荔灣区档案综合管理达标升级工作指引.doc

荔湾区档案综合管理达标升级工作指引 为了统一规范地做好我区档案综合达标升级 ，根据《广东省机关档案综合管理升级考核标准》的要求，制定本指引，为达标工作及“见证材料”的收集整理提供参考。 一、行政管理 （一）成立综合档案室、配备适应工作的档案人员，明确职责范围。（要求正式行文，见附件1） （二）档案干部素质。（提供档案员学历和参加市岗位培训证书复印件） （三）档案工作列入领导议事日程，要明确有领导分管，归口办公室管理。（提供领导分工的文件或会议记录，领导为正常开展档案工作而解决问题的实例） （四）提供近3年来档案工作计划、总结，并把档案工作纳入本单位的年度工作计划、总结的文字材料。 （五）建立本单位档案工作网络，明确各门类档案由谁负责收集、整理。（见附件2） （六）建立各项档案工作制度 1、制定本单位档案综合管理实施细则。（见附件3） 2、制定档案的分类编号，按照《标准》要求，结合本单位实际制定本单位档案分类编号方案。（见附件4） 3、制定档案查阅利用制度，并用镜框装好挂在阅览室墙上。（见附件5） 4、制定档案库房制度，并用镜框装好挂在库房墙上。（见附件6） 5、制定档案人员岗位责任制及考核办法，并用镜框装好挂在阅览室的墙上。（见附件7）， 6、制定保密和鉴定销毁制度。（见附件8） 7、制定文书、基建、设备、会计、声像、实物及本单位业务档案归档制度及保管期限，内容包括：归档范围、归档时间、归档要求。（见附件9） （七）提供档案员近几年在档案工作或其它工作方面受过的表彰、奖励材料。 二、基础业务 （一）文件材料的立卷归档： 1、按《标准》的要求，做好各门类档案的收集、整理、装订、编目工作。（实地考核） 2、各类档案编有符合要求的检索目录，档案装具、目录要规范统一，符合国家和省的规定。（实地考核） 3、用森蓝档案管理软件，对各门类档案目录进行著录，达到检索方便快捷。（实地考核） （二）档案的保管 1、保持档案库房的整洁，做好“八防”工作。（设置温湿度记录仪，并每天做好温湿度登记。见附件10） 2、按照《全宗卷规范》建立全宗卷，按7方面内容收集资料，以“件”为单位放入全宗卷盒。（全宗卷规范见附件11） 七个方面内容有： ⑴档案的收集（档案交接文据、移交目录等）； ⑵档案整理（整理工作方案、档案分类方案及保管期限、整理工作小结等）； ⑶档案鉴定（鉴定小组名单、销毁档案的请示与批复、清册等）； ⑷档案保管（档案安全检查记录、抢救与修复情况报告等）； ⑸档案统计（档案收进、移出登记，档案基本情况和利用统计等）； ⑹档案利用（全宗指南、档案利用事例等）； ⑺档案管理新技术的应用（计算机辅助管理等情况的文字说明材料）。 （四）档案的统计 建立档案管理台帐，主要包括各类档案数量（库藏）、档案人员、档案设备、档案的收入移出统计及档案利用效果登记表。 （五）档案的鉴定 1、成立本单位档案鉴定小组。（正式行文见附件12） 2、开展档案鉴定工作要提供鉴定报告、清册等。 三、室库设施 （一）专用室库 1、省特级标准：库房、阅览、办公室三分开，并且布局合理，便于开展工作，库房配有空调、去湿机，温湿度按国家规定标准恒温恒湿； 2、省一级标准：有专用库房，阅览、办公室可以合一，库房配有空调、去湿机，温湿度按国家规定标准恒温恒湿。 3、省二级标准：没有独立的库房，但档案必须有规范档案箱柜存放。 （二）档案箱柜按《考核标准》要求有充足的档案箱柜且规范统一。档案箱柜要编箱号指引卡，制作库房档案资料存放地点示意图并用镜框装好挂在库房墙上。 四、开发利用 （一）编研工作 1、编写本单位历年组织沿革、大事记。（见附件13） 2、编有本单位历年基础数字汇编。（见附件14） 3、编写本单位全宗指南，时间是从本单位成立以来到近一两年。（具体要求见附件15） 4、编写5个以上档案利用事例，实例要突出，并写明什么时间，利用了什么档案，解决了什么问题，获得了什么效益（见附件16） 5、达省特级的单位，根据本单位业务工作，编写五种以上编研材料，具体要求：选择题材要切实际、一般反映本单位的中心工作、有特色的、有成效的工作介绍或某种科研成果的探索、调研等方面的文章。 （二）提供利用： 做好《档案借阅及利用效果登记表》。（见附件17） 五、档案综合管理达标申报材料： 1、关于申请档案综合管理达标升级的请示（函）；（报一份） 2、广东省机关档案综合管理升级申报表（一式三份）； 3、广东省机关档案综合管理升级考核评分表（报一份）； 4、本单位开展档案综合管理情况汇报（报一份）。