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企业档案管理系统的构建 　　摘 要：档案管理系统，是指通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理；构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。 　　关键词：机场；档案管理；系统 　　重庆机场作为国内十大机场之一，伴随近十年的稳定、高速发展，电子政务产生大量的电子文件，以及频繁的库存档案实体利用需求，迫切需要建立一个能覆盖全公司、互联互通，能满足各级单位档案现代化管理、开放的、易于扩展的档案管理平台。为此，重庆机场集团有限公司办公室档案室经过多方面调研、学习，在上级主管部门及职能部门的支持和配合下，开始量身打造符合我公司实际情况的档案管理系统。 　　1 前期准备阶段 　　1、确定软件供应商，自2013年年初开始，我公司与有关软件供应商进行了解、沟通，通过对功能设计、开发费用、售后服务、后续优化等方面的比对，确定紫光档案管理软件作为我公司的档案管理系统。 　　2、购置相应的硬件设施，在确定档案管理软件后，与软件供应商进一步沟通，针对我公司现有库存的档案实体数量，以及今后预计的档案增长量，拟定与该系统相匹配的数据库服务器购置计划。 　　3、确定数字化加工单位，按照《纸质档案数字化技术规范》等相关技术标准，面向社会公开招标，经过与四家有专业资质条件的数字化加工单位进行竞争性谈判，确定档案数字化加工单位，保证了档案数据的规范与安全。 　　2 项目实施阶段 　　2.1 档案管理系统设计 　　首先，对项目需求初步调研，主要对象为各个主要模块的负责部门，主要内容为各模块主流程的确认，各个部门角色的划分。调研的主要方式通过现场实施顾问对系统主流程进行讲解，各相关业务部门将现有的系统流程与自己的业务流程进行对比，找出其差异性，以便进行修正。另外各业务部门需流程的各个关键点的角色定位进行确定，以便进行人员的权限分配。 　　其次，紫光软件公司通过单位全宗、档案类型、档案报表、人员和组织机构情况、权限分配、审批流程等方面的功能需求，初步形成我公司所需的系统原型，在该系统中对全宗、档案目录树、档案类型、系统编号规则、档案分类方案、各类档案报表、权限角色进行定义、设计，构建一个全面、有序的档案管理系统。 　　基本功能：J2EE架构，符合SOA和OAIS设计要求，文件管理、收集整编、档案管理、开发利用和系统维护等模块，在设计上考虑了信息资源管理的发展趋势，系统支持多模式归档文件整理，多全宗管理模式，跨库检索查询等功能， 　　特色功能： 　　电子文件归档：与我公司现有的OA系统对接，该档案系统为每个需要同步的文档类型提供一个中间库，当OA公文流转结束后，会将原文和元数据写入指定的中间库，档案系统定时和手动进行同步接受，实现文档一体化管理。 　　模糊检索：紫光全文搜索系统，用于数字化档案的全文检索；紫光在线OCR系统，对电子文件进行OCR文字识别，提取的文件内容可形成条目字段信息。支持JPG、BMP、Tiff、PDF、DWG等格式；通过以上两项紫光自主研发产品，可对档案数据库所有内容，包括扫描图片中可识别字体进行全方位的搜索，扩大对档案信息的检索范围，提高档案资源的利用率。 　　推送服务：在完善档案管理系统的基本功能外，还深化服务功能，研发了档案利用的推送服务模块，即，档案查阅人如不熟悉该系统，急需查阅某一档案信息，档案专、兼职人员可以在数据库查找相关的档案信息，放入“推送信息库”，接着选择人员名单发送，然后档案查阅人登陆该系统中，可在“推送信息”一栏内看到自己需要查找的档案信息，充分发挥了数据共享、快速利用的作用。 　　2.2 档案数字化加工 　　在档案系统设计、安装完成后，下一步工作就是对库存的纸质档案进行数字化，我公司现有基建档案5700多卷、文书档案957卷、8800多件，数字化工作量巨大。 　　为保证档案实体的安全，我公司与数字化加工单位签定安全保密协议，明确规定所有加工人员均严格按照重庆市保密局相关要求进行保密知识培训，加工电脑禁止连接互联网，设置开机和屏幕保护密码，并对所有的USB接口屏蔽，贴上封条；所有加工人员禁止使用手机数据线、MP3、优盘等移动存储介质，禁止复印、打印、拷贝档案资料；项目完工数据移交后所有电脑全部格式化；加工现场安装监控设备，通过一系列安全措施保证了档案实体的安全，避免加工数据的泄露。 　　在档案数字化的过程中，我公司与数字化加工单位对出、入库档案进行详细登记，做好交接的台帐记录，数字化加工单位按照专业技术标准、工艺流程，科学合理的对加工质量进行把控，每个