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从信息化的角度谈科技档案管理 　　【摘要】本文以中国核动力院二所为例，分析了在科技档案管理工作中加强信息化建设的一些措施与想法。 中国论文网 /3/view-7212524.htm 　　【关键词】科技档案; 信息化 　　当今世界已经进入创新密集时代，知识加速涌现，技术爆炸发展，科技创新与产业变革同时迸发，历史性地聚集在一起。信息化已经成为经济社会发展的一个重要标志。 　　一、科技档案管理背景 　　随着信息化社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演着越来越重要的角色。档案基础业务建设的重点已经开始向信息化转移，档案信息化建设成为档案事业发展的必然趋势。同时，档案信息化建设也是档案部门进一步深化改革、推动科技进步、提高服务效率的必然选择。 　　二、科技档案管理信息化项目建设 　　（一）制度与组织机构建设。科技档案管理的信息化建设可由信息化管理部门牵头，建设信息化项目组织机构，制定信息化建设管理制度及流程、为项目建设提供制度保障、技术支持、沟通协调等支持。 　　项目组织机构应包括所主管领导、档案部门主管、信息部门主管、档案管理人员、信息管理人员等。 　　由所主管领导担任项目主管，负责信息化建设的总体规划、重大问题的解决、决策、指挥等工作;档案部门主管负责科技档案信息化规章制度的制订，档案资源的数字化、系统建设等工作的协调;信息部门主管对档案信息化建设过程中遇到的问题进行协调，档案管理人员负责数据信息的著录、收集、整理、入库、保管、利用和维护等工作;信息管理人员负责档案信息系统的软硬件的调试、升级维护、网站的维护、信息的安全与保密等工作。 　　（二）信息系统建设。一是科技档案信息资源的数字化。 科技档案信息资源的数字化是信息化项目建设的关键步骤，数字化程度的高低、数字化质量的好坏直接影响着信息服务质量的优劣。 　　档案数字化包括纸质档案的数字化、照片档案的数字化、音像档案的数字化等，其中大量的工作是纸质档案的数字化。纸质档案的数字化包括两个不同层次：一是档案目录的数字化，二是档案全文的数字化。 　　可采用扫描录入等方式，按档案原貌逐页存储为图像文件，并为其编制目录索引，或是经光学字符技术识别后，采用文本格式存储档案内容辅之以全文检索数据库两种不同方式。 　　相对于传统的手工检索工具，档案目录的数字化已经突显了极大的进步，这一点是有目共睹的，但档案目录的数字化远不是档案管理的全部内容，而档案全文的数字化能够全面、系统地显示档案管理的全部内容，在不触动档案原文的条件下，可以借助计算机网络的优势，方便快捷地查阅各类档案的详细内容，通过局域网、磁盘、阅读器等工具，即可实现异地查询、浏览及信息交流等，有效地拓宽了档案信息资料的传递空间，因此档案全文的数字化才是档案数字化管理的发展方向，也是信息化项目建设的主要内容。 　　档案全文的数字化不仅包括纸质文件的数字化，还应包括音像文件、数据文件的数字化。对于音像文件、数据文件，除了将其运用光盘进行复制、保存外，还应通过专业的软件进行处理，并可进行在线浏览，而不是将光盘存在库房里，需要利用时，再将光盘借出使用。 　　由于大多数光盘中的文件占用空间极大，所以对这部分文件的数字化工作，应好好规划其存储方式、存储地点。 　　二是科技档案管理工作自动化。摒弃传统的手工工作，将科技档案管理的各个工作环节都设计在信息系统里，借助计算机及系统来完成日常的管理工作，从而实现科技档案管理工作的自动化，这也是信息化系统设计的主要内容。结合文件生命周期理论与前端控制理论，文件从产生到作为档案被保存并利用，直到失去价值被销毁的整个生命过程都应在信息系统中完成。 　　在系统的设计中，管理工作自动化的内容应包括文件生成与审批系统、文件收集、整理、分发、入库归档、组卷、检索、提供利用、回收、鉴定与销毁等内容。文件生成与审批：在系统中设置编写、校对、审核、审定、QA审核、批准、归档等功能，使文件产生后，由编写者发起流程，依次经过校对、审核、直至归档的流转过程，参与流程的角色与编写者进行的任何交互都在该系统中完成。文件的所有校审记录也在系统中自动生成，并可查看与下载。文件的整个流转过程可实时监控。 　　归档完成后，由科技信息档案室统一下载打印，并做后续的归档处理。该功能省去了纸质审批的繁琐，减少了纸质打印量，节约了时间，提高了工作效率，将文件的产生环节纳入了管理自动化的范畴。 　　三是科技档案管理工作流程化。在科技档案管理工作中，涉及的流程主要有文件生成流程，文件审批流程，文件分发流程、试验数据分发流程、文件更改流程、文件作废流程、全文浏览审批流程、文件借阅（调阅）流程。 　　文件生成过程流程化：为各类型的文件设置相应的生成流程，作者点击相应的文件类型，在文件的各模块中，输入相应的内容，