九龙坡企业档案工作规范管理详解.ppt

错误编写法 （五）报审及修订 送预审（电子版、附机构设置和主要业务范围） 修改完善 正式上报（函或请示、规定、附表、职能职责） ——档案行政管理部门、企业集团 （六）印发执行 （七）适时修订 资本结构或生产经营规模发生重大变化； 主营业务范围发生重大变化； 归档范围和档案保管期限表制订或修订满5年 5.1.2归档时间： 文书档案：一般应在第二年的上半年即6月底前整理上架。 科技档案：定期和及时 项目档案：施工单位在实体完工后3个月内向建设单位移交； 科研档案：按阶段或鉴定后及时归档； 设备档案：设备安装试运行后及时归档。 会计档案：在会计年度终了后，由会计部门整理保存一年后向单位档案部门移交。 特殊载体档案：磁带、照片、实物、光盘等应在工作结束后及时归档。 随时归档:机构变动、人员调动、离岗时留在部门和个人手中的材料；参加重大活动形成的文件材料。 5.1.3归档要求： （1）齐全、完整、准确 齐全指按归档范围的要求收齐；归档文件材料一般一式一份。完整指每份文件要齐全完整，不能缺张少页。准确是指归档文件签字签章手续完备，图样清晰。 具体要求：①归档文件材料应是原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。 ②非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 ③具有永久保存保值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 ④文件材料用纸符合国家规定格式，文件格式要统一规范，各类合同内容填写完整，盖章签字手续完整。 ⑤归档文件应完整，不能缺张少页（合同与备忘录、合同与补充合同）。 特殊载体归档文件说明 照片文字说明包括: 事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等 电子文件文字说明包括: 存储文件的内容、运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等 归档要求： （２）符合档案保管保护的要求 用纸规格应符合要求。（A4、16开） 载体和书写材料符合要求。 符合要求的材料——蓝黑墨水、碳素墨水或黑色签字笔； 不符合要求的材料——禁用热敏纸、铅笔、彩色墨水、复写纸、圆珠笔；打印机最好用激光的。 档案整理所用材料符合档案保管保护要求。贴封面 5.1.4归档份数 一般一式一份，重要的、使用频繁的可以归档二份以上。 5.1.5归档手续（交接手续一定要清） 各部门的专兼职档案人员应清理核对、检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕后向档案部门移交。 交接双方应认真核对移交清册，并履行归档手续，移交清册各留一份以备查考。 5.2档案整理质量符合要求 1、编制档案分类及档号编制方案 2、明确档案整理质量要求 5.2.1档案分类及档号编制方案。 《档号编制规则》——DA/T13-94 档案分类方案：应明确分类的依据、类别标识、类目范围。并应保持相对稳定性和可扩充性。还应附有说明。企业档案分类层次不宜过多。 据分类方案编制档号，档号应指代单一，具唯一性。企业档案档号结构： 全宗号—分类号(项目代号、目录号) —案卷号(件号、盘、张) 阿拉伯数字、英文字母、 拼音字母中的一种或两 种混合方法设定 连写时上、下位代码之间用“—” 短横线相隔；不同级位的类别之间 用间隔符“?”分开 企业档案分类层次不宜过多。 每个企业都应制定本单位档案的分类方案。 《工业企业档案分类试行规则》 党群工作类 行政管理类 生产技术管理类 经营管理类 产品档案类 科研档案类 基本建设档案类 设备档案类 会计档案类 职工档案类 5.2.2档案整理质量符合要求 文书档案(管理类档案）---- 《归档文件整理规则》DA/T22、《重庆市企业事业单位归档文件整理规定》渝档发[2009]39号文件 科技档案----《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822 会计档案----《会计档案管理办法》财会字[1998]32号、《关于进一步规范会计档案整理工作的通知》（渝档发〔2010〕26号） 职工档案---- 《企业职工档案管理规定》劳力字[1992]33号 特殊载体档案 《照片档案管理规范》 GB/T11821 《重庆市照片档案收集整理实施细则》（渝档发〔2006〕36号） 《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15电子文件归档与管理办法》 GB/T18894 《 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1 5. 3注重档案利用，开展编研 5.3.1建立检索系统 手工检索系统：常见的有：分类目录、卷内目录、归档文件目录、专题文件目录等。——规范的格式要求 计算机检索系统：计算机检索分为条目检索和全文检索。——软件功能完善录入规范 5.3.2开展