电子邮件礼仪(精华)140615资料.ppt

电子邮件的基本知识 电子邮件礼仪代表着一个人基本的职业素质和为人处世态度。它涉及到电子邮件方方面面的内容。其中，最最核心的指导思想就是——尊重他人、节省时间、只将有价值的信息提供给需要的人 原则：为他人节省时间就是对人的尊重 第二部分 电子邮件的基本礼仪 第二部分 电子邮件的基本礼仪 第二部分 电子邮件的基本礼仪 第二部分 电子邮件的基本礼仪 邮件的开头要称呼收件人，称呼是第一行顶格写。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼。 Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。 结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。 第二部分 电子邮件的基本礼仪 1.Email正文要简明扼要，行文通顺 2.注意Email的论述语气 3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 4.一次邮件交待完整信息 5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。 6.合理提示重要信息 7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 8.不要动不动使用 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 第二部分 电子邮件的基本礼仪 1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理 3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送， 第二部分 电子邮件的基本礼仪 1.签名信息不宜过多 2.不要只用一个签名档 3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。 字号一般应选择比正文字体小一些。 第二部分 电子邮件的基本礼仪 1.及时回复Email 2.进行针对性回复 3.回复不得少于10个字 4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 5．要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体） 6.主动控制邮件的来往 Page ? * 本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。 瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也无人会接受。 正确的做法应该是：同样用英文写一封回信，解释当天的原委并接受总裁的要求，语气注意要温婉有礼。同时给自己的顶头上司和人力资源部的高管另外去信说明，坦承自己的错误并道歉。 但瑞贝卡的做法虽然赢得了史上最牛女秘书的称号，但却在离职后很长一段时间无法找到接受她的工作。 1.Email正文要简明扼要，行文通顺 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 2.注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！ 3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个