时间管理——就业指导教案.ppt

就业课 哲学家这样说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。” 总之，时间是一种特殊的稀缺资源。它是不能再生的，它不能被储存下来，它是每个人都有的，它对每一个人都是均等的，但又是有限的，最珍贵而又最容易被人忽略的。世界上任何一个人每天都有86400秒钟。每个人的一小时都是60分钟；每个人的一分钟都是60秒。 请问： 时间管理的定义 1、时间管理就是自我管理。 2、时间管理就是事前的规划或长期的计划。 3、时间管理即是改变习惯，以令自己更富绩效， 更富效能。 我们通常在时间控制上容易陷入下面的陷井： 1、习惯拖延时间。 2、不擅处理不速之客的打扰。 3、不擅处理无端电话的打扰。 4、泛滥的“会议病”困扰。 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。 “杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”——“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律” 一一“文件的堆积将被扩展，以便满可供堆积的空间 。” 昨天是已经被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票 今天则是随时可运用的现金，请善用它！ 解决方法： 过滤访客与电话 衡量办公地点是否恰当 设置一些暗示社交时间的结束技巧 1. 定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚的界定 2. 权责对等 交出职责时一定要授予同等的权利 主动检讨并提供对等的职权 会议要有目的，没有目的就不开会 召开会议首先安排会议的议程 对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法 安排适当的计划 会议的时间和次数要适当 务必准时开会和散会 应付干扰、提高效率的办法就是指定规则 对于脱离讨论议题的解决办法 会要有议，议要有决，决要有行 追踪会议决议的执行 浪费时间的原因： 1. 不明白问题所在 2. 没有目标，优先的次序、完成的期限不明确 3. 没有自我奖励 4. 遇到急事立刻反映 5. 桌上一片混乱，没有条理 6. 缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰成性 7. 没法把事情分派出去，授权不当 8. 接受干扰 9. 变更优先程序 10. 不完全，或者不可靠的资料妨碍了工作的完成 记录危机工作日志，分析危机的来源 预期意外事故的发生 不要理会不必要的问题，授权，做自己的事情 预防星星之火 担任主管角色的人应该主动积极，做好总结 低估状态，增加缓冲 动用最能迅速有效调整弥补的资源 培养大家可以范错，强调迅速报告坏消息 弄清楚他们真正的要求是什么 把所有重要计划都安排好时间 1. 不明白事情的重要性 2. 没有建立系统 3. 没有时间拟订计划 4. 以危机为导向，假设危机不可避免 5. 缺乏自律 6. 害怕许下承诺 7. 没有指出明确的结果 8. 无法指定工作的优先顺序 9. 假设计划被紧急事故破坏 10. 心里虽然有计划，却认为这计划还没有重要到需要写下来的地步 1. 渴望受到别人的赞许或者接纳 2. 怕会冒犯别人 3. 对义务的认识错误 4. 不知道如何拒绝 5. 缺乏工作目标 与优先次序 6. 别人毫不考虑的就假定你会答应 7. 无法拒绝老板 文件复杂的原因及解决 解决的方法： 对于优柔寡断解决的方法： 不要拖拖拉拉 学会授权，不做授权给别人的事 抛开完美主义 及时销毁过时的文件 档案要分类存放 对于各自工作的解决方法： 量力而行 要有系统 读速要快 不在一个时间做很多事 工作搁置的原因及解决 浪费时间的内在因素及解决方法 〈一〉 危机应付的原因及解决方法 计划欠妥的原因及解决方法 贪求过多的原因及解决方法 事必躬亲的原因解决方法 危机应付的原因及解决 1. 不明白事情的重要性 3. 反映过度把问题当危机看 2. 没有预期会发生问题 4. 忙着救火 5. 做事拖延 6. 工作时间预算的不切实际 7. 机械故障、人为错误 8. 部署不愿透漏坏消息 9. 因重要人物提出要求而引起的过度反应 10.进度失控 危机应付的解决 计划欠妥的原因及解决 计划欠妥的解决 建立系统，包括计划表、每日目标、优先次序、完成的期限，运用好整合组织系统 花时间拟订计划，拟订计划应有先后顺序 认清“危机不可避免”这种危机导向假设是一种错误思想，预先为偶发事故做好应变计划 要有自律，强迫自己定好完成期限，尝试第一个月目标优先次序及每日计划，列出同时可提供的协助、监控进度、评估成果等 不要害怕许下承诺 要指出明确的结果 指定工作的优先次序 紧急事故可能把一天的事情打断，如果这天的工作已经计划妥当，损失就可以