职务说明书的操作指引.ppt

《职务说明书》的操作指引 一、为什么要编写及更新《职务说明书》 1.为什么要编写《职务说明书》 《职务说明书》是企业人力资源管理的基础，进行职务分析和编写《职务说明书》是规范人力资源工作的重要手段之一，他为公司人力资源的招聘、培训、绩效考评等工作提供了重要的依据，为公司雇员的具体工作实践提供了良好的引导作用。具体如下： 1.为招聘工作提供了客观依据，提高了选拔人才的信度和效度，降低了招聘成本。 2.为新雇员工提供了清晰的职位职责、工作内容及工作要求，便于快速适应工作及环景，降低培训成本及员工流失率。 3.明确了工作流程及工作关系，提高了工作效率。 4.使雇员明确了企业对其工作的要求及目标，为绩效考评提供了依据。 5.它为制定薪酬福利体系奠定了基础。 6.使雇员清楚工作的发展方向，便于他们制定自己的发展计划。 2.为什么要更新《职务说明书》 随着公司业务发展所需，会出现职位调整、职能转变或职务新增的情况，因此，人力资源部会适时组织部门进行职务分析、《职务务说明书》的编写。 二、什么是职务分析？ 职务分析主要是分析某种职务的工作过程和完成工作的系列动作，描述雇员应该做什么？如何去做？为何去做？ 在工作过程中接触到哪些人和使用到哪些机器设备、办公工具等，以及胜任该职务所必须具备的专业知识、工作技能、工作经验等具体条件。 三、《职务说明书》的编写对象： 本公司的所有职务（含海外人仕所从事的职务） 四、更新频率 每年度一次，若有需要，可适时更新。 五、工作流程： 1.发出通告，展开职务分析与《职务说明书》编写工作的宣传，让相关人员明确职务分析的目的和意义、范围、方法与步骤，明确编写《职务说明书》的对象； 2.组建《职务说明书》编写小组； 人力资源部所有人员 3.组织如何编写《职务说明书》相关的培训； 4.各部门针对不同职务，确定职务分析的方法； 4.1 列出部门所有职务； 4.2 根据职务的不同特点，确定信息采集的方法； 4.2.1 问卷调查法：适用于脑力劳动者，管理工作者或工作不确定因素很大的雇员，比如电脑工程师，零件部主任等职务。 4.2.2 面谈法：适用于脑力工作者，如市场部人员、设计人员、高层管理人员等。面谈前，需准备好面谈问题提纲，提纲内容和“职务分析调查表”的内容基本相同。面谈时，只需按提纲进行。 4.2.3 观察法：适用于体力工作者和事务性工作者，如操作工人、秘书、文员、仓管员等， 由于对象工作周期和工作突发性不同，可以直接观察，也可以分阶段观察。 4.2.4 其他方法：如雇员太多或职位工作内容过于繁杂，可采用挑选具有代表性的雇员或典型时间进行分析的典型事件法； 或让雇员按照要求及时地填写职务内容的工作日志法。 4.3 部门负责人或部门指定专人若对某（些）职务非常了解，可直接编写《职务说明书》。 5.制定实施措施及日程安排； 六、编写《职务说明书》的具体要求 1.要求语言简练清晰，通俗易懂，描述性和专业性强，一职一书，不能雷同。 2.《职务说明书》是针对职务来编写，不是针对职位。 职务：是指一组重要责任相似的职位。根据组织规模的大小和工作性质，一种职务可以有一至多个职位。 例如：销售部有多个销售员，有的负责整车销售，有的负责保险销售，但其中工作的重要责任相同，所以按同一职务看待，只编写一份《职务说明书》。 3.职务名称：指本公司内部的职务，如车间主任，IT工程师，文员，行政人事经理等； 职务等级：指工资等级， （该项由HR填写）； 4.工作概要：针对工作的总体性质，只列出其主要功能或活动。 如对薪酬管理员这一工作来说，其工作概要可描述为：“负责实施公司的薪资管理制度和劳保福利政策”，应力图避免在工作概要当中出现如“执行需要完成的其他任务”这类笼统的描述。 5.工作范围和责任：对从事同种职务的雇员的工作过程，完成工作的动作以及应承担的责任，在职务分析的基础上采用一些专业的行为动词，对其进行概括性的描述，常用的行为动词如下（供参考）： 政策制定/目标设定： 制定、指导、建立、控制、计划、准备、部署、组织、完善、规范、编制、制定、研究 工作的执行： 分析、维护、搜集、达到、监控 召集、估价、谈判、分解、实施 建议、引导、评估、回顾、运输 预测、明确、转交、确认、订立 维持、落实、审核、监督、提高 跟踪、推荐、增加、监促、负责 安装、统筹、保持、选择、调查 参与、进行、设计、利用、策划 按照、改造、指导、宣传、管理 协调、主持、根据、执行、保证 完成、协助、解决、代表、提出 检查、领导 较低的任务：