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省时省力Excel让工作井井有条 　　日常工作中实施一些比较复杂的项目，往往需要多个部门的协作，如果安排不当，就会延时误工。为此，许多单位引用了专业的项目管理软件，比如微软的Project。不过这一软件用起来太复杂，实际上对于个人来说，要想管理好项目，通过日常所用的Excel就足够了，它完全可以替代Project的工作，大大提高效率，节约我们的时间。 　　比如国庆长假马上就要来临，某酒厂需要制作一个超市促销项目，这个项目涉及到生产车间、检验车间、物流部和驻商场促销部多个部门的协作。为了保证整个项目的实施，就必须制定一个详细促销计划。下面介绍如何通过Excel来制作和管理该项目规划（其他的项目任务可能不同，但是方法是通用的）。 　　首先要确定项目的总体规划（即Work）是进行国庆商场专柜的促销，提振公司第3、4季度的销售额。接下来就要对项目进行分解（即breakdown），明确每个部门的分工和合作，这样才能确保项目的顺利实施。根据以往项目的实施经验，这里将其分为6个子项（即structure）。启动Excel后将A1→A3三行并一行合并居中，然后在A4开始依次输入子项目的说明，开始和截止的时间，同时在右侧使用填充的方法加入日期和星期，方便我们可以按照时间去检查项目的完成进度（图1）。 　　分解项目的主要目的就是节约时间，提高工作效率。因此在完成子项目的内容的建设后还可以制作甘特图，方便我们及时查看工作进度。甘特图的建立使用颜色来填充时间表格，并且颜色可以和实际负责人对应起来。比如选中D4（A组长）单元格，右击选择“设置单元格格式”，在弹出的窗口切换到“填充”，然后选择一个合适的颜色如紫色进行填充（图2）。 　　接着按照A组长的时间进度（9.15-9.18），在右侧时间选中对应时间段，选择其中的时间表格后同上，使用同一种颜色进行填充，这样紫色的部分就对应A组长的完成时间段（图3）。 　　操作同上，继续将D5→D9的单元格也填充为同一颜色，这样就完成甘特图的建设了。甘特图建设完毕，无论是项目经理还是各自的子项目负责人，通过不同颜色标注可轻松看到自己负责的项目和所需时间（图4）。 　　对于一个整体项目来说，很多子项目是环环相扣的，因此对于需要在指定时间内完成的项目，我们必须要确保一些关键的时间点。这些时间点称之为“关键里程碑”，它是一个阶段工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了里程碑以后的各项工作能不能保证顺利进行。比如上述项目中的进驻商场和商场专柜的铺货，因为商场的国庆促销是9.29日晚7：00开始，因此必须确保上柜的商品要在9.29日晚7：00之前完成，9.29日就是关键时间点。为了确保类似关键时间点可以在项目管理中突出显示，这里通过插入关键里程碑的方式来实现。 　　如果要在9.29插入关键里程碑，在项目中选中S8（9.29对应的单元格），右击选择“插入批注”，然后输入需要提示的关键批注，并将其颜色填充为醒目的红色（图5）。 　　操作同上，在每个关键时间点均插入关键里程碑，这样在整个项目的管理中，我们就可以通过红色来进行醒目的提醒和区分。如果有多个里程碑时间点，为了更直观地查看，还可以通过插入图标的方式，制作一个里程碑时间图示（图6）。 　　完成项目管理的内容建设后，在后续的实际管理中还要及时跟进，这样才能促使项目及时完成。在上述内容建设过程中，我们使用了甘特图、里程碑等专业工具进行项目的建设，在后续的管理中同样可以利用这些来及时查看项目实施进度。比如C组长我们使用绿色标记，这样需要查看C组负责的内容时，我们只要选中D6，接着右击选择“筛选→按所选单元格颜色进行筛选”（图7）。 　　这样本项目里所有绿色的项目都会自动归集在一起，既方便参与者查看，也方便管理者查看负责人的进度，以便更好地管理项目以节约时间（图8）。 　　移动设备的提醒 　　俗话说“计划赶不上变化”。生活中总会出现需临时调整日程安排的情况。在家我们可借由PC便签进行事件提醒，外出时再用手机端APP管理行程安排。如果能将PC与手机事件提醒的通道打通，不就能做到跨平台的“任务交接”了吗？ 　　 简单易用的“QQ提醒” 　　支持多设备提醒同步的软件有很多，在这里笔者向大家推荐“QQ提醒”（下载地址：http：///），该软件支持Windows、iOS和Android三大主流系统，用QQ账号即可登录使用。 　　QQ提醒的使用非常简单，在手机端运行后即可随意添加闹钟或提醒事件，使用方法与Android系统原生日历提醒很像，可以自定义事件、铃声以及重复提醒的次数等参数（图1）。此外，我们在PC上登录http：///网页客户端，同样可以定制不同需求的提醒事件，而PC端和手机端的提醒数据会自动同步（图2），简单便捷。