电子邮件-20111031.pptx

电子邮件 使用技巧 上海红沃信息技术有限公司 内部培训材料 2011-03-03电子邮件如何书写规范的电子邮件？电子邮件中应注意的问题电子邮件的定义邮件的构成主题接收人正文结束语及签名何谓电子邮件？在发送电子邮件时应注意哪些问题？上海红沃信息技术有限公司电子邮件的定义 电子邮件（electronic mail，简称E-mail,标志:@,也被大家昵称为“/view/8814.htm伊妹儿”）又称/view/54008.htm电子信箱、电子邮政，　电子邮件指用电子手段传送信件、/view/559232.htm单据、/view/18710.htm资料等信息的通信方法。上海红沃信息技术有限公司电子邮件的原则上海红沃信息技术有限公司 据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他人节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。 写邮件就能看出一个人的为人处世的态度，你作为发信人写每封邮件的时候，要想到收信人会怎么样看这封邮件，时刻站在对方的立场考虑，将心比心，这样才能达成更顺畅的工作学习的交流。如何书写规范的电子邮件上海红沃信息技术有限公司电子邮件的构成主题收件人（TO、CC、BCC）正文附件署名主题上海红沃信息技术有限公司 主题是接收人了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题名称。这样可以让收件人迅速地了解邮件内容并判断其重要性。1、一定不要空白标题，这是最失礼的2、标题要简短、不宜过长。3、标题要能真实反应邮件的内容和重要性，忌使用含义不清的标题，如“王先生收”4、一个邮件尽可能只针对一个主题，不宜在一个邮件中谈及多件事情，以便于日后整理。5、可适应的使用大写字母（如*！）来突出标题，引起收件人的注意，但应适度，特别不要随便使用“紧急”之类的字眼6、回复邮件时可根据回复内容更改标题，不宜RE：RE：一大串。收件人、抄送、密送上海红沃信息技术有限公司 要区分TO和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、密送人）1、TO（收件人）是要受理这封邮件反涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应的人员；2、CC（抄送人）则只是需要知道邮件内容，而不必要对邮件给予响应。当然如果是有合适的建议，也可以回复邮件；一般是你的主管或邮件事务相关人员；3、BCC（密送人）即收件人是不知道你发给了BCC的人的，这个一般不常用只用于非常规场合；4、不管是TO，还是CC各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按部门、职位等5、只发给需要信息的人员，不要随便抄送占用他人资源接收人1、TO:只对需要对应的人将他（她）放入[收件人],如有多个收件人，按职位大小顺序，先大后小。2、CC：上司、关联只需悉知的人3、BCC：不想让收件人知道，但又需要发给另一个人的上海红沃信息技术有限公司收件人抄送 CC密送BBC正文上海红沃信息技术有限公司结论背景1、要有称谓（如果知道对方职务，应按职务尊称对方， 如X经理；如果不清楚职务则应通常的“X先生”或“X小姐”）2、问候3、内容： A、先下结论，再阐述背景； B、简练：写电子邮件切忌长篇大论，应该尽量简单明了地表达。 C、尽量在一个画面显示全部内容。 结束语及签名邮件正文结束后，请一定写上结束语或者祝辞。同时附上自己的签名，如需对方回复，一并附上自己的联系方式！1、……2、……以上！顺祝 商祺 张三 TEL:123456 FAX:6543211、……2、……上海红沃信息技术有限公司结束了？怎么联系呢？？正确的邮件格式主题收件人正文抄送人上海红沃信息技术有限公司祝辞签名应注意的问题1.? 注意礼貌 要有称谓：职位或性别，当不清楚性别或职位时，可以直呼姓名。 用词要得当，以免引起误解或给收信人留下不好的印象。 注意语气，用词要准确，最好不要用含有歧义的词语；上海红沃信息技术有限公司应注意的问题2.? 注意字体 全邮件正文中除需特别标注的地方，尽量使用同一号字体、黑体字。字体大小要适中，不要选择让人难以阅读的字体。此外，如果写英文邮件，特别注意不要全用CAPITALS（大写）。 举例：I WILL CALL YOU TOMORROW. 这句话全用了大写，就表示喊叫的语气，大声地对收件人说这句话，显得很没礼貌。正确的表达应该是：I will call you tomorrow. 不要随意使用网络图形符号，如? 等，在商务邮件中会显得比较轻佻。上海红沃信息技术有限公司应注意的问题3. 保持专业 避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件。对外业务中，尽量使用公司邮箱，代表一个公司形象。 工作往来文件尽量使用邮箱发送，减少并尽量避免使用即时聊天工具发送文件。如QQ，MSN等。上海红沃信息技术有限公司应注意的问题