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123 文書流程管理暨重要業務列管作業說明 秘書室管考科 陳科長素艷 2008年11月26日 簡報大綱 壹、前言 貳、文書流程管理 一、定義 二、特色 三、名詞釋義 四、權責劃分 五、管制標準 參、重要業務列管案件處理原則 壹、前言 公文是政府機關推動公務、溝通意見的重要工具。 公文本身能否發揮功能，與行政效能有極密切關係。 為提高公文辦理時效，行政院研考會特修正訂定「文書流程管理手冊」：以積極主動導正之流程管理理念，取代昔日由專責單位負責文書稽催之消極間接管制觀念。 貳、文書流程管理 一、定義 登錄詳盡公文處理過程，實施自我管理、文書稽催、時效統計分析及流程簡化等，以提高公文時效及品質的一種管理作業制度。 貳、文書流程管理（續） 二、特色 全程、全面管制 各級人員自我管理，以業務單位主動導正為主，秘書室稽催、管考、協調為輔。 貳、文書流程管理（續） 三、名詞釋義 文書：指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。 文書處理：指文書收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。 貳、文書流程管理（續） 三、名詞釋意 處理時限：按公文處理速別規定，自收文至發文 (存查)的全部流程，可使用時數或日數。例：速件3日，其處理時限即為3日。 限辦日期：依據各類公文之處理時限規定可使用日數，計算應辦結之實際日期。 貳、文書流程管理（續） 創稿文： 無正式來文而主動辦理或交辦的案件。 限期公文： 來文或依規定訂有期限的公文。 彙辦案件： 同一案件內的有關事項，必須彙集全部來文後，始能統一處理的公文。 貳、文書流程管理（續） 併辦案件： 指各件公文案情相同、同一案情之正副本、或是對其他機關來函查催案件而仍待辦者，基於效率原則所統一處理之案件。 貳、文書流程管理（續） 專案管制： 公文涉及政策、法令、與其他機關業務或須經較長時間協調會辦的複雜案件。 由承辦單位敘明專案名稱與理由，訂定預定完成時間，送管制單位(秘書室管考科)審查，簽請部、次長或主任秘書核准後，以「案」為單元實施管制。 貳、文書流程管理（續） 四、權責劃分 經辦文件： 應於期限內辦結。 必須展期時，報請秘書室主管核准。 累積展期超過60日以上公文，簽請部、次長或主任秘書核准，並知會秘書室(管考科)列入管制。 自簽辦之日起至發文之日止，應注意各階段公文查催。 貳、文書流程管理（續） 每一成員職責： 管制會稿、會辦時效。 急要文件須會辦者應親會 。 同一文件請3個單位以上會核，宜複製同時送會 。 送（收）會外機關公文按速件處理。 無論送會或收會均應管制時間，如不能依限退回時，應將原因、理由及預定時間通知送會機關。 貳、文書流程管理（續） 各單位收發人員： 管制登錄該單位每一公文處理流程及使用時間。 逐日檢查公文處理紀錄，每週列印1次至2次，送承辦人員辦理清查、展期或催辦，並將查催資料提供單位主管參處。 貳、文書流程管理（續） 各級單位主管： 充分掌握公文查催資料，即時督促每一成員作業時效。 落實職務代理人制度。 對一般公文來文速別與公文性質不符者，得核准更改速別，或指定授權人員核准調整。 對公文時效的優劣案件建議獎懲權。 涉及2個以上單位之作業，宜與相關單位商訂原則再處理，避免因往來會稿延誤時效。 配合秘書室召開公文流程工作研討會。 貳、文書流程管理（續） 管制單位（秘書室） 權責： 管制掌握全機關每一文件的處理流程與使用時間。 檢查各單位公文登錄及管制情形，送各單位正（副）主管參考。 綜合統計分析管制成果，對內公佈，並視需要提報部務會報或業務會報，必要時供考績委員會作為升遷考核及年終考績（核）之參考依據。 訂定公文處理每一過程的可使用時間，作為各級人員處理公文之參考準據。 對公文時效優劣單位或個人提出獎懲建議。 貳、文書流程管理（續） 五、管制標準 各類公文處理時限： 密要電報與限時公文暨部、次長交辦急要公文，均應隨到隨辦。 最速件或特急件隨到隨辦，不得超過1日。 速件以不超過3日為限。 普通件以不超過6日為限。 答覆立法委員之質詢案件，應不超過20日之期限。 貳、文書流程管理（續） 五、管制標準 各類公文處理時限： 人民申請案件，按其性質規定之期限為限。 人民陳情案件，應不超過規定期限，以收受陳情書次日起算扣除假日，在30日內辦結者為「依限辦結」。 訴願案件，復審案件應不超過法定期限。 監察院糾彈、調查案件，應不超過監察院規定之期限。 院長、部長電子郵件，應不超過3日之期限。 貳、文書流程管理（續） 五、管制標準 公文時效計算標準 發文使用日數： 從收文次日起算，至發文之日止。 使用日數不滿半日者，以半日計算；超過半日，不滿1日者，以1日計算；收文當日即已辦結