科技档案整理详解.ppt

科技档案的质量 科技档案质量包括两个方面：内在质量、外在质量（外在包括载体质量质量和整理质量）。 科技档案质量总的要求是：内容真实、完整、准确，编制规范，签章手续完备，载体和书写印制材料符合档案保护要求，分类科学、组卷合理、编目规范，整理符合有关标准规范。 科技档案质量的核心———完整、准确、系统。 案卷和案卷内文件材料的排列 ★ 2、案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后。 ★ 3、科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。 案卷和案卷内文件材料的排列 ★ 4 、产品类案卷宜按产品设计（含初步设计、基础设计、技术设计）、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列。 ★ 5、建设项目类案卷宜按项目前期（依据性文件、基础性文件）、项目设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。 案卷和案卷内文件材料的排列 ★ 6 、设备仪器类案卷应按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。 加盖并填写档号章 1.以件为单位装订的应在每份文件首页空白处加盖档号章； 2.在不装订的每张图纸标题栏附近空白处加盖档号章； 3.整卷文件材料装订在一起（未与内封面、卷内目录装订在一起）的案卷首页空白处需加盖档号章，此时序号不填写。 卷内目录编制 ⑦备注，可根据实际填写需注明的情况。 ⑧档号。由全宗号，分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。 案卷题名的拟写要求 3、尽量不要使用序数词，比如“某某项目施工文件材料（1）”、“某某项目施工文件材料（2）” ；还要注意尽量不要使用相同的题名，要用各种方式把案卷题名区分开来，比如用阶段、单项工程名称、标段、专业、桩号等，而不要使用序数词来区分。 4、能标出具体文件名的尽量不用“文件材料”。如“某某设备说明书、安装说明”，不写成“某某设备文件材料”。 案卷封面编制 立卷单位：应填写负责组卷的部门或单位。 起止日期：应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚时间——年、月、日（年度应填写四位数字）。 * * 案卷封面编制 ④ 保管期限：应填写组卷时依据有关规定划定的保管期限。 ⑤ 密级：应依据保密规定填写卷内科技文件的最高密级。 ⑥ 档号：由全宗号，分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。 * * * 案卷脊背的编制 案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名。 * * * * * 采用整卷装订方式的，一般用棉线“三孔一线”方式装订；按（案卷内封面）、卷内目录、归档科技文件材料和备考表的顺序排列后装订成册，再装入科技档案盒内保存。 第七步 案卷装订、装盒 * *  采用以件为单位装订方式的，按（案卷内封面）、卷内目录、装订好的归档文件材料、备考表的顺序排列依次装入科技挡案盒内保存。 * * 案卷目录是案卷的名册，是著录案卷内容成分和案卷排列顺序的表册，是档案检索和统计管理的必备工具。 第八步 编制案卷目录 * * * * * 案卷目录 序号，应填写登录案卷的流水顺序号。 档号，案卷题名、保管期限填写方法同前。 总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和。 备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。 * * 第九步 入库上架 科技档案整理完毕后，入库上架；案卷排列方法应与本单位科技档案分类方案一致，科技档案排架按最低一级类目排列。 * * 卷内文件的排列（图文混合案卷） 案卷内既有图样，又有文字材料，一般要求文字材料在前，图样材料在后。 成册材料与零散文件（包括图纸）组成一卷时，零散文件在前，成册材料放在后面。 * * 第四步 文件折叠、装订、编页号、盖档号章 1、案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。图纸折叠 方法见《技术制图 复制图的折叠方法》GB/T10609.3。 2、破损的科技文件应修复。 3、幅面小于A4且影响装订的科技文件要裱贴在A4 纸上。 4、装订线外有字迹的要加边。 5、成册科技文件小于A4不用加工。 6、应剔除卷内文件上容易锈蚀的金属物。 装订前 * * 《技术制图 复制图的折叠方法》GB／T10609．3 3.1 折叠后的图纸幅面一般应有A4(210mm×297mm)或A3(297mm×420mm)的规格。对于需装订成册又无装订边的复制图，折叠后的尺寸可以是190mm×297mm或2