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实训七 使用“邮件合并”制作成绩报告单 实训说明 制作一份“成绩报告单”，在日常生活中，人们经常要制作“考试准考证”，“录取通知书”，“成绩通知单”，“邀请函”等等。这样的信件，通常只需更换称呼和有关具体文字，信件的内容是相同的。使用WORD邮件合并功能，用一份文档作信件的内容底稿，称呼和有关文字用变量自动更换，就可以实现一式多份的制作信件，达到事半功倍的效果，效果见后面的样文。通过本次实训学习，主要掌握Word2003中高级应用邮件合并功能的使用。 实训前的准备 准备成绩报告单中固定的主要文字内容及学生成绩Excel表格。 实例操作步骤 步骤一：建立主文档 1、建立如图1所示的主文档（即成绩报告单底稿），以“成绩报告单.doc”为文件名存盘。 图 1 主文档 步骤二：创建数据源 1、用EXCEL建立表格（即数据源），如图2所示，并以“grade.xls”为文件名存盘。 图 2 数据源 步骤三：生成全部“成绩报告单”（即邮件合并） 1、打开“成绩报告单.doc”文件 2、在菜单栏上选择【工具】|【信函与邮件】|【邮件合并】选项，弹出邮件合并任务窗格，如图3所示。 图 3 “邮件合并”选项 3、选择【信函】文档类型，单击下一步。 4、选择开始文档为【使用当前文档】，单击下一步选取收件人，如图4。 5、选取收件人，可以有多种方式，本实例采用excel作为收件人列表；选择使用现有列表，然后单击【浏览】选取收件人，如图5。 6、单击【浏览】，弹出选取数据源对话框，选择已经创的grade.xls文件，单击【打开】按钮。如图6所示 图 6 打开数据源 7、选择数据源所在工作表，如图7所示，单击确定。 图 7 选择数据源所在工作表 8、完成第7步以后弹出邮件合并收件人对话框，如图8所示，选择要进行合并的收件人，本实例选择【全选】 图 8 选择合并的收件人 9、撰写信函，选择【其他项目】，如图9所示，弹出插入合并域对话框，如图10所示。 10、将图10所示的合并域插入到主文件档的合适位置中，如图11所示。 图 10 在主文档中插入域 11、单击下一步【预览信函】，可以在主文档中查看邮件合并后每个学生的成绩单。还可以在此步骤编辑收件人列表，如图12所示。 图 12 编辑收件人列表 12、单击下一步【完成合并】，选择【编辑个人信函】，如图13所示，弹出合并到新文档对话框，选择【全部】，如图14所示，单击确定，得到完成邮件合并的新文档。 图 13 编辑个人信函 图 14 合并全部记录 小结 利用邮件合并功能可以简单、方便的制作具有统一格式的文档。 本实例制作主要涵盖知识点有邮件合并、Excel电子表格基础操作，WORD文档基本操作，通过本实例学习，同学可以举一反三来制作其他类似如邀请函，信封，准考证等文档。 思考题 1、利用邮件合并功能可以实现什么操作？ 2、如何插入合并域？ 图 4 “使用当前文档” 图 5 选择收件人 图 10 插入合并域 图 9 撰写信函