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浅析人事档案管理的数字化应用 　　[摘要]完整、准确的员工档案管理工作是全面考察、了解、正确评价和使用人才的重要依据，是保证人才队伍素质的重要措施，特别是对干部选拔方面有着重要意义，人力资源部门认真审阅接受、收集整理员工人事档案为单位决策者提供准确、齐全资料，为合理配置人力资源提供可靠依据。 中国论文网 /3/view-7167461.htm 　　[关键词]人事档案；数字化 　　蓬莱阁景区作为全国知名景区，旅游服务一直走在同行业前列，一流的景区离不开一流的旅游资源，更离不开一流的旅游管理团队，蓬莱阁的各项内部管理始终处于行业先端，人事档案管理工作从1999年就开始实行数字化管理，至今已形成完整系统的管理体系，功能完善的数字化档案管理体系在景区人力资源管理工作中发挥了巨大的作用。 　　一、人事档案的基本构成 　　人事档案是人力资源管理中的重要组成部分，是一项政策性、专业性、连续性和保密性很强的工作，是国家档案的重要组成部分，人事档案是企业人事管理过程中形成的，以员工个人为单位集合起来，以备考察的文字材料。人事档案是企业员工信息的重要载体，历史、全面、真实地记载着员工个人成长经历、能力和品德、才能。人事档案包括员工个人的经历、家庭情况、社会关系、工作变动、思想品德、业务能力等方面的材料；学历和专业技术职称材料；政审材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励、处分材料；录用、任免、聘用、工资、离退休、退职、出国、劳动合同、转业退伍、调动等多项内容。 　　二、数字化人事档案管理构成 　　数字化人事档案管理一般由三部分组成：人事档案库、数字资料库以及检索查阅。 　　人事档案库：人事档案数字化，将人员的基本情况、调动信息以及学习培训内容等相关内容，分类建库，方便统计、查阅。 　　数字资料库：对人员的身份信息、文凭证件，以及各类相应活动的影音资料与人员对应建库，全方位对人员进行有效管理。 　　查阅系统：档案数字化管理的最大优势就是查询功能强大，因此查阅平台的构建是数字化档案管理的重要组成部分。随着网络化的发展，本地及远程查档、阅档功能也是需要着重关注的地方，同时注意采用多种安全加密处理方式，确保系统运行安全可靠。 　　三、数字化人事档案管理发展现状 　　人事档案管理数字化建设是一项需要运用多种专业配合、多部门协作的多环节配套工程，因此人事档案管理数字化建设必须围绕人事档案文件多、种类多、文件创建者多、创建时间不定期、数字化程度低等实际问题，最大可能地采用最新信息技术，及时研究解决数字化建设中的存在问题。 　　1）人事档案管理长期以来都是依靠手工作业，近年来虽运用了计算机，但由于其内容的保密要求，通用性相对较差，造成其数字化程度相对其它领域和行业相对落后。 　　2）人事档案管理软件的开发滞后，通用性差。人事档案管理的标准化、规范化程度低。人事档案业务基础较差，案卷质量不高，人事档案管理尚无统一标准，仅着眼于某一地区、部门或某系统，全面实施困难较大，制约了数字化建设。 　　3）人事档案管理的方式相对落后。人事档案管理的技术标准、工作程序标准尚未从数字化技术特点和发展进行考虑，越来越多的“文件资料”是硬盘和光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应人事档案数字化的要求。 　　4）人事档案管理人员的素质有待提高。进行数字化信息系统管理，需要有较高知识层次和先进技术水平的管理人员，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多单位和部门缺乏高素质人才，既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才就更加奇缺。 　　四、如何做好数字化档案管理工作 　　1、提高对人事档案数字化工作的重视程度 　　人事档案管理工作是一项不引人注目又默默无闻的工作，长期以来，相当一部分人的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是简单的收集与保管等事务性工作，不是单位的主要工作，也不能给单位带来直接的经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了，所以人事档案管理往往被忽视。通过人事档案数字化工作的达标升级，主管领导的档案管理意识进一步加强，重视程度明显提高，从资金投入、设施改善、到人员配备与制度落实都下大气力，为做好人事档案管理奠定了基础。 　　2、加大资金投入，更新改造人事档案软硬件设施 　　一般情况，人事档案管理归口政工部门或人力资源部门，专人专管。但很多单位没有专门机构管理人事档案，面临着人事档案管理基础不一，管理水平参差不齐，档案馆舍条件简陋的问题。要实现人事档案数字化管理，就需要设立专门的人事档案室，实现库房、阅档室、办公室“三室”分开，配备专用铁质档案柜、灭火器、加湿器、温湿度表、空调机，同时阅档室与办公室要配备相应的微机、复印机、激光打印机等现代化设备以及切纸机、打孔机硬件设施和软件