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浅谈办公自动化系统在海洋档案管理中的应用 　　【摘要】本文主要探讨了办公自动化系统在海洋档案管理实际应用中所体现出的特点和存在问题及应对方法。 中国论文网 /3/view-7212610.htm 　　【关键词】办公自动化;海洋档案管理;应用;存在问题应对方法 　　随着网络技术和信息技术的发展，各涉海单位行政办公模式的内容和方式得到了很大的改变和发展，从以前的文字档案处理办公的方式，到今天的电子化档案的发展和应用，使得海洋档案的管理发展成为便于查阅和利用的即时载体。 　　一、办公自动化 　　办公自动化也叫办公室自动化，源于英文Office Automation，缩写为OA，是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。办公自动化利用计算机等现代技术设备来处理信息和办公室工作，实现了信息的自动发送、传输、接收和存储等，从而加快信息的流动，增加信息的真实、可靠性。 　　二、办公自动化系统在海洋档案管理中的应用 　　海洋档案包含的种类非常繁多，不但包括对海洋水文、气象、地质等领域的基础研究，还包括像海洋资源开发、海洋权益保护等应用研究。因此海洋档案的管理对于涉海单位来说是非常重要的。海洋档案OA系统信息化建设是指通过计算机技术、网络技术和通信技术等手段，将不同载体的信息记录到档案及其内容进行数字化的整合，形成一个数字化的管理平台，并通过互联网的形式进行信息档案的共享，从而提高海洋档案工作的信息化、现代化管理水平。 　　（一）电子档案的收集应用。在办公自动化中，电子档案管理过程的前端必须延伸到系统设计阶段，需要应用扫描设备和仪器进行档案的扫描和识别，把电子档案以统一规范的格式录入计算机设备，以利于下一步的处理。 　　（二）工作流程的信息化应用。通过对海洋业务开展过程进行分析，根据现实业务情况，应用信息化技术对文件档案进行集中有效分类，同时对相应检索查看的应用进行开发，对电子档案进行分类鉴定、编目、检索、排序、保存归档等，高效地分析处理。为了更好地对电子档案进行管理，要加强管理流程建设，分清工作人员的权责和工作标准，以减少不必要的人为干扰给档案的管理带来的破坏。另一方面，自动化办公系统要与档案的管理系统做好兼容适配的工作，以确保文件档案格式的一致性。 　　（三）信息化检索的应用。在电子档案完成数字化的处理和归档后，需要在逐渐庞大的数据库中检索出需要的文件档案，以方便使用。因此对于OA系统的应用来说，还要通过开发一定的检索程序以适配文件搜索和检索的需要。 　　（四）办公信息化输入的应用。要实现OA系统在海洋档案管理中的有效应用，还需要建立档案数字化输入和存储的方式和机制，以提高档案管理信息的时效性，提高数据库的更新速度。首先要把信息化档案的输入纳入单位的日常业务运行过程中，然后运用OA系统和互联网技术建立集中处理的系统，进行集中归类和处理，最后进行归档存储保存。 　　三、办公自动化系统在海洋档案应用中的特点 　　（一）有效地提高海洋档案管理工作的工作效率。根据涉海单位各部门功能和作用的不同，海洋档案可分为科研、监测、观测、文书、人事、会计、基建和实物等，涵盖业务、人事、财务、基础建设等影响单位运作和发展的多个方面。办公自动化系统的应用对单位各部门之间的职能、工作人员、工作程序等方面产生较大影响，冲破了传统的人工操作的束缚，将档案管理工作程序趋于科学化、合理化，极大地降低了档案管理工作者的劳动强度，提高了工作效率和质量。 　　（二）在特定范围内实现了资源共享。办公自动化环境下利用计算机技术，使得档案的管理更加科学化、规范化，最大限度地提高了档案利用率和利用工作的质量，同时能够保证较高的检索率，摆脱了空间的限制。也能够对其它部门的工作动态和档案管理信息动态通过网络实现。另外，办公自动化系统中对档案的使用设置了一定的权限，增强了档案的安全性。 　　（三）有利于电子文件稳定保存。办公自动化中形成的电子文件，是记录信息、传达信息、留存信息的重要载体，它与纸质档案载体相比，有着体积小、寿命长、便于保存等优点。我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD、移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便便捷，便于备份，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有较强的稳定性。 　　（四）海洋档案存储方式多样化。办公环境下海洋档案管理的存储方式从原来的纸质转向文本、图像、影像或者声音等多种实物载体，这不但缩小了存储档案的空间，还增加了档案存储范围和内容，并延长档案寿命，便于使用。 　　四、办公自动化系统在海洋档案管理应用中存在的问题 　　（一）缺乏归档管理制度。现有的海洋办公自动化系统，从电子文件的生成到归档，在管理方法和制度上都很混乱，造成工作职责不明确。由于缺乏具体的归档管理制度，