采购采购规划详解.ppt

2-4 采购流程 采购与供应管理需要制定一系列标准化运作程序以便于处理日常工作。 手工处理业务时的采购程序。 计算机化的采购流程。（p85） 采购程序的关键步骤是： 1 发现需求； 2 对需求进行描述； 3 确定可能的供应商并对其加以分析； 4 确定价格和采购条件； 5 拟定并发出采购定单； 6 对定单进行跟踪并/或催货； 7 接收并检验收到的货物； 8 结清发票并支付货款； 9 维护记录。 一、 发现需求（需求分析）： 发现需求就是解决“采购什么、采购多少、何时采购”的问题。也是全体需求者（各部门）提出“需求什么、需求多少、何时需求”的 问题。 1、请购（采购申请）： 可由使用单位或仓库方面来开出“请购单”。 此类请购可分两类： 1）?一般物料的采购需求； 2）?库存管理的需求，如安全库存量的补充。 也可由物料需求计划（MRP）将各项需求由 计算机汇总、提出。 2、紧急定单（采购） 紧急定单的产生有些有存在的理由，如款式和设计上的突然改变、市场状况的突然变化。也有实际上并不紧急的紧急定单，产生的原因有四点。 紧急定单引发的代价是昂贵的，需减轻和避免。 办法：1）必须向总经理解释并需批准； 2）额外增加的成本由请购单位承担。 3、小额定单（采购） 多为MRO物品的采购，和归类于管理费用类的物品的采购。 处理小额定单的成本比较高，与这些定单的金额不成配比。 当所涉及物料的短缺而造成的损失与物料本身的价值远远不成比例。 确保这些物料的供应通常是要满足的首要目标。 解决小额定单问题的办法： 办法涉及采购过程的简化或自动化或合并采购，以便减短采购周期时间、削减管理费用、节省采购员的时间等。 1 ? 尽量将小额采购项目标准化； 2 累积小额请购量，直到一定数量或金额； 3 ? 指定小额采购的请购日期。 还可以提出更多的办法。 二、对需求加以准确描述： 1、“准确”地描述所需物品和服务是采购部门和使用者，或跨职能采购团队共同的责任。如描述不够准确，轻者会浪费时间；重者会产生严重的财务后果。 2、 “统一”，即用来描述所需物品或服务的字眼应该统一。为确保词汇的统一性，有效的办法是采用适当的名词手册（文件）。 如：保管总目录、库存目录。 无库存采购或系统合同: 无库存采购是一种将定货和库存职能合并的形式。 允许非采购人员发出定单，采用特殊的采购目录，不具体指定数量，等。 物料项目的库存由供应商进行保管。 常用于办公用品、易耗品、MRO物品等。 有时批发商、分销商更适合为供应商，而不是 制造商。 三、确定供应商： 对可能的供货来源加以选择就是供应商的选择，是采购职能中重要的一环。涉及到高质量的供应源的确定和评价。 对供应商市场的调查分析：市场的规模、容量、性质，供求关系，市场份额，质量水平，等； 对供应商的基本情况：如资本，产品构成，产品生产的历史，供货时间，质量，结算货款的要求，等。 四、确定价格和采购条件： 确定价格和采购条件的方法有三种：询价、招标和谈判方式。 这里先介绍询价采购，也就是报价单方式。招标采购和谈判方式采购，在后面第6章价格的确定中再讨论。 询价采购（报价单） 向选定的若干供应商发询价函件，将采购物项的要求通知有关厂商，让他们报价，然后根据各个供应商的报价而选定供应商进行采购的方法。 优点：供应商少而精，采购过程简单，成本低。 局限性：供应商数量少，范围窄，不一定是最优。 应选择至少三家以上的供应商发出报价邀请。 五、采购定单： 由于每个公司都会尽可能完善地保护自己的利益，在销售自己产品时使用自己准备的销售协议（条款对销售方有利），在采购时使用自己准备的采购定单（对采购方有利）。 到底选用哪一方准备的文书取决于双方相对实力的强弱、采购物品的特点、交易的复杂程度以及在确定或发出定单方面所制定的战略。 采购定单所必备的要素，以及对订单有约束力的各种条件。 六、跟踪和摧货： 跟踪-----是对定单作例行追踪,以便确保供应商 履行其货物发运的承诺。 采购方对例如质量或发运方面的问题，应尽早了解，以便采取相应的行动。 具体方法可以是走访、电话、跟踪单。 催货-----对供应商施加压力，以使其履行最初做出的发运承诺、提前发运货物或是加快已经延误的定单涉及的货物的发运。 催货应仅适用于采购定单的一小部分。 七、货物的接收和检验： 根据采购合同的规定，对时间、质量、数量有要求。 1）强调交货期，准时供货； 2）验收质量、数量等。 实施了JIT库存管理系统的公司中，对认证的供应商的物料可以免此程序。 对于小额采购也可以免除此程序。 关于货物实际收到之后或之前支付货款，涉及现金折扣问题。 八、结清发票，支付货款： 对于发票的审核和批准到底是供应部门还是会计部门的职责，仍存在一定争议。 理由是采购部门是交易最初发生的地点，如