略谈网络技术环境下档案管理的网络化.docVIP

略谈网络技术环境下档案管理的网络化 　　【摘 要】 本文分析了档案管理网络化的条件，提出了档案管理的网络化发展策略。要丰富档案网站的信息内容，集成档案网站资源，完善档案网站的服务性功能，建立档案网站与电子政务的密切联系，建立档案部门内部局域网。 　　【关键词】 网络技术；档案管理；网络化；发展策略 　　档案管理网络化是计算机网络技术应用于档案管理系统的结果，也是适应社会信息化发展的必然趋势。档案管理网络化的基本前提是档案管理的计算机化以及档案资源的数字化。档案管理网络是由多个计算机档案管理系统通过通信线路连起来的复合系统。各个大型档案机构的计算机成为网络中的节点，每个节点连接许多终端，各个节点通过通信线路连接起来，形成了一个纵横交错的档案管理网络系统。档案管理网络化的基本目的是实现档案信息资源共享，克服单个计算机档案管理系统传递速度和存储空间的限制，使用户能够远程存取所需的档案信息。 　　一、档案管理网络化的条件 　　1、资金与设备条件 　　档案管理网络化建设需要投入大量的资金和设备，这是首要条件。我国经济发达地区，如珠江三角洲、长江三角洲、环渤海湾等地区的档案事业发展有扎实的地方经济实力作为后盾，档案工作的现代化程度较高，档案管理计算机化、网络化和信息化水平领先于全国其他地区。而我国中、西部地区的地方财力十分有限，制约了当地档案管理网络化的发展。因此，档案部门除了争取各级政府的支持以外，还需要广开渠道，争取社会各界的支持、企业投资和私人捐资等。 　　2、技术与人员条件 　　档案部门需要引进国内外先进的技术，培养既通晓档案业务又掌握现代技术的专业人才。目前我国在进行档案管理网络建设，推进档案事业信息化发展的过程中，应对现代信息技术和人才的引进持积极、开放的态度，并善于借鉴图书情报部门网络化建设的成熟技术和成功的经验，培养和吸引具有创新意识、具备现代技术技能和复合知识背景的现代档案管理人才。 　　3、数据库的建设与发展 　　数据库的建设与发展是档案管理网络化的基础，网络资源共享的主要形式是对数据库中档案信息资源的共享。我国档案数据库标准化程度差，数据规模不大，质量有待提高。我国省级档案馆的全部馆藏档案案卷级目都要实现机检，重要全宗档案逐步实现文件级目录机检。进一步加强档案目录数据库、档案目录中心的建设，提高数据库的质量和标准化水平。应进一步规范档案数字化与网络化建设，按照共建共享、互连互通的要求，建立和完善国家档案信息目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库等各类档案数据库，使档案数据库作为重要的信息资源库纳入各地电子政务资源建设体系，发挥档案数据库的公共信息服务功能。 　　4、标准化与各个部门之间的协作 　　档案管理网络化的实现必须以标准化为保障。要使各个独立的档案管理系统，通过通信网络连接起来，必须首先实现机读数据记录、软件设计以及各种硬件设备的标准化，标准化是网络资源共享的基础。此外，各个部门之间的协作也很重要。合作者之间一致同意并遵守的约定和协议是网络建设的前提。档案管理网络建设中的合作包括地区性、行业性等各个领域的协作，需有高效的管理手段和协调手段才能取得令人满意的效果。 　　二、档案管理的网络化发展策略 　　1、丰富档案网站的信息内容 　　我国档案网站经过十多年的建设和发展，无论在形式上还是在内容上都有了明显的改观。但档案网站的内容仍然比较单一，所能够提供的档案信息有限。对于上网查询的利用者而言，大多数档案网站只能提供馆藏介绍、公开档案的目录信息检索，只有少数网站能够提供全文检索和专题检索。当前，档案网站的最大功能是宣传和报道档案机构以及馆藏档案信息，对于档案利用者来说，通过档案网站远程获取所需要的档案信息，交流、共享档案信息的实质性功用还未实现。 　　2、集成档案网站资源 　　我国各级、各类档案部门和档案机构纷纷建立了自己的档案网站，但网站资源分散，缺乏有效的组织和控制，对于利用者而言，不利于全面、准确、快速地查询和检索所需要的档案信息。因此，集成各级、各类档案网站的资源，针对全国的档案网站建立有效的档案信息检索机制和定位机制，是组织和优化我国档案网站资源，提高档案信息检索效率的有效途径。 　　3、完善档案网站的服务性功能 　　当前，我国档案网站很好地发挥了宣传和报道档案机构的作用，但网站的信息服务意识还比较薄弱。通过网站的外观设计、栏目设置，以及检索界面、所提供的信息内容等诸多细节都暴露出了这个问题。因此，我国档案网站应该提高档案信息资源服务的功能，改进服务方式，丰富服务内容，并结合利用者的特定需求提供个性化的档案信息服务。 　　4、建立档案网站与电子政务的密切联系 　　我国档案网站大多数挂靠在政府网站，与政务活动关系密切。电子政务活动中形成的电子文件和档