发文拟稿系统短信提醒功能的设计.docVIP

发文拟稿系统短信提醒功能的设计 摘要：目前使用的发文拟稿中是通过邮件来实现消息的提示，在消息处理的时间性方面略显不足。利用notes数据库中的代理、网页的刷新功能可以将文件处理的信息以短消息的形式发送到个人的手机上，这可以大大缩短办理公文的时间。 关键词：notes；发文拟稿；短信 0引言 常州供电公司的办公发文拟稿系统以ibm公司的domino6为后台，基于lotus notes平台的数据库系统。为方便各环节处理人员的工作，notes系统通过向文件处理人员发送邮件，提醒进行公文处理。 利用邮件提醒功能的不足：当遇到较紧急处理文件而办公人员不在办公室，此时即使发送邮件也不能让文件进行正常流转；当个人邮箱突破邮箱限额时，此时公文处理邮件不能正常邮递到个人信箱，这也会影响公文处理的速度。而在发文过程中利用短信提醒可以很好地解决上述问题。 1系统设计 系统内主要由4部分组成：函件收集数据库、个人信息数据库、函件收集数据库代理和发送邮件的网页。 1.1函件收集数据库设计 1.1.1函件收集数据库设计 函件收集数据库就相当于一个个人邮箱，当在发送公文处理邮件时，负责收集函件。首先在公司的notes服务器上新建数据库，选用邮件r6的模板，将此新建的数据库命名为“czjhjsj.nsf”，然后在服务器配置管理的“消息处理”中选择“函件收集数据库和资源”，选择“添加函件收集数据库”，输入函件收集数据库名称“czjhjsj.nsf”和服务器名称“czj_mail/常州供电公司/jsepc”，点击“保存”。 1.1.2函件收集命令设计 在目前的发文系统中，当文件流转到办理人员时，系统会向处理人员发送邮件提示，邮件自动进入处理人员的信箱。因此，我们在现有的发文系统中再增加一条发送邮件的命令，邮件自动发送到函件收集数据库中，发送邮件的命令如下： @mailsend(sendto:copyto:blindcopyto:subject;remark;bodyfields;[flags]) 其中sendto是邮件的主要接收者，subject是邮件的主题域，bodyfields是包含在邮件便笺中的当前文档中一个或多个域的域名。 在本系统的设计中，我们将sendto域设置为czjhjsj，subject设置为文件处理者姓名，boydfields根据文件流转的环节，可以设置为“部门审核”、“部门会签”、“秘书核稿”、“领导签阅”、“领导签发”、“发文编号”等。例如，我们需要向张三部门发送会签人员的邮件，命令如下： @if (@prompt([yesno];“提示”;“是否需要向aaa发送提示信息？”); @mailsend（”czjhjsj”;”“;”“;”张三”;”“;“部门会签”;”“;”“） 注：@prompt函数格式：@prompt([style]:[nosort]:title;prompt;defaultchoicechoicelist;filetype); @prompt函数作用：给用户提示信息，并根据用户的输入确定以后的操作过程。 1.2个人信息数据库 个人信息库的作用是收集发文流程过程中涉及人员的姓名和手机号码。为体现信息的安全性，我们在设计个人信息库中增加了读者域（reader域），读者域的好处在于当用户创建一条信息的时候，信息会仅对读者域中的读者可阅，其他任何人员则不可读。其次，在根据函件收集库中发送邮件的subject域中的姓名，在数据库中进行搜索，查找到对应人员的手机号码。因此我们分别建立了个人信息的表单和视图，在表单设计中我们加入了姓名域、手机号码域和读者域。视图与表单的关联是通过在“视图选择”中加入“select form=个人信息”的命令来实现。 1.3函件收集数据库代理设计 函件收集数据库代理主要是用来发现函件收集库中新到的邮件，根据邮件中subject域的人员姓名，在个人信息库中搜索其手机号码，同时bodyfield域中的内容和搜索到的手机号码写入url语句，并将其打印出，最后将这新到的邮件删除。首先我们对代理的属性中触发设置为“按事件”，将运行时间设置为“新邮件到达后”，这样设置的目的是一旦有新邮件到达后就运行代理。在代理设计中运用lotusscript语言，内容如下： sub initialize …. for j=1 to collection.count set doc=collection.getnthdocument(j) xm=doc.subject(0) nr=doc.bodyfield(0)+ “,请查收” while not (doc1 is nothing) if xm=doc1.xm(0) then sjh=doc1.sjh(0) end if set doc1=view.getnextdocument