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台東縣筆硯公文製作流程筆硯版本為4.0.6597.08製 第一章 社群帳號申請 先行至電子化政府或是公文E網通申請社群會員帳號或是已有任何電子化政府之帳號亦可(如我的E政府、電子化政府網路文官學院等之帳號) 第二章 安裝離線版公文製作(筆硯) 第三章 製作公文 台東縣筆硯公文製作文書『發文人員』筆硯版本為4.0.65 傳送至文書人員發文 呈核完成後，在筆硯函稿上→傳遞→送件→會出現要傳遞至發文人員的視窗→按確定，這樣就完成了公文繕打 公文格式轉換 例：函稿轉開會通知單(任何格式都可以轉換) 開啟公文，將游標移至開啟新檔(不要點)→點選格式轉換，此範例為函轉開會通知單 選擇你要轉換的公文格式(例開會通知單)後按確定 出現此畫面後，有三種方式可以選擇 【格式轉換後覆蓋原檔】：由原來的函稿轉換成開會通知單的格式 【格式轉換後加於原檔之後(一文多稿)】：若需要繕打一文多稿時可選擇此方式 多稿 工具使用設定 將游標移至【工具】，選擇要設定的項次 設定【使用者基本資料】 此區塊之資料不可修改，若要修改請按【設定使用者資料】 ，連結至公文e網通修改，修改後得重新下載使用者資料 可設定公文檔案儲存的位置，方便存檔用 設定完成後按確定儲存 若有設定儲存目錄位置，則在另存時，可直接選取儲存目錄位置，輸入檔案名稱按確定即可 編輯【個人通訊錄】 可設定自己常用的群組機關 新增群組→輸入群組名稱→確定 1. 2. 3. 按查詢找到已新增的群組名稱(綠色字部分為筆硯內建，若需使用本縣各機關之群組，請洽縣府資訊課林汝薇小姐，089-340785) 1. 2. 3. 4. 在機關關鍵字輸入要新增在此群組中的機關名稱→ 按【選擇】，全部新增完後按【確定儲存】 先行設定所使用之檔號及分類號和保存年限，因本府沒有案次號之設定，故輸入之方式為年度/分類號//保存年限，按enter鍵換行輸入，設定完成後按確定 編輯【檔號及保存年限】 使用匯出將設定好的檔號及保存年限匯出，可分享給其他同仁使用，要記住匯出時的目錄位置，以方便匯入時找到檔案。 使用方式 點選【常用分類案號】 →選擇所使用之檔號，按滑鼠左鍵二下後按取消結束選用視窗後按確定 1. 2. 3. 4. 編輯【常用單位】 設定好常用單位，方便於會辦單位欄位中選用，也可利用匯出、匯入，將常用單位匯出供他人使用 使用方式 在會辦單位中，點選常用單位→快點滑鼠左鍵二下選用單位後按離開結束視窗，按確定即可完成 1. 2. 3. 4. * Step1:在網址列上輸入.tw/→點選【加入會員】 出現以下畫面按【是】 輸入個人基本資料 輸入網址.tw，點選【會員登入】 輸入已申請的帳號密碼 點選下載「離線版公文製作」安裝程式 出現以下畫面→在安全性警告的訊息，勾選【永遠信任…】按【是】。接著點選【下載「離線版公文製作」安裝程式】。 出現檔案下載的畫面，如下圖，選擇【開啟】或【儲存檔案】來執行 筆硯安裝程式。(此範例將程式docNinstall.exe直接開啟) 開始自動執行安裝 安裝好後，電腦的桌面上即會出現 「研考會-筆硯文書編輯系統」 安裝完成後再重新登入公文E網通-文書編輯，修改使用者資料，檢視資料是否正確，若有誤請更改資訊後按【儲存】鈕。 設定發文機關資訊及承辦人聯絡方式 次要發文機關視機關需要而設定 輸入發文代字可作為繕打一文多稿時可以詞庫方式點選帶出資訊) 機關信箱服務設定：方便承辦人將繕打完成的公文傳遞至收發文書人員進行發文 選擇台東縣政府及學校 為使傳送公文之方便性，在登錄(送件)信箱選擇自己機關單位的收發，密碼為2。 ※一般承辦人員只需設至登錄(送件)信箱 文書人員設收件信箱 此二欄位皆由文書人員設定即可，尤其是預設電子交換目錄，本縣所使用的交換目錄為【敦陽交換系統】 使用者資料修改後按儲存 修改使用者資料後按【儲存】鈕會出現網頁對話框，關閉後點選下載使用者資料後會再出現網頁對話框，之後就可以至行政資訊網繕打公文了。 切記！有修改使用者資料一定要記得再下載使用者資料，以更新完整資訊。 點選桌面上文書編輯-公文製作 開啟新檔，選擇公文格式按確定 發文資訊欄位選取區 本文編輯區 正副本輸入及會辦決行選取區 A.點選﹝發文機關﹞、﹝聯絡方式﹞、﹝地址﹞等資訊因已由社群網使用者資料庫下載，故可帶出機關對應之資訊。為必要欄位。 B.輸入﹝密等﹞等別及解密條件或保密期限內容—(公文為「密」以上，皆須有解密條件。為必要欄位。 C.點選﹝速別﹞為必要欄位。 D.發文字號及發文日期可不填寫。(發文人員設定發文轉稿時，系統會自動寫入)。 E.輸入﹝檔號﹞，此為必要欄位。 F. 若公文文電子交換且有含附件電子檔時，請點選﹝附件檔名﹞，將電子檔案包入此份公文檔案中。 ※注意：附件檔案總大小不可超過1