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第十二章 物业管理档案管理 第一节 物业管理档案的概念与分类 1、简述档案的定义？ 答：档案是历史的原始记录。此定义包括两层含义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。 如施工图纸，在工程竣工验收之前，它是正在使用的文件，既非原始资料，也非档案；在工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及所记载的实际内容就是该项目的历史原始记录，即档案。 2、简述物业管理档案的内容？ 答：物业管理档案的内容包括物业权属资料、技术资料和验收文件，业主（或物业使用人）的权属资料、个人资料物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录和物业管理公司行政管理以及物业管理相关合同资料等、 3、简述物业管理档案的分类方法？ 答：物业管理常用的分类方法有以下几种： （1）年度分类法； （2）组织机构分类法； （3）事件分类法； 4、物业档案的存放？ 答：为了方便检索利用，归档整理后的案卷需要按分类方法存放。 首先，归档应当有专门的档案室； 其次，要选择文件架和文件柜； 确定了案卷存放的工具和分类方法之后，就可以根据分类方法对存放工具进行编目。 第二节 物业管理档案的收集与整理 1、物业承接查验其物业管理档案收集的范围？ 答：物业承接查验期的档案收集范围较为明确，主要是权属资料档案、技术资料档案和验收文件档案，档案收集的索取对象较单一，主要是建设单位。 物业承接查验期的档案收集内容主要是被承接查验物业及其附属设施设备权属、技术和验收文件，一般称为物业基础资料档案。 2、简述物业入住其物业管理档案收集的方式和程序？ 答：在组织接待业主、物业使用人入住期间，应同时组织好档案资料收集所必需的准备工作： （1）设立档案资料收集整理工作小组，由该工作小组专责进行档案资料的收集和整理； （2）专责工作小组分为业主权属资料、业主、物业使用人个人资料档案分组并确定各自档案资料的收集范围以及相关表格和收集程序。 权属资料一般包括：房屋产权证、购房合同复印件等。 个人资料一般包括：身份证和户口本复印件、联系电话等。 上述资料均应核对原件，并已核对原件后的复印件作为档案资料保存。档案资料收集后，应及时整理并归档。 2、简述日常物业管理期档案的收集范围？ 答：日常物业管理期档案主要包括：物业运行记录档案、物业维修记录档案、物业服务记录档案和物业管理公司行政管理档案。 （1）物业运行记录档案的收集范围包括：建筑物运行记录档案和设施设备运行记录档案。 （2）物业维修维护记录档案的收集范围包括：建筑物维修维护记录档案和设施设备维修维护记录档案。 （3）物业服务记录档案的收集范围包括：小区及公用设施清洁服务记录、小区安全巡视记录、小区业主装饰装修管理服务记录、小区增值服务记录、会所服务记录、社区活动记录和服务与投诉管理记录。 第三节 物业管理档案的检索利用与保存 1、简述物业管理档案通常有那两大类型？ 答：物业管理档案通常有纸介质和电子媒体两大类。 2、简述常用的纸介质档案的检索与利用？ 答：纸介质档案检索工具种类很多，物业管理档案管理常用的有：目录、簿（bu）式索引、指南、卡片式检索工具等。 3、简述纸介质档案的常用检索工具的编制方法？ 答：（1）分类卡片目录； （2）专题卡片目录； （3）主题卡片目录； （4）名称索引。 4、简述纸介质档案提供利用的方式？ 答：（1）档案检索的步骤和方式 一般是分析应用需求，明确检索范围或根据索引的指引，查找到需要的档案文件。 （2）档案提供利用的方式 一般采用档案实阅读、外借、制作副本或向查阅者提供档案及档案检索专业知识与方法等提供档案整理的应用。 6、简述电子媒体档案的检索与利用？ 答：电子媒体档案检索一般分为两类，一类是保存于电脑硬盘的文字和图形图像资料，这类资料一般是以数字形式存贮的；另一类是闭路视频监控设备产生的录像资料，既有以模拟形式存贮于录像磁带中，也有以数字形式存贮与磁盘中。这类形式存贮的录像磁带的档案存放与纸介质档案的存放相似。 各类软件的检索查询设计各不相同，并无统一的检索查询形式。 6、简述物业管理档案保存的注意事项？ 答：（1）物业承接查验期和入住期收集整理的资料属于物业基础资料档案，是物业管理档案中最重要和基础性的档案，它的保存管理和安全十分重要。 （2）房屋共用部位和共用设施设备的检测、检修与运行记录档案，在分析房屋本体安全、设备运行状况和事故分析中有时起十分关键性的作用，因此这类档案的真实性和保存期限应有明确的规定，一般不能低于设备的使用年限2倍。 （3）各类小设备的运行和维护记录档案、环境与安全管理记录档案的数量较大，这部分档案的保存期限较短。这类档案应有一个销毁的管理方案和程序，以腾出空间，避免档案室空间比无谓占用。 7、简述档案安全管理（包括档案本身安全管