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对新时期大型企业档案管理工作的思考 中图分类号：F273 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2015）01-085-01 摘要 档案是大型企业的重要资源，是企业生产经营活动中产生的重要原始凭证和历史依据。从大型企业管理的实质来看，由于档案分为很多种类，因此，企业都专门设立有管理档案的部门。结合到当代企业经营环境和办公模式的变化，笔者认为，企业档案管理工作应当不断创新，才能为企业经营发展保驾护航。 关键词 市场经济 大型企业 档案管理 思路及方法 前言：随着市场经济体制改革的不断深入，信息时代的飞速发展，我国大型企业进入了发展的黄金时期，随之而来的是企业的不断壮大。在此过程中产生了大量有保存价值的各类档案资料，这些不仅是企业档案的重要组成部分，更是企业今后发展过程中实施管理的重要依据。鉴于这些档案是企业发展历史的见证，因此，其实际保存价值更应当得到重视。 一、大型企业档案管理的意义 （一）记录企业历史 企业的档案承载了企业发展过程中大量的信息，它真实地记载了企业发展过程中各个环节实际经过及其他详细资料。它是企业发展过程中的历史见证，在很多方面具有较大的历史价值。 （二）在企业的发展过程中具有参考作用 完整系统的企业档案会给今后调整和变化的企业管理者及相关部门负责人提供翔实的基础资料。相关人员通过查阅历史资料，在活动策划、项目招投标、基建、维修、人力资源管理等相关生产经营活动中可以不走弯路，节省时间，提高效率。所谓前车之鉴，后事之师，档案对于企业今后类似行为的重要指导作用可见一斑。 （三）在企业生产经营过程中可以重复利用 档案的信息价值不仅是企业发展历史的真实记录，而且是企业生产经营过程中应用各类管理的重要依据。例如一些工程建设档案、商业招投标合同、商务应用文等，都可以在今后实现重复利用或参考。一些被保存的档案已经过实践的考验，重复利用不仅可以缩短一些工作时间，而且还能节省劳动耗费，同时可以提高工作效益及相关经济效益。 二、加强大型企业档案管理的措施 （一）领导重视是做好企业档案管理工作的关键 在大型企业，企业主要管理层、相关部门以及职能人员应充分认识到做好基建档案管理工作的重要性，尤其是企业领导要重视和支持。只有领导加强档案建设意识，思想上认识到企业档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理组织体系和制度体系，实现规范化的管理，才能切实有效保证企业档案管理和归档工作的积极性。 （二）增强企业各部门收集档案的责任感 只有提高档案管理意识才能做好企业档案管理工作，大型企业要建立以档案管理部门为责任主体的组织机构，指导各部门做好相关档案管理。各个部门作为企业各类档案的形成者，应有专门负责人分管此顶工作。与此同时，在档案收集工作中要坚持企业档案“三个同步”原则，即某项一开始就与建立档案工作同步进行；工作进展过程要与工作过程配套资料的积累、整编、审定工作同步进行；工作结束要与相关总结类文本同步进行。 （三）加强档案管理人员业务培训，提升专业化管理水平 档案管理部门应有针对性地加强企业档案管理人员的业务培训，让档案管理人员学习相关理论知识，领会现代化管理的业务要求标准，鼓励档案管理人员从思想上接收新方法、新理论，摒弃传统的陈旧管理模式。笔者认为，现代大型企业档案管理人员不但要了解企业各部门的专业基础知识，更要熟知各部门不同阶段阶段档案资料的收集和整理。 （四）逐步完善大型企业档案现代化管理 随着大型企业办公系统信息化与网络技术的普及，企业档案室的管理模式也在逐步现代化，各类档案归档形式必须更新。因此，企业各类档案管理工作，必须从传统手工作业方式向信息化管理过渡。采用科学、先进的应用软件进行档案信息的存储和利用，传统的纸质载体档案材料通过计算机信息系统管理转化为可以自动检索、网络化运用的技术。如在基建及项目招投标方面，设计单位提供的设计成果除纸质的蓝图还要有电子版图纸；施工单位的工程变更可以直接在电子图纸上修改、标注，交存电子版竣工图纸。除此之外，与一些部门和个人相关的文件应当逐步进行电子存档，建立电子目录。各部门开展各类工作的相关信息如工作名称、各类审批文件、合作单位名称、合同价、审计决算价、交付使用时间、工作成果等内容，以工作主体为内容单位，应逐一形成电子表格。在后期档案使用时可以直接检索、统计和查阅，同时可以实现远距离传递档案信息，提高工作效率。 三、结论及建议 综上所述，大型企业档案管理工作的重要性不言而喻。在倡导精细化管理和打造文化型企业的今天，企业档案管理工作的优劣一定程度上体现着企业的管理水平。因此，笔者认为，只有乘着信息时代的春风，不断创新企业档案管理工作，提升企业档案管理人员档案管理意识和综合素质，大型企业才建立起了更完善的档案管理系统，真正开始走向了科学化管理，有机会向着更高远的发展目标迈进。