企业档案工作规范ppt.ppt

?企业档案工作规范 　　　　　第五章　档案工作组织 一是建立企业档案工作组织体系。 二是明确档案工作职责。 　5.1　组织系统建设包括四个方面： 　　领导、机构、人员、工作网络 5.1.1　档案工作领导 应在三个层次确定档案工作负责人： 企业分管领导 各职能或承办部门、项目工作部门负责人 档案部门的负责人 5.1.2 档案机构设置 规模较小的企业或有些专业需要的企业，可指定相应机构承担档案管理的职能； 企业应设置独立的档案机构：档案室（处、科）或档案资料信息中心； 有条件的特大型企业集团应建立企业档案馆。 要有管理（监督指导）职能的机构，不能是服务机构 5.1.3 档案人员配备 　　 　　企业应配备专职档案人员； 　　企业各部门、各项目应配备专职或兼职档案　 　　人员； 　　企业应保持档案人员相对稳定。 5.1.4　档案工作网络体系 ５.2 企业管理职责 　 《文件（档案）管理国际标准》ISO15489 第6章　方针与职责： “机构应该制订并记录其文件管理方针，文件管理方针的目标是形成并保存真实、可靠和可用的文件，以便在整个文件保存时间内能对业务职能和活动提供支持。同时，要确保文件管理方针在机构内的所有层次上都得到贯彻和执行”。 “文件管理方针应该得到最高决策层的采纳和批准并在机构上下进行公布。相关责任应有明确分工和承诺”。 “机构应该对文件管理职责和权力进行明确划分，并在整个机构内公布”。 　企业管理职责五个方面： 为档案工作持续发展提供保障； 将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行 　考核； 采取必要的措施确保档案的完整、准确、系统和安全； 在产权发生变动时做好档案的处置； 对档案管理奖成绩、惩损失。 　　５.3　企业部门职责 　　四个方面： 　　部门或项目负责人的责任； 　　文件形成者的责任； 　　专兼职档案员的责任； 　　职能或承办部门的责任。 5.4 企业档案部门的职责P201 5.5 企业档案工作人员要求P201 　　第六章　档案工作制度 　　　　　 工作规章 　　　　　　 管理制度 　　　　　　 业务规范 三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档案工作的制度体系。 6.1　企业档案工作规章的制订 明确文件形成、归档责任； 制订规章应该包括的主要内容；P201 要建立责任追究制度； 要制订应急预案。 国际标准： 机构应该明确各类员工参与文件管理的权力和责任。 文件管理职责应由机构内所有员工分担，不仅包括文件管理人员，还包括相应的信息专业人员、行政人员、业务部门负责人、系统管理员及形成文件的其他人员， 还应该在岗位职责描述和同类说明中对其文件管理责任做出明确规定。 国际标准： 不同岗位的文件管理职责： 高级管理层应该承担最高层次的责任，以确保文件管理规划的成功实施。 文件管理专业人员对文件管理的方方面面负责。 企业各部门的管理者为文件的管理提供所必需的资源，负责确保员工在工作过程中按照规定和标准形成并保管文件，同时与专业文件管理人员在规定的职责方面保持联络。 系统管理员负责确保所有记录的准确性、可获取性和可读性。 形成、接收和保管文件是所有人员日常工作的一部分，所有员工有责任和义务确保其活动中形成文件的准确性和完整性。 6.2　企业档案管理制度的制订 共有八个方面的制度： 文件归档制度 档案保管制度 鉴定销毁制度 档案统计制度 档案利用制度 档案保密制度 电子档案管理 档案管理系统操作制度。 6.3　企业档案业务规范的制订 文件、档案整理规范； 档案分类方案； 文件归档范围和保管期限表； 特殊载体档案管理规范。 　　　　第七章 档案业务工作 7.1企业档案工作与业务活动 完整的档案管理包含三个阶段： 文件（即未来的档案）形成阶段、 档案室保存阶段、 档案馆保存阶段。 “文件的档案化管理” 在企业档案管理中需要明确的概念： 1）企业文件形成及管理是企业科技和生产等　　 　　　管理部门本职工作的组成部分。 2）做好文件形成及其管理是企业科技和生产 及其管理人员的职责。 3）检查、指导文件的形成及管理是档案部门 和档案人员的职责。 企业档案在不同时段的管理职责分工： 文件形成部门要按照档案管理的要求承担文件形成阶段的管理； 档案人员主要承担档案室保存阶段和档案馆保存阶段的管理； 信息技术人员承担电子环境中档案的技术维护。 企业各层级对档案工作的责任： 在企业的领导层： 将档