組織知識的儲存.pptVIP

第9章 組織知識的儲存　 本章大綱 9.1 組織知識儲存的基本概念 9.2 組織知識儲存的類型與媒介 9.3 組織知識儲存的主要步驟與考量因素 9.4 組織知識的選擇與過濾 9.5 組織知識的加工與提煉 9.6 組織知識的儲存——知識庫的架構設計 9.7 組織知識的擷取 9.8 組織知識的更新與重整 9.9 內隱知識的儲存與管理 組織知識儲存的基本概念(1/4) 組織知識儲存的定義與主要重點 係指組織將有價值的知識經過選擇、過濾、加工與提煉後，儲存在適當媒介內以利需求者能更便利、快速地擷取，並隨時更新與重整其內容與結構。 知識的儲存有下列幾個重點： 選擇性 經過提煉 不同的儲存媒介 方便擷取 更新與重整 圖9-1 組織知識儲存的主要步驟 組織知識儲存的基本概念(2/4) 組織知識儲存的主要原因與問題 組織知識儲存的主要原因 以成本的觀點而言 知識不應該「用過一次後，就被忽視遺忘」。 以學習創新能力的觀點而言 當組織累積愈多的知識，就愈容易吸收學習新知識及創造新知識。 以流失容易性的觀點而言 由於員工的離職、死亡、提早退休或是遺忘，都會讓原本儲存不夠健全的知識更加容易流失。 組織知識儲存的基本概念(3/4) 以減少浪費與損失的觀點而言 降低「重複開發」與「重蹈覆轍」的損失與成本。 知識的保存與組織記憶 所謂組織記憶，簡單地說，指的是組織將過去經歷過、有用的專案經驗、教訓學習、最佳實務及案例等有用的知識儲存在員工、文化、流程、文件或知識庫內，其包括內隱、外顯及各階層的知識，以便未來碰到相類似問題時，能擷取來支援員工的決策之用；是一種廣義的知識儲存。 組織記憶為何需要管理OM？ 提升績效 提升正當性 組織知識儲存的基本概念(4/4) 記憶的僵固性 適應性的必要 組織知識儲存的主要問題 在員工方面 員工不知道要記錄儲存 員工沒有意願去儲存 員工沒有能力去儲存 在組織方面 組織忽視知識儲存的重要性 組織沒有專人負責管理知識的儲存 組織知識儲存的類型與媒介(1/4) 知識儲存的分類架構 知識儲存的主要媒介 主要儲存的三大媒介為：(1)員工個人；(2)群組團隊；(3)組織系統。 員工個人的知識儲存 在職員工的知識儲存 利用專家黃頁或知識地圖，來定義出具有重要知識的員工。 鼓勵並支援員工對重要知識的記錄、儲存與分享。 保留具有核心知識資源的員工，防止其流失。 透過師徒制的建立儲存重要的知識。 組織知識儲存的類型與媒介(2/4) 離職員工的知識儲存 離職員工知識的外化 建立離職員工的人際網路 群組團隊的知識儲存 群組知識的重要性與儲存的問題 由於組織許多重要任務的規劃或執行，都是透過委員會開會及專案團隊的合作方式來執行。群組間的互動牽涉到許多人際間的溝通、領導、協調、團隊默契及協同合作，因此這種集體知識較動態且為內隱的知識，相較於員工個人的知識更難儲存。 組織知識儲存的類型與媒介(3/4) 群組知識的主要儲存方式 群組開會記錄 整個會議中不僅蘊藏了許多專家的精闢見解，也說明了整個決議或解決方案的來龍去脈，以及組織最重要的因果考量。 專案的結果報告 專案團隊在結束一個重要的任務以後，應該將此次執行結果所獲得的經驗與教訓完整地記錄下來。 案例研究是其中一種重要的記載方式。 群組互動討論版 組織知識儲存的類型與媒介(4/4) 組織系統的知識儲存 組織的知識儲存有下列幾個重要的管理要點： 自動化的電腦輔助設計 產品發展管理軟體 電腦輔助軟體工程 工作流程軟體 專案管理軟體 群組決策支援系統 專家系統 善用文件管理系統，形成無紙化的管理 建立及維護一個高品質、易於使用的知識庫 建立活躍的實務社群 圖9-2 以儲存媒介與擷取容易程度來區分的組織知識之四種型態 圖9-3 個人、群組、組織的主要知識儲存方式 組織知識儲存的主要步驟與考量因素 組織知識儲存的主要步驟 知識儲存設計的重要考量因素 角度方面：必須從各個相關部門之不同的角度來整合KB的需求，不能只由某一單位主導。 數量方面：不能貪得無饜，造成使用者的「資訊超載」。 篩選方面：過濾內容與品質，否則會形成「垃圾進，垃圾出」。 儲存方面：運用不同的儲存媒介、位置、數量及成本等問題。 擷取方面：要設計非常容易使用的擷取介面。 整合／再整合方面：要能預先設計好不同格式與媒介的整合問題，並要能隨時整合注入新的知識。 組織知識的選擇與過濾 知識選擇與過濾的主要背景與原因 由於人類處理資訊與知識的能力有限，會因為資訊的超載而形成困惑、厭煩的反效果。 組織知識選擇的評估準則 在知識支援的方向上 例如針對價值命題、核心能力、SWOT的知識缺口等。 Steward的組織能力矩陣 圖9-4 組織能力矩陣圖 組織知識的加工與提煉(1/3) 知識由選擇到儲存之間必須經過多方面性質的提升，以及為確保品質而進行所謂的「加工與提