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秘书 国家职业资格培训教程 会议管理 会前筹备 一、会议筹备方案 ㈠相关知识 1.内容 ①确定会议的主题与议题 会议的主题是指关于会议要研究的问题、要达到的目的。议题是对主题的细化 确定会议主题的三要素：一、切实的依据 二、结合单位实际 三、明确目的 ②确定会议的名称 ③确定会议的议程 确定会议的主持人、发言人、讨论题目、讨论方式、以及安排主要领导做会议总结。 ④确定会议的时间和地点 会议时间包括实际进行时间和休会时间。 最佳时间要考虑主要领导可不可以出席。 要尽量开短会。 会议的地点要：会场大小、地点。环境、交通、设施都适中或者方便。 ⑤确定会议所需的设备和工具 ⑥确定会议文件的范围，以及做好文件的印制和复制工作。 ⑦确定与会代表都是谁 ⑧确定会议经费预算 ⑨确定会议住宿和饮食 ⑩确定会议的筹备机构 2.作用 草拟出完善的会议筹备方案是会议工作的基础。它的作用有以下三点： ①确保会议的周密组织 会议筹备方案详细制定了会议的议程表和工作制度，细化了每个人的工作自责、任务，推动各项小组筹备工作的有序进行。 ②服务、沟通方面。确保会议服务质量和沟通协调到位 会议筹备人员积极发挥综合协调、承上启下的作用。做到了上情下达、下情上传 ③确保领导意图可以贯彻执行 方案可以使领导更好地了解会议的筹备方案。 3.电话会议 定义：是利用程控电话的“会议功能”召集不同地点的人举行会议。 电话会议适用于规模不大、办公地点相对集中的企业。 特点：①是电子通信会议中花费最少的，更能激发思维创造性，对开展商务交易活动和协调活动是极为有利的。 ②电话会议缺少身体语言，难以进行互动交流。而且缺少文本，难以传递大量信息。因此可以使用传真等通信方式来增加信息的传输与交流。 ③适用于规模不大、办公不远的企业。 要求：①对话会议要求准确发出开会信息。 要特别说明要不要设立分场。 要强调准时到会。电话会议室一种实时交谈的会议。 ②认真分发会议书面信息材料。 电话会议是一种以语言为交流手段的会议形式，因此在缺少文字同步运输的情况下，特别要做好书面信息分发的工作。在讨论文件上要提前标号讨论的顺序编号和标题。 ③会场信息传输设备要合理安排 电话会议分为主会场和分会场，为了使分会场的人都可以听到从其他会场发来的声音，各会场应该装有扩音设备和话筒。人数较少的话，就直接用免提扬声器的电话机的就可以。 ④按时接通电话。所有的与会人员都要提前5分钟进入会场，会议时间到，召集方立即以主叫的方式接通各方。 ⑤互相通报出席情况 ⑥做好会议记录。用录音电话系统记录会议信息，会后整理成书面材料。这些录音带和书面整理稿都要归档保存。 4．视频会议 定义：是利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。 适用于布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等特殊紧急的情况。 特点：视频会议属于同步会议 ①实现了图声同时传送 ②打破了空间的限制 ③节约了时间、费用 ④交流效果较好，更有利于双向交流。 局限性：虽然说交流效果较好，但还是没有面对面会议形式所具有的会议效果，因此交流不够深入广泛。而且准备时间较长，投入成本较高。与面对面会议相比，视频会议时间紧，发言人数较少，发言时间相对长。 要求：①准确发出开会信息 ②分发文件信息材料。通过传真或者电子邮件。 ③会场的布置。要安静整理、主会场和分会场都要悬挂会标，来突出会议的主题以便电视的宣传报道。 ④会场信息传输设备的设置与检查。视频会议第设备要求较高，可以配置高速传真机，以便同时传送文件。 会议设备要落实专业技术人员的调试、检测。会议期间要有值班维修制度。 ⑤做好会议的信息准备。为了提高会议的成效，会议讨论的事项一定要在会前通过其他方式进行有效的沟通，成熟之后再在视频会议上通过。 ⑥采用先集中后分散的形式。为了减少租用通信线路的时间，在议程安排上，要先集中开大会，然后由分会场各自举行会议。 ⑦汇总情况信息。会后，各分会场要将本会场的情况整理成书面报告呈交主办单位备案 5.远程会议筹备方案的特点： ①节约时间和金钱、用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短。 ②在拟定远程会议筹备方案的时候，要预先了解提供服务的公司的服务业务，并且要提前一周预约，将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、起止时间、参加人数、与会人员电话号码、主持人姓名。 ③会议程序、议程及其其他材料要尽量寄给与会人员，以使他们有时间准备。 ④远程会议筹备方案中要有专人负责检查会议设备齐全不、摆放是否符合要求。 6.会务机构分工 定义：会务机构分工主要指会议组织部门和人员落实。 范围：包括文件的起草与准备、会务组织、会场布置、接待、安全保卫、医疗救护、生活服