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打造农业科研档案数字化平台 推动农业科研成果快速转化 摘要：农业科研档案具有重要作用，本文提出如何做好农业科研档案实体管理工作的几点建议；以及对新形势下农业科研档的数字信息化建设进行了探讨。以期农业科研档案工作适应信息化技术的不断发展，更好的为农业发展服务。 关键词：农业科研档案、管理、实体、数字信息化 中图分类号： G275.9 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/ki.jlny.2015.13.069 农业科研档案记载着科研院所的历史与今天，并将传承到未来。它记录了农业科研单位各个时期科研工作的存在与发展，包含科研准备阶段、实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果报奖以及推广应用阶段的文件材料和原始数据。农业科研档案是农业科研院所工作的重要组成部分，做好农业科研档案的管理工作对于服务农业有着重要意义。 1 农业科研档案的重要作用 1.1 农业科研档案的继承作用 科研工作是一种创造性劳动，需要借助前人的成果和研究方法，这在很大程度上需要借助大量的科研档案。在前人的研究基础上创新，可避免重复性试验。重复研究，会在一定程度上浪费物力、人力、资金和时间，借助于科研档案能够系统、客观、完整和连续地反映出科研项目的研究进展，由此避免研究工作的重复。建立集中统一管理下的分散式系统是农业科研档案较理想的管理模式。通过自动化、实时化、网络化档案管理，能使集中管理和利用有机结合，同时更有利于保护农业科研的知识产权，推进科研成果的交流、转化和应用，创造更大的经济效益和社会效益。 1.2 农业科研档案的参考作用 一项科学研究有时候需要借鉴前人研究的经验与方法，而档案管理更重要的价值在于提供开发利用。将两者加以结合，可以更好的为科研工作提供辅助参考作用。农业科研档案管理信息化建设，使有关部门在农业决策时更具连续性、科学性。广大民众，也可以通过信息档案指导自己的实践活动，保证农业的科学发展，对推动农业科技进步和现代农业的建设具有重要意义。 1.3 农业科研档案的凭证作用 农业科研档案是农业科研工作者在科研、生产、应用推广等工作中产生的，它具有一定的专业性和保密性。当农业科研知识权属发生纠纷时，鉴定过程较为复杂，给知识产权保护带来很大难度。农业科研档案便成为保障产权保护有利的凭证，这也是档案生命力和价值的另一种彰显。 1.4提高工作效率 首先，将传统的手工及集中建档变为微机建档和经常性建档，可使档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，以便更有效地从事档案的收集、编研和建档工作；其次在档案采用上更方便快捷。档案资料的电子化更便于科技人员根据档案管理权限自行查询，实现多次利用，提高农业科研的效率。 2 如何做好农业科研档案的实体管理 2.1 农业科研档案工作的库房和设施要求 档案的实体大多是由纸质、照片和光盘等磁性载体组成。为了增加保存时长，档案库房应做好温湿度控制和调节，并有防盗、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。照片和底片应放入专门的相片档案册，存放在背光暗处，避免阳光直射。光盘等磁性载体需要放入防磁柜中保存。 2.2 农业科研档案管理工作的建章立制 档案的管理工作包括收集、整理、保管、鉴定、统计、利用六个环节。按照不同环节，分别制定管理制度。建立健全档案归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案保密制度以及档案安全防护制度、档案员岗位责任制、档案库房管理制度等。 2.3 要把农业科研档案管理工作纳入绩效考评 要把农业科研档案工作列入本单位的发展计划，应把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理紧密结合。每年从本单位科研经费总额中划拨出一定数额作为科研档案工作经费。把农业科研档案工作与科研考评、绩效挂钩。 2.4 分设专职档案员和兼职档案员 专职档案员负责制定实施细则和管理制度；及时提出对科研档案的管理要求；指导和监督单位的兼职档案员做好科研档案形成文件的归档立卷工作；负责本单位科研档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计、开发利用等项业务工作；按有关规定做好科研档案移交工作等。《科学技术研究档案管理暂行规定》要求实行由科研课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制，由科研人员负责文件材料的形成、积累、立卷、归档工作。在各科研部门、课题组设立兼职档案员，协助课题负责人完成档案的立卷归档工作。 3 新形势下建设数字信息化农业科研档案的措施 随着信息化水平的不断进步，农业科研资源的不断积累，新形势下农业科研院所对于档案工作质量与效率的要求日益提高。农业科研档案数字信息化的出现，一方面可以增加实体档案的保管时长，对于原始载体的档案起到保护作用。另一方面从空间和时间的角度为科研人员的借阅提供了方便。通过网络信息平台进行管理有利于避免查阅、归还过程的错漏，而且在查阅过程中后台管理也可提供时时统计，一定程度上为档案