台北市政府档案管理作业要点（草案）.docVIP

臺北市政府檔案管理作業要點 壹、總則 一、臺北市政府（以下簡稱本府）及所屬各機關、學校（以下簡稱各機關）為執行檔案法及其相關子法規定，健全檔案管理、促進檔案開放與運用，發揮檔案功能，特依據檔案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。 二、各機關檔案管理，除檔案法及其相關子法另有規定者外，依本要點之規定。 三、各機關檔案管理，由該機關自行統一規劃，除有特殊情形外，以集中管理為之。 四、檔案管理之電子化作業由本府秘書處另訂之。 貳、點收 五、各機關辦畢案件，承辦單位或文書單位應於五日內歸檔，歸檔時併同歸檔清單（如附表一），送檔案管理單位點收。歸檔清單一式二份，於檔案管理單位簽收後，各執一份備查。 機密案件歸檔時，承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封，並依規定填寫相關資料，封口加蓋印章或職名章。 歸檔清單保存年限為一年。 六、歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應退回承辦單位或文書單位補正，（檔案案件退件單如附表二）： （一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 （二）案件污損或內容不清楚者。 （三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 （四）案件未編列文號或文號有誤者。 （五）案件未填註保存年限或分類號者。 （六）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。 （七）案件有二頁以上，未蓋騎縫章者。 （八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。 （九）案件與歸檔清單之登載不符者。 （十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。 七、各機關辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者，機關權責長官應主動查明處理。 八、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作成「歸檔案件數量統計表」（如附表三），於次月五日前簽報權責長官核閱，作為日後檔案管理業務之參考。 參、分類編案 九、各機關之檔案分類表得與保存年限區分表結合編製。 十、各機關檔案分類，依其職掌之業務性質分類、綱、目、節，再依案件之內容編立案名及案次號。 十一、編立案卷應依下列規定辦理： （一）歸檔之案件經分類後，檔案管理人員應依據檔案內容查檢，如有業務性質相同之檔案，應併於同一案名處理，查無前案可併者，應立新案，確立新案名。 （二）檔案卷次號確立後，檔案管理人員應依案件產生日期先後並於案件第一頁編寫目次號。 （三）附件應隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原文加蓋「附件另存」戳記，並在附件袋（如附表四）標記檔號、收發文號及流水號後，另按流水號順序存置；惟應於原檔案案卷目次表註明媒體型式、數量及附件存放位置。 十二、檔案管理單位應將檔案編目數量，按月作成統計表（如附表五），陳報機關權責長官，作為績效評鑑之參考。 十三、各機關應依檔案中央主管機關規定之期限十日前，將應報送之檔案目錄層送本府。 肆、整理 十四、同一案卷，應按目次號大小，依序排列整齊。案卷卷夾內首頁應放置目次表。 十五、整理檔案應注意下列事項： （一）案卷厚度以三公分為原則。 （二）檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件必要者，得予保留。 （三）檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。 （四）檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公文用紙，並經權責長官核可後併案裝訂。 （五）檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容；未達規定標準者，應以公文用紙襯貼。 （六）檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公文用紙襯貼，不得脫離原件。 伍、保管 十六、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架： （一）永久保存與定期保存檔案得分置存放。 （二）檔案應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類等不同媒體型式分區分類保管。 （三）按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直立排列。 （四）檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。 （五）檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期查檢有無標示脫落或需更改等情事。 十七、各機關為保管檔案，應設置檔案庫房。 機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全防護功能箱櫃，裝置密鎖存放之，並指定專人負責管理。 十八、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員未經許可，不得擅自進入。 陸、檢調 十九、借調檔案以與承辦業務有關為限，並經單位主管核准。 因業務需要，借調非主管案件時，先經本單位主管核章後，送會承辦業務主管同意，或簽請本機關權責長官核准。 借調機密等級以下者，應經業務承辦單位主管核准；借調極機密以上等級者，應經機關幕僚長以上核准。 檔案管理單位應對調出之檔案於適當空白處逐頁加蓋騎縫章。 二十、機關間借調檔案，應備函提出請求，並經本機關權責長官核准後辦理。 依法有權調用檔案之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的及調用