高效的会议管理技巧培训.pptVIP

时下有一句很流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。 2．会议效率不高的原因 会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种 原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。 会议效率不高的原因及具体表现 （1）时间：会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 （2）地点：会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 （3）开会对象的选择：必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。 （4）主持人的技能：会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 （5）参会者的技能：参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。 （6）会议的准备工作：开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。 （7）开会的原因、目的和结果：开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 高效会议的八大特征 与低效率会议相对的就是高效会议，高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。高效会议具有8大特征。 建议在正式召开会议之前，将高效会议的8大特征一一列出，并随时检验，充分做好预防性管理，使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。 会议规范 会议规范包含3个部分： 会议时间安排的规范； 固定的会议流程规范； 会议规范本身。 1．会议时间安排的规范 ◆上午8-9点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图让员工响应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。 ◆上午9-10点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。 ◆上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。 ◆下午3-5点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期，人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。 2．会议规范本身 会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款： ◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。 ◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 ◆所有与会者都要准备在会上发言。 ◆准时开始，准时结束。 ◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 ◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。 ◆意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。 ◆会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。 ◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 ◆必要时请第三方监控，以保证会议质量。 3．固定的会议流程规范 固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。 （1）一个中心 一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。 （2）两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。 【本讲总结】 会议效率不高是当前许多会议的现状。因此，找出会议效率低下的原因就显得格外重要。通常有7大因素致使会议效率低下，针对这些因素，应在会前充分做好预防性管理。 与此同时，清楚了解什么是高效会议、会议规范有哪些也至关重要，只有掌握了这些，才能从正面引导我们如何提高会议的效率。 高效的会议管理技巧 Hrm-Leo-Luwen 目录 第一讲　当今会议面面观 第二讲　会议效率不高的原因及解决方案 第三讲　开会前的准备工作 第四讲　成功会议的五种策略 第五讲　会议中的沟通与反馈技巧 第六讲　主持人的会议管理技巧 第七讲　如何对待会议中的意外情况