简单，只有主体区，没有报表页眉、页脚和页面页眉、页脚节区。 任务一 创建报表 2．使用向导创建报表 （1）利用“报表向导”创建报表。 报表中常常包含很多数据，对于数据的布局也有各种不同的要求，利用自动创建虽然快捷方便，但格式单调；另一方面若完全人工设定每一个控件也非常繁琐。使用报表向导则成为创建报表的最简单的方法。 在报表向导中，需要选择在报表中出现的信息，并从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。与自动报表向导不同的是，用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段，这些字段可来自多个表和查询，向导最终会按照用户选择的布局和格式，建立报表。 任务一 创建报表 （2）利用“图表向导”创建报表。 如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用“图表向导”创建报表。Access的图表向导功能很强大，共提供了几十种图表形式供用户选择。 3．使用“设计”视图创建报表 如果要创建的报表与Access提供的报表格式相差较大，可以先创建一个空白报表，在空白报表中添加内容。 任务二 编辑报表 （一）设置报表格式 1．设置报表格式：利用报表向导创建报表后，可以根据需要对其做适当的修改 。 2．添加背景图案：报表的背景可以添加图片以增强显示效果 。