采购流程中遇到r的问题.doc

采购流程中遇到的问题来源:? （1）、组织结构与沟通机制 完善的组织结构应该能够将冲突的部门性目标汇总成一系列整体组织目标。 当各部门目标冲突、各行其是，或者在压力之下，为完成部门目标而不惜损害整 体目标时，这种结构便是失败的。目前BJC 正是处在这样的状态中。 l 不能准确、完整地提供一个关于责任、报告关系和组合的框架－－各部 门、员工职责不能完全定义和界定清楚，中层管理部门和人员交叉的职责太多， 客观上给他们有条件“揽事”，也同时有条件“推事”。 l BJC 缺乏足够的横向沟通机制。相当部分问题要提交到中高层领导才能 清晰问题所在或者解决问题。良好的沟通与协调机制，是组织正常运转的必要条 件之一。在生产制造企业，这一点更有重要的意义。BJC 的情况也可以体现这一 点。比如：供应商的选择必须有生产采购科、外协质量科、产品部的参与与协调， 后期还有质量部的验证；而质量问题更有待质量部和外协质量科共同参与；物流 的运作更是多职能机构共同努力的结果。而BJC 一个最典型的例子是库存资金 的过高积压同时外协件又结构性缺失——这也是一个典型的系统问题。造成这个 问题的原因很多，但缺乏沟通与协调仍是一个不可忽视的因素。比如，销售部经 常变动销售计划，使生产和采供疲于奔命。如果几方能时时保持沟通，了解目前 的库存情况、生产情况、市场情况等，则采供部门能前瞻性的采购或至少做出采 供准备，销售部也可以根据库存和生产情况积极主动地进行营销，而不是被动地 接受市场的变化。 当然，BJC 在沟通与协调方面的不足，除了观念、机制方面的原因外，技术 也是一个重要的支持因子。尤其是在今天这个时代，信息化赋予了沟通与协调更 多的含义。这也是我们下面提到的“信息化建设”。 （2）、信息化建设 任何企业都无法否认，信息技术已经成为企业参与日益激烈竞争的重要武 器，信息技术在企业的运用更是令人叹为观止。从物料需求计划到制造资源计划 ? 再到企业资源计划，从客户关系管理到供应链管理，各种理念和软件层出不穷。 从实际的运用来看，倒是存在阶段性问题，即企业在哪个阶段适用哪种软件。但 共识是无庸质疑的：信息化将越来越深地介入企业的运作。 采购及仓储是 BJC 业务链中的重要环节，信息系统对采购及仓储环节的支 持主要可归集为以下方面：供应渠道管理；采购订单管理；仓库管理；采购、仓 储与财务及生产的协同等。通过对采供流程的诊断分析，我们认为BJC 的信息 化建设比较落后，从某种程度上说，管理手段的落后制约了公司管理水平的提升。 l 三分技术，七分管理，十二分数据，数据规划与数据库建设是企业所有 信息化工作的基础，目前，BJC的这一块工作还非常落后，远远不能满足今后 信息化建设的要求。尽管93 年公司就引进了MRPⅡ，但由于物料编码无法统一， 一直没有应用起来。主要原因，缺乏对基础数据的规划与标准的制定。如在生产、 采购等主要业务环节，BJC 目前主要靠表单采集、手工录入方式，只在个别部门 实现了电子化采集信息；企业基础数据的范围没有进行规划（企业级、部门级与 业务单元级），没有对数据的标准与规范做出定义，以至公司没有统一的编码系 统和物料清单。 l BJC 现有应用系统之间相互孤立，缺乏有效集成，存在比较严重的信息 孤岛现象，部门之间信息共享低，存在大量重复性劳动与信息的二次加工，阻 碍部门之间的有效沟通。如财务部应用用友财务软件、采供部综合采购科原材料 库存管理采用DBASE数据库，而二类机电库存系统则采用MRP II 的库存管理 系统等，各系统之间缺乏集成，而且各部门大都单部门作业，业务链整体效率严 重降低。表现较突出的如各种业务数据需要汇集到财务部门进行二次加工，导致 大量的重复性工作，而且影响财务数据的时效性。 l 信息化基础（管理基础及人力资源）比较薄弱。尤其是采供部硬件配置 很不理想。如外协质量科39 号人仅有3 台计算机。生产采购作为采购业务的核 心，其采购工程师还必须排队上机。这种情况极大地迟滞了信息的流动速度和准 确性以及共享性。同时员工信息化意识的普及不够，还有相当一部分员工没有意 识到信息化的重要作用，在实际工作中，对信息化持抵触情绪，如采供部某些员 工认为：MRP（II）不上也罢，上了反而增加工作量（在实施制造资源计划的过 度期，有一个手工和机器共同运行的阶段，这个阶段需要数据的双重录入）。采购流程，采购管理，合同范本，销售管理，销售技巧。 ? l BJC 缺乏一个统一的系统的信息化建设规划，信息化建设是“脚踩西瓜皮， 溜到哪儿算哪”。由于缺乏IT 整体规划，各部门从自身业务需求出发，导致系统 繁多、信息孤岛、维护费用高、收益低、风险高等等。 业务流程的优化必然建立在现代化的管理手段上，因此信息化建设将是BJC 不容忽视和应当关注的问题。