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高职院校档案信息化建设的几点思考 　　摘要：档案信息化是档案工作发展的大趋势，也是高职院校信息网络化的重要组成部分，对提高高校信息化和学校竞争力有重要影响。高职院校应该立足实际，强化档案管理现代化的研究，积极更新观念，重视人才的培养和引进，破解机构设置和管理体制方面的难题，努力借助各种资源，走在档案信息化建设的前列。 　　关键词：高职院校；档案；管理；信息化 　　中图分类号：TP313 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）09-1999-02 　　档案信息化可以提高档案收集、整理和利用效率，节约档案保存成本，更好的实现档案资源共享，提高档案工作的服务水平，彰显档案事业的价值，是目前我国档案事业发展的新趋势。高职院校在技术、知识和人才方面具有一定的优势，应该从更新观念，努力借助各种资源，走在档案信息化建设的前列。 　　1 加强对高职院校档案管理现代化的研究 　　相对于其他各项事业来说，目前我国高职院校档案管理发展较慢，尤其是对档案管理现代化的研究较少，直接制约了档案信息化建设。主要表现在： 　　1）借鉴别人的模式较多，研究自己的问题较少。我国高职院校大部分由过去的中等专业学校合并升格而来，由于档案不是合并的主要工作，所以大多数高职院校往往就近照搬其他高校的档案管理方式，虽然建立了档案管理机构，但管理设施是拼凑起来的，管理制度是照抄别人的，虽然可以应付上面的检查，但是不能充分发挥档案服务学校教学和管理的职能，导致档案工作越来越边缘化。 　　2）针对具体管理问题的研究多，对档案管理共性规律的研究少。由于在档案管理中存在漏洞，所以实际工作中经常会出现一些问题，例如一些应该收档保存的资料没有及时保存，有些资料的归档不正确等，影响了档案的使用。于是许多高职院校的档案工作仅仅局限于研究解决具体问题，对于档案在高职院校管理中的地位和作用，档案工作的服务对象等带有共性规律性的问题则缺乏研究。 　　3）档案信息化管理研究较为薄弱。许多档案管理人员认为信息化仅仅是增加几台电子设备，录入一些资料，做一些PPT演示文件，最多是建一个电子文档室，装潢一下门面而已，没有从现代情报学的高度去理解档案信息化对开发档案资源，强化档案管理的重要性。 　　应该认识到，积极应用现代信息技术，加强档案信息化管理，既是建设电子化校园的需要，也是校园文化建设的需要，可以更好的服务与学校发展。“从有纸的档案到无纸的档案飞跃，档案工作无异于脱胎换骨，对传统档案工作冲击的广度、深度和力度都是前所未有的。”需要在观念、体制、系统、技术等各方面都建立起全新的认识，需要以系统化、信息化的观点来看待原来的档案工作，这本身就是一个比较复杂的课题。因此，树立科研意识，以科研促工作，认真研究高职院校档案工作特点和本单位实际情况，研究档案工作的服务对象和服务方式，是高职院校档案信息化的基础工程和先导工程。“有了科研意识，就会主动关心了解档案专业的最新科技成果，了解学术研究前沿动态，较好地掌握档案学理论与技术的研究方法，并将现代科技成果，尤其是现代化管理的技术和手段应用到档案管理工作中。” 　　2 积极更新档案管理的观念 　　高职院校档案信息化本身也是一个现代化的过程，而现代化首先在于思想观念的现代化，要从以下几个方面更新观念。 　　1）树立资源共享意识，使高职院校档案部门真正成为一个为学校，乃至为整个社会服务的信息中心。档案工作有一定的保密性，过去由于强调保密性，使档案工作比较封闭。现代档案学认为，档案是一种信息度比较密集的社会知识，档案信息是一种资源，应该在尽可能的范围内向社会公众开放，取得并发挥社会效益。尤其是对于高职院校来说，和企业、用人单位的联系比较多，专业更新比较快，教师进修途经比较多，学生管理方式比较灵活，目前合处在发展和探索时期，档案工作能为教育改革和教学管理提供借鉴和参谋作用，一定要要调整、增大开放度，采用更为灵活多样、更贴近利用者的服务方式，尽全力为利用者创造一个良好的利用档案的环境，具体来说，就是要根据我国区域经济发展状况和高职院校档案的社会属性及特点，从管理体制、管理人员、管理设施、管理水平、管理效能及服务质量等方面人手，彻底改革旧的管理模式，实行全开放型的科学管理，提倡档案系统内外部之间的相互信息交流与合作，逐步做到在信息资源服务整体化、网络化前提下，实现信息资源共享，促进档案管理、学校教育教学改革的同步发展。2）培养服务意识。现代档案学认为，人们对档案的利用表现出综合性的倾向，档案工作不应该只是文档的归类、保管、整理和被动的接受查阅，档案管理是对信息的管理，应该根据服务对象的不同，对信息进行整合集成，最大限度发挥档案的价值，这要求档案工作要培养主动服务意识。就高职院校档案管理而言，如果面对用人单位查阅毕业生档案的要求