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推行建设项目文件规范化管理 争创国家优质工程 　　【摘要】本文通过获得中国石油优质工程金奖及国家优质工程银奖的塔里木大化肥项目文件管理的实践，论述了项目文件规范化管理对保证项目文件质量及优质工程验收中的重要作用以及在实践中已证明可行的方法。 　　【关键词】项目文件 规范化 管理 国家优质工程 　　众所周知，建设项目文件管理最终要达到的目标是保证其完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，满足工程竣工后的生产、运行、维修、扩建的需要。建设项目文件的形成过程与项目的建设过程一致，因此，自始至终推行建设项目文件的规范化管理是高质量形成项目文件并达到优质工程文件标准的必然要求。 　　一直以来，有很多建设项目都不重视项目文件的规范化管理，前期无目标、无策划，中期不管理、不控制，后期补资料、堵漏洞的情况屡见不鲜。而塔里木大化肥项目则成功地避免了以上现象的出现，这主要得益于在项目建设的全过程推行了项目文件的规范化管理。 　　项目文件规范化管理的内容是：项目前期即现场施工开始前项目文件收集及竣工文件管理策划准备工作的规范化，项目中期即施工全过程项目文件管理培训和督导工作的规范化，项目后期即项目初步验收至档案专项验收期间归档文件审查及相关服务的规范化。 　　1 建设项目前期文件管理规范化 　　项目建议书的报批标志着一个建设项目的开始。从此，这个项目要经历项目选址意见书、可行性研究报告、环境影响报告书、安全预评价报告、地震安全性评价报告、地质灾害危险评估报告、水土保持方案报告、职业病危害预评价报告、项目开工报告等报批过程。这个过程少则一年，多则几年。时间的跨度、不同部门实施的报批过程以及管理人员的变动会给文件收集工作带来难以弥补的遗漏。因此，项目前期文件的管理必须要有机构、人员、制度、流程、考核等规范化管理要素的支持才能达到原件收集齐全、保管安全、有效利用的目的。所以，建设项目的开始也必须是建设项目文件管理的开端。 　　塔里木大化肥项目从项目开始就确立了争创国家优质工程的目标，成立了项目文件管理机构-档案资料中心。它的职责是负责建设项目文件的全过程管理及文件归档接收、保管和利用。它把建设项目文件的归档标准贯彻到了文件的形成过程中，实现了项目文件与档案的一体化、体现了责任主体唯一性的特点，是保证项目文件质量的基础性措施。 　　机构必须依托有专业素质的人员、科学的制度、合理的流程和严格的考核才能运转顺畅。塔里木大化肥项目在现场开工前就把档案资料中心的全体人员派往专业机构进行建设项目文件岗位培训并取得了相应资格。发布推行了《档案管理规定》、《归档制度》、《竣工文件编制归档实施细则》等制度，以及档案验收流程、设备资料验收分发流程、工程资料管理流程。每年年底发布下一年度各单位归档文件目录，第二年底根据归档情况对各责任单位实施考核并与经济利益挂钩。以上措施保证了来自建设方、设计方的项目前期文件做到了归档齐全。 　　建设项目文件的核心部分是竣工文件。虽然在现场未开工前，竣工文件没有进入形成阶段，但此时的策划准备工作决定了建设方与参建单位在竣工文件编制方面的配合度及竣工文件质量所能达到的高度。策划准备工作主要有两个方面：一是设计、施工、监理合同中文件管理要求条款的编制，二是竣工文件编制指南的编写。 　　在DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》中要求“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应文件以及所提交文件的整理、归档责任”。这只是一个方向性的要求。实际上，合同是约束双方，提高配合度的必要手段，这个“专门条款”不应只明确归档责任，而应尽可能地精细、沟通彻底，要考虑到全过程中出现的重大问题，文件编制中的重要步骤、甚至是质量要求的细节、不达标的惩罚措施都应表述清楚。尤其是EPC合同条款更应该编制详细，因为建设方在过程中参与度有限，不表达清楚更容易出现与最初要求大相径庭的结果。 　　竣工文件编制指南是指导竣工文件形成的规范性文件。指南的编写要与合同条款一致，是合同条款的进一步细化，是竣工文件编制的操作规程。指南不仅应明确竣工文件的归档内容、质量要求、文件份数、载体要求、归档时间等，还应包括项目文件管理所涉及的制度、流程和每一张施工专业用表、优质工程质量检验评定表、竣工文件审查表、归档移交用表、监理用表等表样，以及每一张表格的填写说明、填写范本都应直观地呈现出来，项目文件的组卷要求也应在此说明，让使用者能够清晰地掌握整个竣工文件的结构及每一个细节要求。 　　2 建设项目中期文件管理规范化 　　项目施工过程就是竣工文件产生的全过程。而伴随着竣工文件产生全过程的是项目文件管理培训和业务督导。 　　培训是沟通意见，形成共同语言的重要途径。塔里木大化肥项目的参建单位一进入现场，档案