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《文件编写导则
文 件 编 写 导 则
《质量体系文件编制指导书的编写方法》
1.目的
明确文件编写的规则、编写范围,根据需要在规定界限内编写文件,达到各类文件的完整、统一,便于文件之间的协调并保持上下一致,被所有员工理解文件的编制、批准和控制的要求。
2.适用范围
适用于与质量有关文件的编写。
3. 职责
3.1 企管部负责质量体系文件的管理;
3.2 各职能部门按导则在规定的界限内编写文件。
文 件 编 写 导 则
《质量体系文件编制指导书的编写方法》
(一) 文件的层次
质量体系文件
质量手册、程序文件和质量文件三个层次;
质量手册的编写,
(二) 文件的编写
质量体系文件的编制是宣贯ISO9000标准、建立文件化质量体系的重要组成部分;是质量体系总体设计后对质量体系方案的具体化。质量体系文件建立在科学、先进、紧密结合企业实际的基础上,文件内容实事求是,与标准要求相一致。同时,要结合实际,而高于实际,并具有很强的操作性;也就是按文件去做能达到预期目的。因此,这项工作的组织指导直接影响到文件的质量。编制一个科学易操作的“质量体系文件编制指导书”并认真执行是有效实施ISO9000标准的基础和前提。
“指导书”一般应包括文件类别与编号、内容与要求、工作程序、参考资料、附录等。
一、文件编制的时机与人员
“指导书”的编制应在ISO9000标准培训学习、企业现状调查分析、质量体系要素及质量活动展开表和文件编制计划均已完成,以及文件编制人员已确定、文件起草之前进行;“指导书”一般由管理标准化人员编写比较合适。困为,管理标准化人员对原来的企业标准(特别是管理标准)和文件编制规定与方法比较清楚;所以,更便于新老文件的规范化,可以少走弯路。
二、编制内容与要求
1.文件的结构与分类
整个质量体系文件分三层五大类;即:
第一类 质量手册(第一层);包括质量保证手册和质量管理手册。根据企业规模各分厂可以编制分手册或部门专用手册。
第二类 质量体系程序文件(第二层)。
第三类 其他质量文件(第三层);包括程序文件的支持性管理标准、技术标准、作业指导书等。
第四类 质量计划和第五类质量记录
质量记录是一、二、三层文件的补充性文件或附录。它们之间的关系见:图1。
2.文件的编号格式
文件的编号以文件分类为基础,应便于检索、利用和管理;根据各企业通用的作法,推荐以下文件编号格式见:图2。
3.文件内容
(1)章节的构成
手册一般有封面、目次、厂长令(发布手册)、任命管理者代表、前言(介绍企业历史、技术装备、产品及质量状况、依据的标准、联系地址、电话)、质量手册的管理、目的范围、定义(手册中专用的述语定义)、质量体系要求及附录(行政组织机构图、质量管理组织机构图、质量体系要素及职能分配表、程序文件清单、手册更改记录单。
程序文件一般可设前言、范围、引用标准、定义、职责、管理内容与方法(或工作程序)、报告及记录表等7个部分。
第三层次文件可按企业的技术标准、管理标准、工作标准、作业指导书等规定编写。
(2)质量体系要求的写法
a)质量手册中每个要素的标题为:总则(目的、适用范围、职责)、各章节标题、相关文件(引用标准及支持性文件);
b)按照模式标准要求逐条分析,写出做什么、谁做;
c)文中涉及操作细节等如何做、做到什么程序等内容时,用引用标准(或条款)解决,避免与程序文件重复。
d)手册中写的职责和权限、语言风格、工作程序等,应与程序文件保持一致、不矛盾;
e)程序文件应写清目的、适用范围、5W1H等内容,并附上相关记录。
4.规定文件编制程序文件编制工作是一项较复杂的工作,需各方面协调进行工作;有条件时可先编制文件编写流程图,然后按图步步实施;一般采用以下程序。见图3。
5.规定文件编写要求和语言风格
(1)编制原则
a)谁管、谁做、谁起草的原则;
b)系统协调的原则;
c)合理优化的原则;
d)可操作实施的原则;
e)便于证实检查的原则。
(2)具体编写要求
a)文件必须覆盖所选用标准的全部适用要素,按确定的《质量体系要素和质量活动展开表》进行;
b)对现有的规范性文件进行清理、修改、补充和完善;
c)参照GB/T1.1-1993《标准化编写基本要求》的规定编写,以符合管理文件标准化的要求;
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