秘书学教学课件作者第三版方晓蓉7章课件.pptxVIP

第七章第七章 秘书的管理第七章了解如何进行秘书人员的招聘选拔了解秘书团队建设的条件了解秘书工作的管理原则了解秘书所在组织的知识管理能运用现代化的办公资源提高辅助能力能有效进行秘书工作过程管理能有效进行秘书个人的知识管理第七章第一节　秘书人员的管理一、秘书的招聘选拔二、秘书的团队建设相关链接第七章一、秘书的招聘选拔　（一）确定招聘选拔渠道　秘书人员的对外招聘渠道有很多，有着不同的特点和优势。　秘书人员的招聘应根据组织的特点和所选秘书人员的不同等级来选择招聘方式。秘书人员的内部选拔渠道主要有发布职位空缺信息、自荐、主管推荐、人事部门考核等。第七章（二）发布招聘选拔信息　招聘秘书人员的广告应力求准确、吸引人、内容详细、条件清楚明了。　广告内容主要包括：　本企业的基本情况；　招聘活动是否经过有关方面的批准；　招聘秘书人员的条件要求；　报名的方式；　报名的时间、地点；　报名需带的证件、材料；　其他注意事项。第七章（三）招聘测试　可利用心理测对应聘者的能力、气质、性格、兴趣、动机等各方面进行测试，最后通过制定测试成绩表获得相应信息。　可通过面试证实工作经验、弄清求职动机、判断应聘者的办事能力、表达能力、判断能力、协调能力、服务意识、团队意识等。第七章三、秘书的团队建设　团队是由员工和管理层组成的一个共同体，该共同体合理利用每一个成员的知识和技能协同工作，解决问题，达到共同的目标。　秘书人员处于组织中上传下达，左右沟通的重要位置，搞好团队建设，对秘书个人绩效和组织绩效得以提升。第七章（一）秘书团队建设的条件　秘书团队建设的条件 秘书团队建设的条件 第七章（二）高效秘书团队建设的方法　高效的团队建设中的5W1H是：　who（我们是谁）、　where（我们在哪里）、　what（我们成为什么）、　when（我们什么时候行动）、　how（我们怎样行动）、　why（我们为什么做）。　通过明确这几个方面的问题来建立高效的秘书团队。第七章关于招聘秘书职位的面试题1.感谢你来我公司面试，我想知道一些您的家　庭背景，可以吗？2.你想应聘秘书工作，请你就秘书工作方面你　具备的专业技术做一简要说明，好吗？3.能否告诉我你为什么要到我们公司应聘秘书？4.这次我公司是招聘**秘书，这方面你有什么　专业知识？5.你认为一个合格的秘书应有哪些特质？6.你认为秘书如何与上司处理好关系？7. 你认为你在哪些方面有缺点（工作中的）？第七章第二节　秘书工作的管理一、秘书工作的管理原则　二、秘书工作过程管理三、秘书工作绩效测评相关链接第七章一、 秘书工作的管理原则　（一）一般管理原则 　一般管理原则适用各级各类组织，它既要有以权控制的一面，又要有以情以理引导和调动被管理者积极性的一面。　一般管理原则的主要内容。 一般管理原则的主要内容第七章（二）秘书活动的管理原则　从一般管理的原则出发，结合秘书活动的特殊性，可以提出秘书活动管理过程中最基本的三项管理原则，即“人本”原则、能级原则和激励原则。　1. “人本”原则　秘书活动的管理必须坚持“人本”原则：　应该认识秘书这种“职业人”，　尊重这种“职业人”，　体贴这种“职业人”，　关心这种“职业人”，　爱护这种“职业人”，　帮助这种“职业人”。 第七章（二）秘书活动的管理原则　2. 能级原则　按能级原则对秘书活动施行管理，必须知人善任，任人唯贤；按能级原则对秘书活动施行管理，还必须做到用人所长，使人尽其才。　与能级管理原则紧密联系的是，对秘书工作施行管理，还要求对不同气质的人员安排不同的工作任务，并运用不同的管理方法。　3. 激励原则　激励原则的实质在于，要运用多种管理手段来启发、调动秘书人员发挥积极性与创造性，而不是压抑、控制、削弱甚至打击这种积极性。　坚持激励原则，就要注意正确运用激励因素。第七章二、秘书工作过程管理　秘书机构内的科学管理，是保证秘书部门的工作和组织机构的同步运转，充分发挥秘书部门的职能和加强秘书队伍建设，积极培养秘书人才，提高秘书人员的素质和秘书部门的工作效率的保证。 第七章（一）秘书活动的弹性分工与灵活调度　秘书活动既要有以岗位责任为基础的分工，又要有分工不同的秘书人员之间的相互配合。　在一般情况下，秘书部门要按照群体工作任务和个人的专业特长，进行合理分工，做到职责明确、各司其职；在突击任务中，则要强调机动性，加强配合，发挥整体功能。第七章（二）为领导群体服务的周密安排　秘书活动要适应整个领导集团的工作需要，适应领导群体的多重需要。既要对口接受领导，避免对具体工作多头请示汇报而引发不必要的矛盾；又要按照领导集团内的不同分工而调配力量，为各个领导成员都提供服务。因此，对秘书活动的计划和指挥既要突出重点，也要周密地考虑全面工作。 第七章（三）对常规性工作和突击性工作的合理部署　秘书活动有其自身的工作节奏和运转规