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漫谈机关文稿写作一、机关人员应具备一定的文字功底 　　机关文稿是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。《现代汉语词典》对“公文”的解释为：“机关相互往来联系事务的文件。”2000年8月国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》对“公文”的定义是：“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。” 　　三国时期魏文帝曹丕在著名的文学评论书籍《典论》中说：“文章乃经国之大业，不朽之盛事”。南朝梁代文论家刘勰在《文心雕龙》中也说“章表奏议，经国之枢机”。这里的“章表奏议”指的都是公文，“经”是管理的意思，“枢机”是指朝廷的重要职位或重要机构。可见，自古以来，公文写作和公文处理机构就在治理国家、管理社会中占有重要地位。 　　作为机关工作人员，不管具体从事何种业务，都应具备一定的文字功底，都要了解和掌握机关常用文稿的基本格式、基本写法和行文规则。 　　二、起草机关文稿关键是要肯于吃苦 ??? 一要肯于吃苦，文字工作是一件苦差事。二要注意做个有心人（善于积累：积累理论功底、文字资料和相关素材；积累面上工作情况和重点工作的进展情况；积累领导的意图和思想火花）。 ???三、要掌握机关文稿的外在格式。主要以机关公文为例，其它文稿可参照。 ??? 1、纸张：一般A4纸。 ??? 2、字体：大标题用2号小标宋，正文用3号仿宋，内文小标题用3号黑体，一般每面22行，每行28个字。 ??? 3、印刷要求：版面要干净，版心不斜，正式公文要求双面印刷。为了方便阅读，一般单页码居右空l字，双页码居左空1字（一般性材料也可居中），页码左右各加一条一字线。 ??? 注意：页码只标识到公文主体部分结束的那页，空白页和空白页以后的页(包括印有版记的那面)不标识页码。这样做，是为了防止在空白页私加文字。如果想在主体部分之后私加文字，就需要在该页标识页码，这样，假公文就会露出马脚。 ??? 4、装订要求：两页以上必须装订；左侧装订；骑马订或平订的订位均为两钉钉距外订眼距书芯上下各四分之一处，允许误差±4mm。 　　5、正式公文一般包括眉首、主体、版记三部分（即公文的头、身、脚）： 　　眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。 　　（1）公文份数序号　即每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码顶格标识于左上角第一行，一般带有密级的必须标注序号，其他的可编可不编。 　　（2）秘密等级和保密期限　秘级分绝密、机密和秘密三种，紧急程度分特急、急件两种，分别顶格标识于右上角第1行，如同时标注秘级和紧急程度，则密级在上、紧急程度在下。 　　（3）发文机关标识　即人们通常所称的“红头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。注意：联合行文时必须把主办机关排在前边，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 　　（4）发文字号? 由发文机关代字、年份和序号组成。 　　机关代字包括发文机关代字和主办部门代字两部分。如洛阳市政府文件的代字有“洛政”、“洛政文”、“洛政办”、“洛政土”等，“洛”代洛阳，“办”、“土”代主办这份政府文件的政府办公室、土地部门。机关代字主要是为了知道文件的主办部门是谁，便于分办、查询和归档。有的文件机关代字有七八个之多，可能各有所代的层次，但尽量以简化为好。? 　　年份要用全称，不应简化，如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔〕”括起。注意：六角括号不是数学公式的中括号，二者形状略有不同。因为其它文件引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“( )”括起，如果年份用中括号，就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。 　　序号是发文的流水号。只要是同一发文形式，不论哪个部门主办，都应统一按顺序编号。编号不编虚位(即1不编为O01)，不加“第”字，主要是为了减少发文字号的字数。? 　　（5）签发人? 上报的公文特别是请示件，必须标识签发人姓名。当标识签发人姓名时，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名按发文机关顺序依次排列（竖排）。 　　主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章等。 　　（1）公文标题　红线下空2行居中排布。难点是在回行时不仅要排列对称美观，而且不能把完整的词拆开，做到词意完整，排列对称，间距恰当。注意：A：不管前边标识有多少，主办机关有多少，首页都必须显示正文，这是原则，任何情况下不能违反。B：标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 　　（2）主送机关　主送机关指公文的主要受理机关，应当标明主送机关的全称、规范化简