办公室人员如何做好文书档案管理工作.docVIP

办公室人员如何做好文书档案管理工作 　　摘 要 文书档案管理是机关事业单位办公以及经营活动中不可获取的载体，其直接决定着机关事业单位内部业务服务能力和质量的提升。特别是在信息技术迅猛发展的今天，信息已经成为制约事业单位发展的关键因素，所以必须要切实做好机关事业单位等办公活动中的文书档案管理工作。本文从文书档案管理概述入手，就当前办公室人员在其实际应用中存在的问题及其解决策略进行了探究。 中国论文网 /3/view-7174002.htm 　　关键词 办公室人员 文书档案 解决策略 　　文书档案管理是机关事业单位办公活动中对实际工作进展情况的真实记录，是确保单位持续稳健发展的重要依据，有助于规范单位业务行为，提升单位服务水平，同时也可以实现“古为今用”，更好地指导单位现实工作的开展。其重要性不言而喻。因此，办公室人员必须要从思想层面上意识到文书档案管理工作对单位发展的重要性。然而，在当前的文书档案管理工作开展的过程中，依旧存在一些制约管理水平提升的因素。如何才能有效地提升办公室人员的文书档案管理水平，是当前办公室管理工作亟待解决的问题。 　　一、文书档案管理概述 　　（一）文书档案管理的含义 　　文书档案实际上就是反映行政或者党务等活动的档案，主要包括布告、命令、信函、指示、决定、通知、简报、会议记录、批复、计划和总结等。而文书档案管理则是将已经发生过的事件及其具体过程记录下来，并以电子文件或者纸质形式载体加以储存，具体主要包括对这些文书档案信息进行收集、整理、检索、坚定、统计、利用以及保护等工作。同时，这些工作环节之间大都有紧密的联系性，特别是利用环节更是文书档案管理的核心。 　　（二）文书档案管理的特点 　　文书档案管理工作的特点包括“一体化”和“综合性”两个主要特点。其中的“一体化”特点是指文书档案整理是在文件搜集、运转、催办和承办基础上所进行的一个文书档案管理环节，二者相辅相成，共同决定着文书档案管理工作的质量。而“综合性”特点是指文书档案管理工作除了负责管理文书档案工作外，也涵盖了会计、人事以及科技等方面档案的管理，内容比较丰富、复杂，所以综合性很强。 　　（三）文书档案管理的重要性 　　在现代企事业单位管理中，文书档案管理也是管理中一个重要的环节。文书档案管理不仅是确保事业单位工作质量和效率得以提升的重要条件，同时也是衡量事业单位管理水平的关键尺度。而就文书档案管理工作重要性的具体内容而言，其主要包括两个方面：一方面，文书档案的凭证作用，其可以记录下企业的真实发展情形，具有一定法律效用，同时由于其大都是当事人的声音文件、影响文件或者亲笔手稿，所以真实性比较强；另一方面，文书档案的参考作用，其是企业以前发展过程的完整记录，也是企业发展的第一手资料，所以可以为企业未来的发展提供必要的参考数据，具有重要的作用。特别是随着信息技术的迅猛发展，企业每天的发展过程中均会产生大量的文档信息，加之人们对于文档服务的质量提出了更高的要求，所以文书档案管理工作亟待完善、创新和改革。 　　二、当前文书档案管理工作中存在的问题 　　（一）管理制度有待完善 　　在当前大多数的企事业单位工作中，文书档案管理工作大都在行政办公室中的综合档案室内来进行，行政办公室负责的工作任务比较繁重，没有将其分散给其他部门或科室的文书档案资料来进行合理归档；或者部分办公室人员为了办公方便而没有将那些使用完毕的文件进行及时的归纳；又或者部分办公室人员没有从思想层面上意识到档案归纳的重要性，所以在使用后随意放置而造成丢失问题等等。这些问题均可以归根于管理制度不完善。 　　（二）人员素养有待提升 　　目前，部分企事业单位大都没有充分意识到文书档案管理工作对单位事业发展的重要性，具体主要表现为企业内部的办公室人员的管理水平、文化程度、理论水平以及专业素质等参差不齐，同时他们所具备的管理意识、知识储备量、知识结构以及工作效率等已经无法满足新形势下现代企事业单位业务开展的需求，所以相关的企事业单位文书档案管理人员的素养有待提升。 　　（三）部门协作有待加强 　　基于上述所述，文书档案管理工作本身具有“一体化”和“综合性”等特点，要求办公室人员必须在具有较强档案管理意识的基础上统筹单位各部门的工作，以确保文书档案管理工作的质量。然而，在当前的文书档案管理工作过程中，办公室人员大都对各部门间的业务不熟悉，所以他们无法科学、准确地确保文书档案管理工作的质量。 　　三、当前文书档案管理工作中存在问题的解决策略 　　（一）完善档案管理制度 　　文书档案管理制度是办公室人员开展文书档案管理工作的行为准则和标准，可以规范办公室人员的管理工作，提高管理的水平，所以在平时的文书档案管理工作中，相关单位领导要结合单位发展的实际情况来不断完善档案管理制度，从