进出口贸易公司程序文件研讨.docVIP

进出口贸易公司程序文件汇编 （ISO9001-2015） 目录 进口贸易过程控制程序 顾客沟通程序 客户资信评估程序 样品管理程序 验货交付程序 供应商评估程序 合同评审程序 出口贸易过程控制程序 顾客投诉处理程序 数据分析与利用程序 进口贸易过程控制程序 1.0目的： 确保进口贸易全过程的顺利完成。 2.0适用范围： 本程序适用于各种进口贸易过程。 3.0职责： 3.1业务员：负责与客户沟通和进口贸易的洽谈，接受订单，拟定进口合同、销售合同或代理进口合同（协议）；办理货物进口报关和检验；跟踪合同（协 议）执行的全过程，记录和建立合同档案工作。 3.2业务部经理：负责进口业务的审批，签订相关的合同（协议）必要时参与进口贸易的洽谈，检查合同（协议）的执行情况。 3.3公司总经理：负责进口贸易和资金使用的审批。 3.4财会部：收取顾客预付款或订金、货款，办理付汇、结算。 4.0工作程序： 4.1洽谈接单： 4.1.1 业务员进行进口贸易的洽谈，做好洽谈记录，保存洽谈过程中的传真、电子邮件等来往文件。必要时业务部经理参与洽谈的过程。 4.1.2业务部对供货商的资信情况进行评估。参见《供应商评估程序》。 4.1.3业务部对顾客或代理进口委托方的资信情况进行评估。参见《顾客资信评估程序》。 4.1.4业务部对进口商品的市场、政策风险进行评估，掌握本国和出口国的监管措施，如是否需要进口批文、关税多少等。 4.2业务审批： 4.2.1通过评估后，业务员拟定进口合同、销售合同或代理进口合同（协 议），交本部经理审批。 4.2.2业务员填写《进口成本核算表》，经业务部经理审批后交财务部审批，再呈总经理审批。 4.3合同的签订： 通过审批后，由业务部经理签订合同（协议）。 4.4合同的执行： 4.4.1业务员按照合同的规定，敦促客户或委托方按时支付订金（预付款）、货款等款项。 4.4.2当进口的付款方式是信用证时，要填写《信用证申请书》、《授信开证额度使用申请书》、《进口付汇核销单》， 附上合同等有关单证交财务部办理开证。收到银行开立的信用证副本，业务员要根据合同进行认真核对，发现有不符点立即通知银行改正。 4.5货物进口报关： 4.5.1业务员敦促供货商按照合同规定的时间和要求，装运货物和寄发提单、发票、装箱单等单证。收到这些单证后，业务员要妥善保管并在接到到货通知时，连同合同一起抓紧报关。当委托报关行报关时，还要填写《代理报关委托书》。单证文件交接要有签收记录。 4.5.2 业务员报关时，要根据报关文件认真填写和核对《进口报关单》，报关后要及时取回该单复印存档。 4.5.3收到税单（关税、增值税），业务员填写《付款通知书》在税单限期内，交财务部交纳税款。业务员要将税单复印存档。 4.6货物检验： 业务员按照合同要求对进口货物进行检验，及时将检验结果报告业务部经理。参照《验货交付程序》执行。 4.7货物交付： 业务员按照合同（协议）的约定，进行提单或货物的交付。提单或货物的交付要有客户的签收记录。 4.8进口付汇： 业务员填写《进口付汇申请书》、附上合同、发票、提单、报关单及相关单证，经业务部经理审批后交财务部审批，再呈公司总经理审批，然后再交财务部办理付汇。单证的交收要有签收记录。 4.8.1当以电汇结算时，还要填写《进口付汇核销单》。 4.8.2当以信用证结算时，收到银行《付款通知书》要认真审核信用证项下的单证是否相符，尤其是对进口的品名、规格、数量、单价要倍加注意，发现有不符点原则上应提出拒付。 4.9付汇核销： 业务员将《进口报关单》等有关单据交财务部办理核销，交收要有签收记录。 4.10结算： 业务员填写《进口结算单》附上相关单据，经业务部经理审批后交财务部办理结算。单证的交收要有签收记录。 4.11合同归档: 业务员从合同的开始到结束，要建立合同档案和合同归档。 5.0 相关文件及记录： 《供应商评估程序》 《顾客资信评估程序》 《验货交付控制程序》 《不合格控制程序》 顾客沟通程序 目的： 加强与顾客的贸易信息交流，以获取最佳的贸易额及利润。 适用范围： 公司业务部门在贸易过程中与顾客的为达成贸易而进行的所有接触。 职责： 业务员负责与顾客有关签约前后的细节的沟通，并在部门经理（或主管本部门的副总经理）的指导下负责处理有关的顾客投诉。 工作程序： 对于新客户，业务员应充分利用中国出口商品交易会的展示，或到国际展览会上展示公司的商品，以达到宣传，推广作用，同时可在日常工作中，通过信函，电子邮件，传真，网上推销，广告等方式，详细地向顾客介绍所经营的产品具体资料。 对于老顾客，业务员应通过电子邮件，传真等直接快捷的方式及时把新商品，新信息告知客户，如情况需要，可按客户的要求用