OA办公系统在实际工作中的应用.docVIP

OA办公系统在实际工作中的应用 　　【摘要】 OA系统是英文OFFICE AUTOMATION的缩写，也叫办公自动化系统，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。OA办公系统就是采用计算机和网络技术使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，从而提高办公效率，实现办公的自动化处理。 　　【关键词】 OA系统；办公自动化；计算机网络技术；高效；处理 　　计算机科学在知识时代扮了重要的角色，在行政机关、企事业单位工作中，是以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。中国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。 　　一、OA办公系统的发展 　　OA系统经历了以使用打印机、复印机等办公标志的初级阶段，今天，己经发展到了以运用计算机和网络为标志的发达阶段，它随科技的发展而发展，随人们办公方式、习惯以及管理思维的变化而变化。它的最终目标是提高工作效率及日常办公管理水平，增强工作协同能力，降低人工操作的重复、复杂程度，弥补在传统办公中信息的存储、分发、管理和分布的缺陷，为各级领导进行宏观管理提供高效便利的服务，为科学决策提供有效的参考依据，对企事业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。 　　经济在发展、社会在前进，办公自动化也是一个不断进化的过程，随着信息的发展可以分为以下三大发展阶段： 　　1、起步阶段 　　（1985年?1993年）：是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系统，使日常办公也开始运用IT技术，提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等，导致应用效果不佳。 　　2、应用阶段 　　（1993年2002年）：随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化，为OA的应用提供了基础保证，这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了员工工作，规范了组织管理、提高了运营效率。 　　3、发展阶段 　　OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。 　　二、OA办公系统的特性 　　OA的核心即为ezOFFICE（easy office），强调的就是办公的便捷方便，提高效率，作为办公软件，就应具备三大特性：易用性、健壮性、开放性。 　　1、易用性――没有全面的应用做基础，一切都是空谈，所以软件也必须能够被全员所接受，被全员所喜爱。如果易用性不强，这个前提就不存在了，制度落地就只能是空谈。 　　2、健壮性――必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。软件也必须能保证全员应用的稳定性，尤其是针对集团型企业，软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性，否则，一旦出问题，哪怕是小问题，都可能影响到现实的集团业务，从而造成不可估量的损失。 　　3、开放性―能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求，所以软件必须具备全面而广泛的整合性，能够从其它软件系统中自动获取相关信息，并完成必要的关联性整合应用。 　　三、OA办公自动化软件在实际工作中的作用 　　1、能极大地提高工作效率。在日常工作中，通过OA办公系统可以省略各部门间的人力浪费，以及审批、签字、盖章时间的等候，这些都可在网络上进行。 　　2、有效实现跨地域的协同办公。这里所说的协同办公，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。OA办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以有效实现跨地域的协同办公。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与