第八章日程安排本章重点.pptVIP

第八章　　日程安排 　　本章重点： 　　1．日程安排计划表的种类 　　2．日程安排计划表的制作和填写 　　3．日程安排计划管理 第八章　日程安排 1、日程安排与文秘人员 第八章　　日程安排 　 第八章　日程安排 3、文秘人员在日程安排中的工作　 第八章　　日程安排 　 3、文秘人员在日程安排中的工作 　　　 　　　文员需要掌握： 　　　　⑴　充分了解上司对“优先顺序”的评价标准 　　　　⑵　领悟上司意图比接受上司指示更重要。 第八章　日程安排 　4、日程安排计划表的种类和管理 　　4.1　日程安排表的种类 第八章　　日程安排 　 　4.1　日程安排表的种类 　　　实操训练： 　　　　　同学们为明天做一份日预定表。 　　　指导： 　　　　　内容可以——①自己的工作安排； 　　　　　　　　　　　②为上司安排； 　　　　　　　　　　　③自己的日常生活安排； 　　　　　　　　　　　④家庭某一事务安排。 　　　　注意：要根据不同的主题设置栏目名称。 第八章　日程安排 　4.2　约会 　　⑴　要求约会时 　　　　约会的方法：电话、写信、曾经的约定。 　　　实操训练： 　　A同学是要求约会方、B同学被要求约会方。 　　　　A根据上司指示要约B上司与自己的上司 　　见面，而B从没听过A的公司，A约见的时间与原计 　　划冲突，而且B的上司当时不在公司。 　　指导：同学们把P170－173的各项要点圈出来，旁 　　　观的同学注意记下AB不足的地方，对照书中要点。 选择题： 　文员根据上司指示，向对方要求约会时， 　　以下哪些做法是错误的(??? 　) ?? ?A．如果用写信的方式，在估计对方收到信 　　　后，再打电话确认 ???B．告知你或上司的联系电话，以便有变化 　　　时可立即通知 ???C．对方越忙越必须早一点联络 ???D．如果上司出差，可以在他回来的当天安 　　　排约会。 第八章　　日程安排 ⑴　要获得上司的许可； ⑵　如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给　　 　　对方的文秘人员以确认； ⑶　要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、 　　地点、方式（早攴会、午攴会等）、所需要的时间等； ⑷　约定后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排上。 　　还应准备约会所需要的文件资料。 　 ⑸　星期一早上、周末、即将下班前、午攴前后不要安排约　 　　　会； ⑹　对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日 　　　子不要安排约会； ⑺　公司有重大活动的那一天不宜安排约会； ⑻　地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪 　　　规格、是否需要保密、是否需要就攴等因素。 第八章　日程安排 4.3 日程安排计划表的制作和填写 　　　 　⑴　年预定表 　　　　内容精练，文字简要，最好能参照上一年。 　⑵　月预定表、周预定表、日预定表 　　　　要与上司相互沟通确认，有事情一定要写在计 　　　划表上，暂定预约的用铅笔填写，日程安排最好 　　　预留20%时间，日程表记录保存3－5年。 　（3）周预定表 　（4）日预定表 　　　　　P172. 第八章　日程安排 4.4　日程安排计划的确认 　　（1）任何约定安排，最终都必需通过书面确认； 　　（2）上司和有关人员都必需亲自确认； 　　（3）应在该事项的前一二天确认； 　　（4）必需在当月、当周、当日前确认当月、当周、 　　　　　当日的事项，并标出重要事项； 　　（5）超出预定计划的要恰当适时地提醒上司； 　　（6）提前安排好上司出行用车； 　　（7）利用公共交通出行，要做好途中及到达时间 　　　　　调查与预测。 第八章　日程安排 　4.5　日程安排计划的变更和调整 　　　　 　　　　多沟通，及时通知有关人员。 第八章　日程安排 　5、日程安排计划管理 * * 自行决定的日程 与企业内外有关系的日程 安排关键 有关人员工作时间上的调整 　　2．日程安排的意义 　　? 　　　日程安排　　秘书为使管理者（上司）能够有效　 　　　　　　　　　发挥其功能所作的辅佐活动。 　　　 　　　文秘人员　　辅佐管理者活动，其工作包括把会 　　　　　　　　　议或访问等编入日程计划中，实行、 　　　　　　　　　变更和必要的联系、调整 。 日程安排 上司亲自制定，文员管理计划的事务； 文员既制定计划也管理计划的事务； 重要活动由上司定计划，一般活动由 　　　　　　　　　文员制定并管理。 170 种　类 年预定表　年度例行的主要活动。 月预定表　以月为单位的月内活动。 周预定表　比月预定表稍详细。 日预定表　详细地预定从早到晚的 　　　　　具体活动。 175 D 182 提示工作 电子提示系统　　预先设定警报。 人工提示系统 办公日程表 固定活动日期一览表 提示性备忘录 特殊提示卡 准备交往提示文件 185