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成立外贸部策划书 目录 外部的组建 工作要求 业务流程 外贸部单证要求 外贸业务的开展方法 总结 由于公司有自营进出口权，并且有长时间的国际贸易业务，所需手续公司都已具备。在此基础上，成立一个专门的外贸部，个人认为有以下几点。 一，外贸部的组建 1，外贸部成员。 外贸部门作为一个团队，根据分工不同，一般由业务员，单证员，跟单员，业务经理等组成。 A，业务员，要认真做好客户开发和维护工作，完成工作目标。 B，单证员，与业务员常沟通，做到及时配合。相关文件要由业务员和业务主管签字，及时准备好各种文件。收集货代资料，找到合适的合作公司 C，跟单员，及时跟进生产，协调与生产部门的工作，以便货物准时顺利出运。 D，业务主管，不仅要做好业务，为下属排忧解难，更要管理好本部门的工作。个人认为有以下几点： 公平合理的分发询盘给业务员。对于新成员给予成长的时间、空间及独立处理各项事情的机会。 定期汇总出货情况，定单合同，成交额等上交上级主管。 定期召开例会（也可依据情况而定），总结近期的工作；集体探讨解决工作中遇到的问题及如何做好业务完成公司目标；集体分享和交流开发客户的技巧，经验，大家互惠互利，共同进步。 生产协调。出货高峰期公司生产进度安排难免紧张。将本部门出货定单汇总，根据业务员提供的信息，对客户做一个系统的分析，合理安排生产，制定出货计划。同时也可根据不同的客户需求及未来合作的潜力做相应的调整，让业务员和客户沟通争取缓冲时间，总之，努力做到既不失去客户也兼顾到客户的利益，并且生产和交货期有保证，公司的利益也达到最大化。 在部门成立初期，可一人多职（如业务员可以负责单证的处理及船务等）。随着公司的发展，业务的增多，逐步完善。 另外，业绩是业务部的整体目标而非业务员或业务主管的单打独斗，需要整个部门的合作来完成。 2，硬件设施。 业务部成员有自己的直拨电话及办公电脑，以便工作有序，权责分明，对树立公司良好形象也起到很大的作用。 3，部门之间的合作。 首先与生产部的合作，在和客人谈判交货期时应和上级领导及生产部负责人确认，以便生产安排，也做到交货有保证。生产过程中如出现无法按客人要求完货，或交期有变动，生产部应随时和业务员沟通，以便业务员和客户做好协调工作，以免造成不必要的费用产生。 核销、退税，开票由财务部负责，但是外贸出口需要财务与业务的相互配合。外贸部定期向财务部提供出货明细及其它所需资料，财务部也为外贸部做好准备工作，如提前备好核销单，及时通知定金及余款到帐情况，以便业务员与客户沟通及时收款。 4，货运代理，快递公司 CIF 或CFR情况下：最好有固定的合作货代。如果年出口量多，可以和货代签定合作协议，取得最好的价格，以节约公司的费用；其次，由于长期合作，在预防风险及风险处理上有一定的优势。 快递公司，依据当地情况，择优而取。 二，工作要求 1，分工明确，权责分明，有团队精神。 2，部门资料要分类归档，清晰明了。客户也要明确归类。 3，信息要及时处理，尤其是询价。 4，确保按照合同上及生产单要求，按质，按量，按时交货。为了公司的利益，望其它部门给予配合。 5，业务部成员定期对工作汇总。 6，在同客户沟通每一环节中，做好服务，明确记录客户的要求。 三，业务流程 询盘与报价 在报价之前了解询盘的虚实。报价时QUOTATION要详细，列明货物品名，型号，生产厂家及联系方式（中英），单价，数量，交货期，出货港口，价格条款，付款方式，包装规格及柜型等，最后注明报价日期及报价有效期。 订单及生产。 报价之后，经过洽谈，收到客户的订单，做形式发票或合同给客户。 得到客人的订单确认并收到定金或信用证后，做相应生产单，交负责人签字确认后，下到生间车间。 3，所需单据。 如果做信用证，上面有明确规定。如果是FOB，就要和客人沟通确定此事。如：CI，PL几正几副，是否需要CO，FORMA或其它的特殊的证明。 4，验货。 如果客户要求验货，提前两周确定验货时间，有利于我方协调生产进度。在验货未完成时，及时跟踪验货情况，以免耽误了交货期造成可以避免的损失产生。该项在信用证付款条件下尤其要注意。如果客户没有要求验货，质检人员要做好质检工作，创质优口碑以争取更多的客户。 5，出货。 FOB情况下提前与客人沟通确认货代事宜。我方付运费的情况下，提前与货代联系，制好报关单据，做好出货准备。 四，外贸部单证要求。 业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作，需要有统一的制表格式。单据主要有1，报价单 2，形式发票/合同 3，生产单 4，财务跟踪单，5出货明细 6，箱单 7，订舱单，8，出货通知（客人要求时做）等。 表格