企业电子文档分类整理企业电子文档分类整理.doc

企业电子文档分类整理 一、实训目的： 通过对某企业电子文档整理，了解电子文档分类方法，掌握运用Windows知识建立目录结构的方法。 二、实训要求： 1. 掌握Windows操作的基本方法。 2. 掌握资源管理器的使用方法。 3. 掌握目录结构的建立。 4. 掌握文件的复制和移动。 三、实训任务 1、素材分析 2、合理确定目录结构 3、建立目录结构和文档的操作 四、实训素材 所有文档在“flzl.rar”压缩包中。 素材内容如下表所示： 五、实训过程： 文档作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的文档管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时文档工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的文档体系，使得文档工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。 第一阶段：准备工作 任务一：Windows知识 了解Windows操作的基本功能，掌握Windows的基本操作，在资源管理（或我的电脑）中建立目录结构，为文档分类整理做好准备工作。 任务二：收集电子文档，并分类。 在信息社会里，企业在发展过程中形成各种各样的文档，记录企业成长过程和经营状况。为了方便管理，需要对文档的内容或所属部门或时间等方法进行分类整理。 这一阶段主要是确定文档的分类方法，将文档分为几个大类，再在大类中分小类。在Windows中建立相应的由多级子文件夹组成的目录结构。 第二阶段：企业电子文档分类整理 任务一：打开资源管理器 操作方法1：将鼠标指针移到“我的电脑”上，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“资源管理器”，如图1所示，打开资源管理器。 图1 操作方法2：认识资源管理器窗口，如图2。 （1）菜单栏：在菜单栏中完成各种操作。 （2）工具栏：为了方便操作，在工具栏显示一些命令按钮，如“后退”、“向上”等。 （3）地址栏：显示打开对象的路径。 （4）左窗格：显示目录结构。 （5）右窗格：打开文件夹的窗口。 图2 任务二：在D盘下建立一个名为“公司电子文档”的文件夹，用来存放公司的各类文件。 操作方法：在资源管理器左窗格中单击“本地磁盘（D）”，在右窗格的空白处单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“新建/文件夹”，在右窗格中建立了一个名为“新建文件夹”的文件夹，再将些文件夹更名为“公司电子文档”。 任务三：在“公司电子文档”文件夹下为公司的文档进行分类。 分类方法： （1）根据文件名分类：有一些文件可以通过文件名其确定共属于哪一类。如一些有关公司规章制度类的文件，可以为它们建立一个文件夹，将它们归为一类。 操作方法：在左窗格单击“本地磁盘（D）”的“+”号，将“D”盘下的子文件夹展，单击其子文件夹“公司电子文档”，在右窗格空白处单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“新建/文件夹”，在文件夹“公司电子文档”中建立了一个名为“新建文件夹”的子文件夹，再将此文件夹更名为“规章制度”。这样，就为文件夹“公司电子文档”建立了一个名为“规章制度”的子文件夹，并将有关方面的文档复制到此文件夹中。 （2）根据文件内容分类：不能从文件名上分类的文件，需要打开文件，根据文件内容来分类。如打开文件“财务状况与经营业绩财务状况与经营业绩 图3 由于文档涉及面广，方法多，对于文档分类，同学们可以根据自己的分析，以更合理的方法将所有文档分类。 财务数据.doc；股本变动.doc；融资分红.doc；主业发展.doc XXXX电器董事局议事规则（2006年）.pdf XXXX电器独立董事年度报告工作制度（2008年）.pdf XXXX电器公司章程（2007年）.pdf XXXX电器股东大会议事规则（2006年）.pdf XXXX电器关联交易管理制度（2007年）.pdf 、财务状况与经营业绩.doc；关于沟通与其他.doc；关于公司的基本情况和经营环境相关问题.doc；战略与发展.doc；品牌创建.doc；品牌个性.doc；品牌价值.doc；企业理念.doc；企业愿景.doc；集团概况.doc；1998~2007年企业荣誉.doc；实时行情.doc；投资者关系.doc；“贺新春；迎奥运”洗碗机优惠活动.doc；XXXX微波炉新年送健康“礼”.doc 电压力锅促销.doc；今年内地慈善企业XXXX位列30.doc；巨款赠佛山慈善会献爱心.doc；品牌规划.doc；中国男子职业高尔夫球精英赛.doc；2003年半年度报告.pdf；2004年半年度报告.pdf；2005年半年度报告.pdf；2006年半年度报告.pdf；2007年半