档案管理制度(修订版).doc

档案管理制度（2009修订版） 档案是企业的重要资源之一，其关系到企业的安全和成功，也是企业重要的管理工具，按公司规定做好档案管理工作是所有管理者的责任。 档案立卷归档 1.1立卷归档范围及整理方法 1.1.1文件（包括印刷品和音像制品等）归档范围 1.1.1.1凡是反映公司活动和基本历史、具有再利用价值的文件材料均应归档。 1.1.1.2公司发展、建设、经营中的法律和政策文件，包括章程、合同、证书、执照、政府通知及批文、规章、制度、法律案件处理文件、会议纪要等。 1.1.1.3公司发展战略、经营规划等。 1.1.1.4本公司的技术资料、工程资料（包括图纸、文件、信函、重要样板等）。 1.1.2 档案管理的机构与职责范围 1.1.2.1 上海管理中心档案室：负责各单位公司设立的相关基础档案（证照、董事会文件、政府往来文件、部分印鉴等）和各单位委托管理中心保管（包括管理部门撤销后的移交档案）的档案、管理中心与下属各单位的往来文件、集团指定要求管理的档案等。 1.1.2.2 各单位档案室：负责本单位档案和合并接收单位移交的档案管理。 1.1.2.3 各类财务、人事、审计等资料由财务、人事、审计部门负责归档保管。 1.1.3档案的收集 各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门或者经办人按其业务范围，指定有关人员负责收集、整理、登记和移交本单位档案室管理。 1.2档案管理基本流程 1.3档案分类编号 1.3.1文书档案的编号标准 XX——XX——XXXXXX——XX 说明： 一级类目（单位代号）： 见附表一《一级类目（单位代号）编制规定》 二级类目（文件类别号）：见附表二《二级类目（文件类别号）编制规定》 三级类目（年代号）： 指归档日，格式为XX（年）XX（月）XX（日） 四级类目（文件顺序号）：为文件的归档当日序号，每日第一份为“01”。 1.3.2档案的保密规定 档案均应保密，未经各单位责任经理批准不得查阅和出借。 1.4归档要求 1.4.1.是原件、正本或者影印件、扫描件（在无法保留原件、正本时）。 1.4.2资料必须是有效的（如必要的签字、盖章，事件或文件产生的时间等）。 1.4.3资料应完整、字迹应清晰可辨认、可长期保留。 1.4.4是传真件的应复印或者扫描后归档，要保留传真时间。 档案整理及维护 2.1档案整理的内容包括：分类编号、确定密级、存放地点等等。 2.2档案保管与维护 档案保管要确保安全（防火、防潮、防虫、防盗），当发现档案出现破损时要及时修补（但不得破坏其可利用价值）。 档案借阅和使用（含复制） 3.1档案借阅审批权限和借阅范围 3.1.1 借阅上海管理中心档案室管理的档案，须经借阅单位领导批准和管理中心人事行政处总经理同意。 3.1.2 借阅各单位档案室管理档案，须经借阅部门领导批准和单位责任经理同意。 3.2档案借阅与归还程序 3.2.1借阅人员填写《档案借阅登记表》并完成规定的审批手续。 3.2.2档案管理员进行登记（输入电脑）后提供档案查询，借阅登记表应妥善保存。 3.2.3 档案借阅人员应当在授权范围内充分利用OA管理系统进行档案查阅。 3.3档案查询和外借规定 3.3.1查询人应严格遵守公司保密规定,保守公司档案秘密。 3.3.2对所借的档案要精心保管,不得丢失,不得在档案上乱画、拆散、抽出、修改。 3.3.3若档案需外借，必须经单位责任经理明确批准且借阅时间不得超过7天。确因工作需要不能按时归还的,应办理延期手续。 3.3.4个人临时保管的过渡性档案，在个人出差、请长假(半月以上)或辞职前应把档案及时归还，每年春节前夕所有外借档案一律归还档案室 。 3.3.5因档案管理工作需要而通知档案外借人归还档案时，当事人应在8工作小时内归还。 声像档案的存档要求及保管 4.1 归档声像材料必须声像清晰、完整、有效。 4.2 归档时必须说明涉及内容发生的时间、地点、内容要点等。 4.3归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本、或标明备份数据名称及备份时间。 4.4 录音带、录像带、磁盘宜放在专用声像档案柜或密封盒中，竖放且远离磁场。 网络档案管理 5.1各单位要建立自身的网络制度，负责对其所属单位的档案工作实行监督、指导，实行分级管理。 5.2各单位应努力做到档案信息及时录入、智能检索化和利用光盘实现档案的全文存储。 档案移交 6.1 档案管理人员工作变动时，要办理档案移交手续。 6.2移交时，由原档案管理人员编制档案移交清册，列明档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。 6.3交接双方就移交清册所列内容逐项清查无误后版纳里交接，并有中心分管领导负责监交。 6.4 交接完毕，交接双方经办人和监交人在档案移交清册上签名或盖章。 6