Office_Lean概说(7-8月)(NXPowerLite)汇总.ppt

大 綱 組織分工的變遷 Office Lean的必要 Office Lean的6個原則與實踐要領 組織變革趨勢與案例 部門主管應有認知 Office Lean目標：價值創造 古典分工理論 分工化：亞當斯密「國富論」 分工→規格化→互換性→大量生產 泰勒（分工＋標準化） 作業分工：作業細分 → 標準作業 → 標準工時 → 標準產量 → 標準件資 組織分工：line staff 功能別事務流程的問題點 以專業領域劃分部門 問題點： ? 部門間協調成本高（本位主義） ? 部門封閉導向，標準流程難以隨同環境 變遷修正 ? 無法從顧客視野創造價值 一般組織特質 組織是不喜歡跳躍的有機體 放著不管→膨脹→衰退（失去競爭力） 經營層的總量管制 結合管理層自我約束的合理化，有立即功效 追求持續功效，需要進行整合或流程變革 消除浪費、聰明工作，才能創造價值 Office Lean 的必要 時代錯誤的方式 1 價值溪流（Value Stream）的探索 傳統的過橋收費 1. 強調分工 通知、收費、查核 2. 防弊重於興利 時代錯誤的方式 2 價值溪流（Value Stream）的探索 時代錯誤的方式 3 價值溪流（Value Stream）的探索 價值溪流 Office Lean的目的 消除浪費 例如：減少、簡化不必要的表單作業傳遞 聰明工作 作業標準化、工作擴大化與工作豐富化 事務流程合理化 推行電腦化 Office Lean 循環 以流程為基礎，搭配組織信仰 Office Lean的6個原則 釐清目的，廢除不必要的作業 簡化必要的作業 移交給部屬執行 移交給系統自動處理 分散忙碌，將工作平準化 將工作標準化，讓任何人能接手 1. 廢除 重新思考目的 顧客觀點 、翻新作業流程。 直接價值或間接價值 改造 、浪費 廢除 鎖定改造範圍，從根本全面變革 例：因應特殊背景而增列之作業項目 例：財務會計部門 1995 馬自達 5人，只做必要的 福特 120人 →自動化＋降低2成人事成本 2.簡化 透過組織變革進行工作簡化 扁平 工作複合化 多能工取代專才 快速回應市場的動向，增強整體適應力 避免組織層級傳報，造成延宕費時 3.移交部屬 調整管理階層角色，克服傳統分工缺點 4. 移交系統 5.平準化 工作能夠平均化，才能形成節拍！ 前提：打破成規，破除陋習 透過檢討流程，打破專業化與審核 批量 迷思 思索頻度、前後關係，形成工作節拍 發展互助機制，提高平衡率 6.標準化 目的：供人員遵循互動，讓效率提高。 將例行作業發展成作業功能模組與標準作業流程。 標準化的作業與管控，不僅可以加速多能工培育，更可間接促進溝通效能。 Office Lean的基礎與關鍵 事務流程管理的基礎：合理流程 + 單元時間 三項關鍵： 1.業務有流程 2.提高可視化 3.重視人才 進階：透過放置作業指示表的 「店面」，減少工作上的等待與庫存… 精采案例：豐田工機 日本知名機械企業 針對間接部門，著手進行事務用紙減量。 減少紙張使用率作為生產力提昇指標，改變從業員的工作結構。 判別無附加價值事務，將大量用紙當異常看待。 著手企業內網路之設置，以網路實現資訊共享。 內部進行「業務盤點」，貫徹紙張用量管理。 事務工作流程之變革 落實要點 貫徹豐田式生產所強調從材料、零件採購到產品完成，不停留、不著地、徹底排除浪費的基本精神。 如同生產線建構立即察覺異常的機制 單雙流、店面管理 ，讓事務作業的浪費「可視化」。 實施績效：三年間，全公司紙張用量從1,050萬張減至200萬張，同時達成將人力用在刀口目的。 豐田工機認為，半成品庫存說明現場流程浪費，紙張數量反映事務流程精實程度。 人員精簡的背景 過去人員編制多以「申請」之方式進行 人情考量、面子至上 上級核定，依賴高階主管睿智？ 重點在需要，欠缺能否整合與需要多少觀念 惡性循環、致使冗員居高不下 　　部門主管應有的認知 勞裕不均、工作不平準，是辦公室氣氛不佳的重要原因。事務流程的可視化，有助於激發組織活用多餘人力的智慧。 透過自我申報與查核，掌握作業流程準則，建構基本單元 如單據開立、核對… 作業時間、作業頻率；同時掌握作業次數增減的要因。 重點不僅在對每位成員工作內容或效率之掌握，更在每位成員潛力還有多少發揮空間。 育才能力反映管理者成長潛力。 合理化目標：價值創造 由最終顧客的觀點，確切指出價值所在，以確保事務流程迎合價值創造所需。 不必要的流程像半成品庫存一樣，輕則讓主管疲於奔命，重則延遲執行核心流程時間，腐蝕我們的利潤。 強調跨部門整合資訊，提昇活用資訊價值能力。 打破常識，尋覓寶山 結 論 推行事務流程理化，讓人盡其才、事竟其功。 確保從業員工作的價值，使生產與事務作業同